Automaatio · Hankinta AI procurement: tarjousvertailu ja vahvistusten tarkistus, rajat ja aloitus

Missä shoppailu vie aikaa

Useimmat ostoosastot kamppailevat vähemmän suurten päätösten kuin monien pienten tarkistusten kanssa. Yksi tarjous tulee PDF‑tiedostona, seuraava Excel-luettelona ja kolmas sähköpostin tekstiosassa. Tilausvahvistuksia on verrattava tilaukseen kohteelta. Toimitusajat siirretään ja niitä on tiedusteltava. Puitesopimuksissa on irtisanomisajat ja hinnankorotuslausekkeet, joita jonkun on pidettävä silmällä.

Juuri tämä työ sopii tekoälylle hyvin: asiakirjojen lukeminen, tiedon poimiminen, vertailu olemassa olevaan dataan ja poikkeamien ilmoittaminen. Eurostatin mukaan kirjoitetun kielen analysointi on yleisin tekoälysovellus eurooppalaisissa yrityksissä. Toisin kuin jäykät mallit, jotka on asetettava uudelleen jokaiselle toimittajalomakkeelle, kielimalli selviytyy muuttuvista asetteluista ja ymmärtää myös tiedot, jotka sisältyvät vain sähköpostin leipätekstiin.

Kuusi toimeksiantoa hankinnassa

1. Tee tarjoukset vertailukelpoisiksi: Tekoäly lukee tarjoukset missä tahansa muodossa ja siirtää hinnat, asteikot, toimitusajat, maksuehdot ja toimitusehdot yhtenäiseen vertailutaulukkoon.
2. Tarkista tilausvahvistukset: Jokaista vahvistusta verrataan tilaukseen. Hinnan, määrän, tuotteen tai päivämäärän poikkeamat ilmoitetaan sijainnin kanssa.
3. Seuraa toimituspäiviä: Avoimia tilauksia seurataan. Jos vahvistusta ei ole tai määräaika lähestyy, tekoäly luo pyynnön toimittajalle.
4. Sopimukset ja määräajat: Ehdot, irtisanomisajat, vähimmäismäärät ja hintalausekkeet poimitaan puitesopimuksista ja luodaan muistutukseksi.
5. Valmistele hakemukset: Vaatimusraportti luo pyynnön useille toimittajille, joissa on oikeat tekniset tiedot ja vakiotekstisi.
6. Todisteet yhdellä silmäyksellä: Sertifikaatit, testiraportit ja toimittajailmoitukset kirjataan vanhenemispäivämäärineen. Tekoäly raportoi pian, mitä puuttuu.

Tyypillinen prosessi esimerkin avulla

Koneinsinööri tilaa noin sadalta toimittajalta. Tilausvahvistus tulee PDF‑muodossa sähköpostitse. Tekoäly tunnistaa tilausnumeron, hakee tilauksen varastohallinnasta ja vertaa jokaista tuotetta. Kahden tuotteen hinta on tilattua korkeampi, yhden toimituspäivä on kaksi viikkoa toivottua myöhempi.

Vastuullinen ostaja näkee lyhyen yhteenvedon: kolme poikkeamaa, joista jokaisessa on rivi asiakirjassa ja arvo tilauksesta. Hän päättää, hyväksyykö se hinnan vai neuvotteleeko se uudelleen. Vahvistukset, joissa ei ole eroja, merkitään automaattisesti valituiksi. Tämä esimerkki kuvaa tyypillistä prosessia, ei asiakasprojektia.

Missä on rajat

• Neuvottele ja päätä: Tekoäly tarjoaa vertailut ja tiedot, toimittajan valinta ja neuvottelut jäävät hankintaosastolle.
• Monimutkaiset taulukot: Alaviitteissä olevia sisäkkäisiä hinta-asteikkoja tai lisämaksuja ei aina lueta oikein. Siksi jokaiseen tietoon on liitettävä asiakirjassa oleva viite.
• Tilaa itse: Teknisesti mahdollista, mutta järkevää vain määrälle ja toimittajalle tiukat rajoitukset. OWASP luokittelee liian laajat valtuudet tekoälysovellusten kymmenen suurimman riskin joukkoon. Aloita suosittelemme ehdotuksia hyväksytyllä tavalla.
• Tietojen laatu: Jos tuotenumerot, toimittajaluettelot tai hinnat kauppatavarahallinnassa eivät ole oikein, tekoäly vertaa myös vääriin arvoihin.
• Sävy toimittajia kohtaan: Tiedustelut ja muistutukset siitä, että tekoälysuunnittelun tulisi sopia kotiisi ja ne tulee lukea ennen lähettämistä. Hyvät toimittajasuhteet eivät synny automaattisten muistutusten kautta.

Mitä tarvitset aloittaaksesi

• Lukuoikeus varastonhallintaan, eli tilauksiin, tuotteisiin ja toimittajiin.
• Pääsy postilaatikkoon tai kansioon, johon tarjoukset ja vahvistukset saapuvat.
• Selkeät toleranssit, esimerkiksi mistä hintapoikkeamasta vahvistus tarkistetaan.
• Henkilö, joka käsittelee poikkeamia ja antaa palautetta, kun tekoäly on väärässä.
• Tietosuoja ja turvallisuus: sopimus tilausten käsittelystä, palvelimet EU:ssa mikäli mahdollista, vain tarvittavat oikeudet.

Mitä se tuo, rehellisesti katsottuna

Hyöty on harvoin yhdessä suuressa säästössä. Se syntyy, koska jokainen vahvistus tarkistetaan, jopa kokonaisina päivinä, koska poikkeamat havaitaan ajoissa ja koska toimituspäivät eivät enää unohdu. Ostoosastollasi on enemmän aikaa toimittajille, neuvotteluille ja vaihtoehdoille. Kuinka toteutamme tällaisia prosesseja, on saatavilla sivulla Prosessiautomaatio.