Avtomatizacija · Nabava AI procurement: primerjava ponudb in preverjanje potrditev, uporaba, omejitve in začetek

Kje nabava izgublja čas

Večina nabavnih oddelkov se manj spopada z velikimi odločitvami kot s številnimi majhnimi preverjanji. Ena ponudba pride kot PDF, naslednja kot Excelov seznam, tretja v besedilu e-pošte. Potrditve naročil je treba po postavkah primerjati z naročilom. Dobavni roki se premikajo in nanje je treba povprašati. Okvirne pogodbe imajo odpovedne roke in klavzule o prilagajanju cen, ki jih mora nekdo spremljati.

Prav takšno delo je primerno za AI: prebrati dokumente, izluščiti podatke, jih primerjati z obstoječimi podatki in opozoriti na odstopanja. Po podatkih Eurostata je analiza pisnega jezika najpogostejša uporaba AI v evropskih podjetjih. Za razliko od togih predlog, ki jih je treba na novo nastaviti za vsak obrazec dobavitelja, jezikovni model obvlada spreminjajoče se postavitve in razume tudi podatke, ki so navedeni le v tekočem besedilu e-pošte.

Šest načinov uporabe v nabavi

1. Ponudbe naredite primerljive: AI prebere ponudbe v kateri koli obliki ter cene, količinske razrede, dobavne roke, plačilne pogoje in dobavne pogoje prenese v enotno primerjalno tabelo.
2. Preverite potrditve naročil: Vsako potrditev primerja z naročilom. Odstopanja pri ceni, količini, artiklu ali roku sporoči z navedbo mesta v dokumentu.
3. Spremljajte dobavne roke: Odprta naročila se spremljajo. Ob manjkajoči potrditvi ali bližnjem roku AI pripravi osnutek povpraševanja dobavitelju.
4. Pogodbe in roke: Iz okvirnih pogodb izlušči trajanja, odpovedne roke, minimalne količine in klavzule o cenah ter jih zabeleži kot opomnik.
5. Pripravite povpraševanja: Iz prijave potrebe nastane povpraševanje za več dobaviteljev s pravilnimi tehničnimi podatki in Vašim standardnim besedilom.
6. Spremljajte dokazila: Certifikati, poročila o preverjanju in izjave dobaviteljev se zabeležijo z datumom poteka. AI opozori, kaj bo kmalu manjkalo.

Tipičen potek na primeru

Proizvajalec strojev naroča pri približno stotih dobaviteljih. Potrditev naročila pride kot PDF po e-pošti. AI prepozna številko naročila, iz sistema za blagovno poslovanje pridobi naročilo in primerja vsako postavko. Pri dveh postavkah je cena višja od naročene, pri eni je dobavni rok dva tedna poznejši od želenega.

Pristojni nabavnik vidi kratek povzetek: tri odstopanja, pri vsakem vrstico v dokumentu in vrednost iz naročila. Odloči, ali bo ceno sprejel ali se bo pogajal naprej. Potrditve brez odstopanj se samodejno označijo kot preverjene. Ta primer opisuje tipičen proces, ne projekta za stranko.

Kje so omejitve

• Pogajanja in odločanje: AI pripravi primerjave in opozorila, izbira dobavitelja in pogajanja pa ostanejo pri nabavi.
• Zapletene tabele: Ugnezdeni količinski razredi ali pribitki v opombah niso vedno pravilno prebrani. Zato mora biti pri vsakem podatku navedeno mesto v dokumentu.
• Samostojno naročanje: Tehnično je mogoče, vendar je smiselno le z ozkimi omejitvami glede zneska in dobavitelja. Preširoka pooblastila OWASP uvršča med deset največjih tveganj aplikacij AI. Za začetek priporočamo predloge z odobritvijo.
• Kakovost podatkov: Če številke artiklov, šifrant dobaviteljev ali cene v sistemu za blagovno poslovanje niso pravilni, tudi AI primerja napačne vrednosti.
• Ton do dobaviteljev: Povpraševanja in opomniki, ki jih pripravi AI, naj ustrezajo Vašemu podjetju in naj bodo pred pošiljanjem prebrani. Dobri odnosi z dobavitelji ne nastanejo zaradi samodejnih opominov.

Kaj potrebujete za začetek

• Dostop za branje do sistema za blagovno poslovanje, torej do naročil, artiklov in dobaviteljev.
• Dostop do poštnega predala ali mape, v katero prihajajo ponudbe in potrditve.
• Jasne tolerance, na primer od katerega odstopanja cene gre potrditev v preverjanje.
• Oseba, ki obravnava odstopanja in poda povratne informacije, kadar se AI zmoti.
• Varstvo podatkov in varnost: pogodba o obdelavi osebnih podatkov, strežniki po možnosti v EU in le potrebna dovoljenja.

Kaj prinaša, če pogledamo stvarno

Dobiček redko nastane zaradi enega samega velikega prihranka. Nastane, ker se preveri vsaka potrditev, tudi ob polnih dnevih, ker se odstopanja opazijo zgodaj in ker dobavni roki niso več pozabljeni. Vaša nabava ima več časa za dobavitelje, pogajanja in alternative. Kako izvajamo takšne procese, je opisano na strani o avtomatizaciji procesov.