Αυτοματισμός · Αγορά Συγκρίνετε προσφορές και ελέγξτε τις επιβεβαιώσεις με AI: πονταρίσματα, όρια και ξεκινήστε

Εκεί που τα ψώνια χάνουν χρόνο

Τα περισσότερα τμήματα αγορών δυσκολεύονται λιγότερο με μεγάλες αποφάσεις παρά με πολλές μικρές επιταγές. Η μία προσφορά έρχεται ως PDF, η επόμενη ως λίστα Excel, η τρίτη στο σώμα ενός email. Οι επιβεβαιώσεις παραγγελίας πρέπει να συγκρίνονται ανά είδος με την παραγγελία. Οι ημερομηνίες παράδοσης αναβάλλονται και πρέπει να ενημερωθείτε. Οι συμβάσεις-πλαίσιο έχουν περιόδους προειδοποίησης και ρήτρες κλιμάκωσης τιμών που κάποιος πρέπει να παρακολουθεί.

Αυτό είναι ακριβώς το έργο που ταιριάζει πολύ στην τεχνητή νοημοσύνη: ανάγνωση εγγράφων, εξαγωγή πληροφοριών, σύγκρισή τους με υπάρχοντα δεδομένα και αναφορά αποκλίσεων. Σύμφωνα με τη Eurostat, η ανάλυση γραπτού λόγου είναι η πιο κοινή εφαρμογή τεχνητής νοημοσύνης στις ευρωπαϊκές εταιρείες. Σε αντίθεση με τα άκαμπτα πρότυπα που πρέπει να ρυθμιστούν εκ νέου για κάθε φόρμα προμηθευτή, ένα μοντέλο γλώσσας μπορεί να αντιμετωπίσει την αλλαγή της διάταξης και επίσης κατανοεί πληροφορίες που περιέχονται μόνο στο κύριο κείμενο ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Έξι εργασίες στην αγορά

1. Κάντε προσφορές συγκρίσιμες: Το AI διαβάζει προσφορές σε οποιαδήποτε μορφή και μεταφέρει τις τιμές, τις κλίμακες, τους χρόνους παράδοσης, τους όρους πληρωμής και τις προϋποθέσεις παράδοσης σε έναν ενοποιημένο πίνακα σύγκρισης.
2. Ελέγξτε τις επιβεβαιώσεις παραγγελιών: Κάθε επιβεβαίωση συγκρίνεται με την παραγγελία. Οι αποκλίσεις στην τιμή, την ποσότητα, το είδος ή την ημερομηνία αναφέρονται με την τοποθεσία.
3. Παρακολουθήστε ημερομηνίες παράδοσης: Οι ανοιχτές παραγγελίες παρακολουθούνται. Εάν δεν υπάρχει επιβεβαίωση ή πλησιάζει η προθεσμία, το AI δημιουργεί ένα αίτημα για τον προμηθευτή.
4. Συμβάσεις και προθεσμίες: Οι όροι, οι περίοδοι προειδοποίησης, οι ελάχιστες ποσότητες και οι ρήτρες τιμών εξάγονται από συμφωνίες-πλαίσιο και δημιουργούνται ως υπενθύμιση.
5. Προετοιμάστε αιτήματα: Μια αναφορά απαίτησης δημιουργεί ένα αίτημα σε πολλούς προμηθευτές, με τις σωστές τεχνικές πληροφορίες και το τυπικό κείμενό σας.
6. Στοιχεία με μια ματιά: Τα πιστοποιητικά, οι εκθέσεις δοκιμών και οι δηλώσεις προμηθευτών καταγράφονται με ημερομηνίες λήξης. Το AI αναφέρει τι λείπει σύντομα.

Μια τυπική διαδικασία χρησιμοποιώντας ένα παράδειγμα

Ένας μηχανολόγος μηχανικός παραγγέλνει από περίπου εκατό προμηθευτές. Η επιβεβαίωση παραγγελίας έρχεται ως PDF μέσω email. Το AI αναγνωρίζει τον αριθμό παραγγελίας, ανακτά την παραγγελία από τη διαχείριση αποθέματος και συγκρίνει κάθε είδος. Για δύο είδη η τιμή είναι υψηλότερη από την παραγγελία, για ένα η ημερομηνία παράδοσης είναι δύο εβδομάδες αργότερα από την επιθυμητή.

Ο υπεύθυνος αγοραστής βλέπει μια σύντομη περίληψη: τρεις αποκλίσεις, η καθεμία με μια γραμμή στο έγγραφο και μια τιμή από την παραγγελία. Αυτός αποφασίζει αν θα δεχτεί την τιμή ή θα την επαναδιαπραγματευτεί. Οι επιβεβαιώσεις χωρίς αποκλίσεις επισημαίνονται αυτόματα ως επιλεγμένες. Αυτό το παράδειγμα περιγράφει μια τυπική διαδικασία, όχι ένα έργο πελάτη.

Εκεί που είναι τα όρια

• Διαπραγματευτείτε και αποφασίστε: Το AI παρέχει συγκρίσεις και πληροφορίες, η επιλογή του προμηθευτή και η διαπραγμάτευση παραμένουν στο τμήμα αγορών.
• Σύνθετοι πίνακες: Οι ένθετες κλίμακες τιμών ή οι προσαυξήσεις στις υποσημειώσεις δεν διαβάζονται πάντα σωστά. Επομένως, κάθε πληροφορία πρέπει να συνοδεύεται από την αναφορά στο έγγραφο.
• Παραγγείλετε μόνοι σας: Τεχνικά εφικτό, αλλά έχει νόημα μόνο με αυστηρά όρια σε ποσότητα και προμηθευτή. Το OWASP κατατάσσει τις δυνάμεις που είναι πολύ ευρείες ως έναν από τους δέκα κορυφαίους κινδύνους των εφαρμογών AI. Για να ξεκινήσετε, προτείνουμε προτάσεις με έγκριση.
• Ποιότητα δεδομένων: Εάν οι αριθμοί ειδών, οι λίστες προμηθευτών ή οι τιμές στη διαχείριση εμπορευμάτων δεν είναι σωστοί, το AI θα συγκριθεί επίσης με εσφαλμένες τιμές.
• Τόνοι προς τους προμηθευτές: Ερωτήσεις και υπενθυμίσεις ότι τα σχέδια τεχνητής νοημοσύνης πρέπει να ταιριάζουν στο σπίτι σας και θα πρέπει να διαβαστούν πριν από την αποστολή. Οι καλές σχέσεις προμηθευτών δεν προκύπτουν μέσω αυτόματων υπενθυμίσεων.

Τι χρειάζεστε για να ξεκινήσετε

• Ανάγνωση πρόσβασης στη διαχείριση αποθεμάτων, δηλαδή σε παραγγελίες, είδη και προμηθευτές.
• Πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιο ή στο φάκελο όπου φτάνουν προσφορές και επιβεβαιώσεις.
• Σαφείς ανοχές, για παράδειγμα από την απόκλιση τιμής που ελέγχεται μια επιβεβαίωση.
• Ένα άτομο που χειρίζεται αποκλίσεις και παρέχει ανατροφοδότηση όταν το AI είναι λάθος.
• Προστασία και ασφάλεια δεδομένων: σύμβαση για την επεξεργασία παραγγελιών, διακομιστές στην ΕΕ εάν είναι δυνατόν, μόνο τα απαραίτητα δικαιώματα.

Τι φέρνει, ειλικρινά κοίταξε

Το κέρδος είναι σπάνια σε μία μόνο μεγάλη εξοικονόμηση. Προκύπτει επειδή κάθε επιβεβαίωση ελέγχεται, ακόμη και σε ολόκληρες ημέρες, επειδή οι αποκλίσεις παρατηρούνται έγκαιρα και επειδή οι ημερομηνίες παράδοσης δεν ξεχνιούνται πλέον. Το τμήμα αγορών σας έχει περισσότερο χρόνο για προμηθευτές, διαπραγματεύσεις και εναλλακτικές λύσεις. Ο τρόπος με τον οποίο υλοποιούμε τέτοιες διαδικασίες είναι διαθέσιμος στη σελίδα Αυτοματοποίηση διαδικασιών.