Automatika · Pirkimas Palyginkite pasiūlymus ir patikrinkite patvirtinimus su AI: statymai, limitai ir pradžia

Kur apsipirkinėjant gaištamas laikas

Dauguma pirkimo skyrių mažiau kovoja su dideliais sprendimais nei su daugybe mažų patikrinimų. Vienas pasiūlymas pateikiamas PDF formatu, kitas , „Excel“ sąrašu, trečiasis , el. laiško tekste. Užsakymo patvirtinimai turi būti lyginami su užsakymu. Pristatymo datos atidėtos ir dėl jų reikia pasiteirauti. Bendrosiose sutartyse yra įspėjimo terminai ir kainos padidinimo sąlygos, kurias kažkas turi stebėti.

Būtent toks darbas puikiai tinka dirbtiniam intelektui: dokumentų skaitymas, informacijos ištraukimas, palyginimas su esamais duomenimis ir nukrypimų pranešimas. Eurostato duomenimis, rašytinės kalbos analizė yra labiausiai paplitusi dirbtinio intelekto programa Europos įmonėse. Skirtingai nuo standžių šablonų, kuriuos reikia nustatyti iš naujo kiekvienai tiekėjo formai, kalbos modelis gali susidoroti su besikeičiančiais maketais ir taip pat supranta informaciją, kuri yra tik el. laiško tekste.

Šešios užduotys perkant

1. Palyginkite pasiūlymus: AI nuskaito bet kokio formato pasiūlymus ir perkelia kainas, svarstykles, pristatymo terminus, mokėjimo sąlygas ir pristatymo sąlygas į vieningą palyginimo lentelę.
2. Patikrinkite užsakymo patvirtinimus: Kiekvienas patvirtinimas lyginamas su užsakymu. Kainos, kiekio, prekės ar datos nukrypimai nurodomi kartu su vieta.
3. Sekti pristatymo datas: Atviri užsakymai yra stebimi. Jei patvirtinimo nėra arba artėja terminas, AI sukuria tiekėjo užklausą.
4. Sutartys ir terminai: Sąlygos, įspėjimo terminai, minimalūs kiekiai ir kainos ištraukos iš preliminariųjų sutarčių ir sukuriamos kaip priminimas.
5. Paruoškite prašymus: Reikalavimo ataskaita sukuria užklausą keliems tiekėjams su teisinga technine informacija ir jūsų standartiniu tekstu.
6. Įrodymai iš pirmo žvilgsnio: Sertifikatai, bandymų ataskaitos ir tiekėjų deklaracijos įrašomos su galiojimo datomis. AI netrukus praneš, ko trūksta.

Tipiškas procesas naudojant pavyzdį

Inžinierius mechanikas užsako iš maždaug šimto tiekėjų. Užsakymo patvirtinimas pateikiamas PDF formatu el. paštu. AI atpažįsta užsakymo numerį, paima užsakymą iš atsargų valdymo ir palygina kiekvieną prekę. Dviejų prekių kaina didesnė nei užsakyta, vienos pristatymo data dviem savaitėmis vėlesnė nei pageidaujama.

Atsakingas pirkėjas mato trumpą santrauką: tris nukrypimus, kurių kiekvienas turi eilutę dokumente ir vertę nuo užsakymo. Jis nusprendžia, ar priimti kainą, ar derėtis iš naujo. Patvirtinimas be neatitikimų automatiškai pažymimas kaip pažymėtas. Šiame pavyzdyje aprašomas įprastas procesas, o ne kliento projektas.

Kur yra ribos

• Derėtis ir nuspręsti: AI teikia palyginimus ir informaciją, tiekėjo pasirinkimas ir derybos lieka pirkimo skyriui.
• Sudėtingos lentelės: Įdėtos kainų skalės arba papildomi mokesčiai išnašose ne visada perskaitomi teisingai. Todėl prie kiekvienos informacijos dokumente turi būti pateikta nuoroda.
• Užsisakykite patys: Techniškai įmanoma, bet prasminga tik esant griežtiems kiekio ir tiekėjo apribojimams. OWASP per plačias galias priskiria vienai iš dešimties didžiausių AI programų pavojų. Norėdami pradėti, rekomenduojame patvirtinti pasiūlymus.
• Duomenų kokybė: Jei prekių numeriai, tiekėjų sąrašai ar prekių valdymo kainos yra neteisingos, AI taip pat palygins su neteisingomis vertėmis.
• Tonas tiekėjų atžvilgiu: Užklausos ir priminimai, kad dirbtinio intelekto dizainas turėtų tikti jūsų namams ir turėtų būti perskaitytas prieš siunčiant. Geri santykiai su tiekėjais neatsiranda dėl automatinių priminimų.

Ko reikia norint pradėti

• Skaityti prieigą prie atsargų valdymo, t. y. prie užsakymų, prekių ir tiekėjų.
• Prieiga prie pašto dėžutės ar aplanko, kur gaunami pasiūlymai ir patvirtinimai.
• Aiškūs leistini nuokrypiai, pavyzdžiui, nuo kurio kainos nukrypimo tikrinamas patvirtinimas.
• Asmuo, kuris tvarko nukrypimus ir teikia grįžtamąjį ryšį, kai dirbtinis intelektas yra neteisingas.
• Duomenų apsauga ir saugumas: sutartis dėl užsakymų apdorojimo, serveriai ES esant galimybei, tik būtinos teisės.

Ką tai atneša, nuoširdžiai pažiūrėjome

Pelnas retai gaunamas iš vieno didelio santaupo. Taip yra todėl, kad tikrinamas kiekvienas patvirtinimas, net ir pilnomis dienomis, nes anksti pastebimi nukrypimai ir nebepamirštamos pristatymo datos. Jūsų pirkimo skyrius turi daugiau laiko tiekėjams, deryboms ir alternatyvoms. Kaip mes įgyvendiname tokius procesus, rasite puslapyje Procesų automatizavimas.