Автоматизация · Снабдяване AI procurement: сравняване на оферти и проверка на потвърждения с ИИ, приложения, ограничения и първи стъпки

Къде снабдяването губи време

Повечето отдели за снабдяване се затрудняват по-малко от големите решения, отколкото от многото малки проверки. Една оферта пристига като PDF, следващата като списък в Excel, третата в текста на имейл. Потвържденията на поръчки трябва да се сравняват с поръчката позиция по позиция. Сроковете за доставка се изместват и трябва да се уточняват със запитвания. Рамковите договори имат срокове за предизвестие при прекратяване и клаузи за изменение на цените, които някой трябва да следи.

Точно тази работа е подходяща за ИИ: прочитане на документи, извличане на данни, сравняване с наличната информация и сигнализиране за разминавания. Според Eurostat анализът на писмен текст е най-честото приложение на ИИ в европейските предприятия. За разлика от фиксираните шаблони, които трябва да се настройват наново за всеки формуляр на доставчик, езиковият модел се справя с различно оформление и разбира дори информация, посочена само в свободния текст на имейл.

Шест приложения в снабдяването

1. Направете офертите съпоставими: ИИ прочита оферти във всеки формат и пренася цените, ценовите нива, сроковете за доставка, условията за плащане и условията за доставка в единна сравнителна таблица.
2. Проверка на потвържденията на поръчки: Всяко потвърждение се съпоставя с поръчката. За разминавания в цена, количество, артикул или срок се подава сигнал с посочено място в документа.
3. Проследяване на сроковете за доставка: Следят се неизпълнените поръчки. При липсващо потвърждение или наближаващ срок ИИ изготвя проект на запитване до доставчика.
4. Договори и срокове: От рамковите договори се извличат срокове на действие, срокове за предизвестие при прекратяване, минимални количества и ценови клаузи и се създават напомняния за тях.
5. Подготовка на запитвания: От заявка за потребност се създава запитване до няколко доставчици с правилните технически данни и Вашия стандартен текст.
6. Следене на удостоверителните документи: Сертификатите, протоколите от изпитвания и декларациите на доставчиците се въвеждат със срок на валидност. ИИ сигнализира кои документи скоро няма да са валидни.

Пример за типичен процес

Машиностроителна фирма поръчва от около сто доставчици. Потвърждение на поръчка пристига като PDF по имейл. ИИ разпознава номера на поръчката, извлича поръчката от системата за управление на стоките и сравнява всяка позиция. При две позиции цената е по-висока от посочената в поръчката, а при една срокът за доставка е с две седмици по-късен от желания.

Отговорният специалист по снабдяване вижда кратко обобщение: три разминавания, всяко с реда в документа и стойността от поръчката. Той решава дали да приеме цената, или да преговаря отново. Потвържденията без разминавания автоматично се маркират като проверени. Този пример описва типичен процес, а не клиентски проект.

Какви са ограниченията

• Преговори и решения: ИИ предоставя сравнения и насоки, а изборът на доставчик и преговорите остават в отдела за снабдяване.
• Сложни таблици: Многостепенните ценови скали или надценките в бележки под линия невинаги се прочитат правилно. Затова към всеки извлечен факт се посочва мястото му в документа.
• Самостоятелно поръчване: Технически е възможно, но има смисъл само при строги ограничения за сумата и доставчика. OWASP включва прекалено широките правомощия сред десетте най-големи риска при приложенията с ИИ. За начало препоръчваме предложения, подлежащи на одобрение.
• Качество на данните: Ако номерата на артикулите, основните данни за доставчиците или цените в системата за управление на стоките са грешни, ИИ също сравнява с грешни стойности.
• Тон към доставчиците: Добре е запитванията и напомнянията, които ИИ изготвя, да съответстват на стила на Вашата фирма и да се прочитат преди изпращане. Добрите отношения с доставчиците не се създават чрез автоматични подканвания.

Какво Ви е нужно за начало

• Достъп за четене до системата за управление на стоките, тоест до поръчките, артикулите и доставчиците.
• Достъп до пощенската кутия или папката, в която пристигат офертите и потвържденията.
• Ясни допустими отклонения, например при какво разминаване в цената потвърждението се изпраща за проверка.
• Човек, който обработва разминаванията и дава обратна връзка, когато ИИ греши.
• Защита на личните данни и сигурност: договор за обработване на лични данни, сървъри по възможност в ЕС, само необходимите права.

Реалистичен поглед върху ползите

Ползата рядко е в едно голямо спестяване. Тя идва от това, че всяко потвърждение се проверява дори в натоварени дни, разминаванията се откриват рано и сроковете за доставка вече не се забравят. Вашият отдел за снабдяване има повече време за доставчици, преговори и алтернативи. Как реализираме такива процеси е описано на страницата за автоматизация на процеси.