Automatiseerimine · Hanked AI procurement: pakkumiste võrdlus ja kinnituste kontroll, piirid ja algus

Kus ostlemine aega raiskab

Enamik ostuosakondi võitleb vähem suurte otsustega kui paljude väikeste kontrollidega. Üks pakkumine tuleb PDF‑failina, järgmine Exceli loendina, kolmas meili sisus. Tellimuse kinnitusi tuleb võrrelda kaupade kaupa tellimusega. Tarnekuupäevad on edasi lükatud ja neid tuleb küsida. Raamlepingutel on etteteatamise tähtajad ja hinnatõusu klauslid, millel keegi peab silma peal hoidma.

Just selline töö sobib hästi tehisintellektile: dokumentide lugemine, info hankimine, olemasolevate andmetega võrdlemine ja kõrvalekalletest teatamine. Eurostati andmetel on kirjakeele analüüsimine Euroopa ettevõtetes levinuim tehisintellekti rakendus. Erinevalt jäikadest mallidest, mis tuleb iga tarnija vormi jaoks uuesti seadistada, saab keelemudel hakkama muutuvate paigutustega ja mõistab ka teavet, mis sisaldub ainult meili põhitekstis.

Kuus ülesannet ostmisel

1. Tee pakkumised võrreldavaks: Tehisintellekt loeb pakkumisi mis tahes formaadis ning kannab hinnad, skaalad, tarneajad, maksetingimused ja tarnetingimused ühtsesse võrdlustabelisse.
2. Kontrollige tellimuse kinnitusi: Iga kinnitust võrreldakse tellimusega. Hinna, koguse, kauba või kuupäeva kõrvalekalded teatatakse koos asukohaga.
3. Jälgige tarnekuupäevi: Avatud tellimusi jälgitakse. Kui kinnitust pole või tähtaeg läheneb, koostab AI tarnijale päringu.
4. Lepingud ja tähtajad: Tingimused, etteteatamise tähtajad, miinimumkogused ja hinnaklauslid võetakse raamlepingutest välja ja luuakse meeldetuletuseks.
5. Valmistage ette taotlused: Nõudearuanne loob päringu mitmele tarnijale koos õige tehnilise teabe ja teie standardtekstiga.
6. Tõendid lühidalt: Sertifikaadid, katseprotokollid ja tarnijadeklaratsioonid registreeritakse koos aegumiskuupäevadega. AI annab peagi teada, mis puudu on.

Tüüpiline protsess näitel

Mehaanikainsener tellib umbes sajalt tarnijalt. Tellimuse kinnitus saadetakse PDF‑vormingus e-posti teel. Tehisintellekt tunneb ära tellimuse numbri, hangib tellimuse laohaldusest ja võrdleb iga üksust. Kahe kauba puhul on hind tellitust kõrgem, ühel on tarnetähtaeg kaks nädalat soovitavast hilisem.

Vastutav ostja näeb lühikest kokkuvõtet: kolm kõrvalekallet, millest igaühel on dokumendis rida ja tellimuse väärtus. Ta otsustab, kas nõustub hinnaga või peab selle uuesti läbi rääkima. Lahknevusteta kinnitused märgitakse automaatselt kontrollituks. See näide kirjeldab tüüpilist protsessi, mitte kliendiprojekti.

Kus on piirid

• Läbirääkimisi pidada ja otsustada: Tehisintellekt pakub võrdlusi ja teavet, tarnija valik ja läbirääkimised jäävad ostuosakonna hooleks.
• Keerulised tabelid: Pesastatud hinnaskaalasid või joonealuses märkuses olevaid lisatasusid ei loeta alati õigesti. Seetõttu peab iga teabe juures olema dokumendis viide.
• Telli ise: Tehniliselt võimalik, kuid see on mõistlik ainult rangete koguse ja tarnija piirangute korral. OWASP liigitab liiga laiaulatuslikud volitused tehisintellekti rakenduste kümne peamise riski hulka. Alustuseks soovitame soovitusi heaks kiita.
• Andmete kvaliteet: Kui kaubanumbrid, tarnijate nimekirjad või hinnad kaubahalduses ei ole õiged, võrdleb tehisintellekt ka valede väärtustega.
• Toon tarnijate poole: Päringud ja meeldetuletused selle kohta, et tehisintellekti kujundus peaks teie koju sobima ja neid tuleks enne saatmist lugeda. Head tarnijasuhted ei teki automaatsete meeldetuletuste kaudu.

Mida on vaja alustamiseks

• Lugege juurdepääsu varude haldamisele, st tellimustele, kaubaartiklitele ja tarnijatele.
• Juurdepääs postkasti või kausta, kuhu saabuvad pakkumised ja kinnitused.
• Selge tolerantsid, näiteks millisest hinnahälbest kinnitust kontrollitakse.
• Inimene, kes tegeleb kõrvalekalletega ja annab tagasisidet, kui tehisintellekt on vale.
• Andmekaitse ja turvalisus: tellimuste töötlemise leping, võimalusel serverid EL-s, ainult vajalikud õigused.

Mida see toob, ausalt vaadatuna

Kasu on harva ühest suurest säästust. See tekib seetõttu, et iga kinnitust kontrollitakse ka täispäevadel, sest kõrvalekaldeid märgatakse varakult ja tarnekuupäevi enam ei unustata. Teie ostuosakonnal on rohkem aega tarnijate, läbirääkimiste ja alternatiivide jaoks. See, kuidas me selliseid protsesse rakendame, on saadaval lehel Protsessi automatiseerimine.