Automatizare · Achiziții Achiziții: compararea ofertelor și verificarea confirmărilor cu AI, aplicații, limite și primii pași

Unde pierde achizițiile timp

Majoritatea departamentelor de achiziții se confruntă mai puțin cu decizii mari decât cu multe verificări mici. O ofertă vine ca PDF, următoarea ca listă Excel, a treia în textul unui e-mail. Confirmările de comandă trebuie comparate poziție cu poziție cu comanda. Termenele de livrare se amână și trebuie urmărite. Contractele-cadru au termene de reziliere și clauze de ajustare a prețurilor, pe care cineva trebuie să le urmărească.

Tocmai această muncă este potrivită pentru AI: citirea documentelor, extragerea informațiilor, compararea cu datele existente și semnalarea abaterilor. Potrivit Eurostat, analiza limbajului scris este cea mai frecventă aplicație AI în companiile europene. Spre deosebire de șabloanele rigide, care trebuie configurate din nou pentru fiecare formular de furnizor, un model lingvistic se descurcă cu machete variabile și înțelege inclusiv informații care apar doar în textul cursiv al unui e-mail.

Șase utilizări în achiziții

1. Faceți ofertele comparabile: AI citește ofertele în orice format și transferă prețurile, grilele de preț, termenele de livrare, condițiile de plată și condițiile de livrare într-un tabel comparativ unitar.
2. Verificați confirmările de comandă: Fiecare confirmare este comparată cu comanda. Abaterile de preț, cantitate, articol sau termen sunt semnalate cu locul exact din document.
3. Urmăriți termenele de livrare: Comenzile deschise sunt monitorizate. În lipsa unei confirmări sau când se apropie termenul, AI redactează o solicitare către furnizor.
4. Contracte și termene: Din contractele-cadru sunt extrase perioadele de valabilitate, termenele de reziliere, cantitățile minime și clauzele de preț și sunt create ca memento-uri.
5. Pregătiți cereri de ofertă: Dintr-o solicitare de necesar rezultă o cerere către mai mulți furnizori, cu informațiile tehnice corecte și textul dumneavoastră standard.
6. Urmăriți documentele justificative: Certificatele, certificatele de inspecție și declarațiile furnizorilor sunt înregistrate cu data expirării. AI semnalează ce va lipsi în curând.

Un flux tipic, pe un exemplu

Un producător de mașini comandă de la circa o sută de furnizori. O confirmare de comandă sosește ca PDF prin e-mail. AI recunoaște numărul comenzii, preia comanda din sistemul de gestiune a mărfurilor și compară fiecare poziție. La două poziții, prețul este peste cel comandat, iar la una termenul de livrare este cu două săptămâni mai târziu decât se dorea.

Responsabilul pentru achiziții vede un rezumat scurt: trei abateri, fiecare cu rândul din document și valoarea din comandă. El decide dacă acceptă prețul sau renegociază. Confirmările fără abateri sunt marcate automat ca verificate. Acest exemplu descrie un flux tipic, nu un proiect de client.

Unde sunt limitele

• Negociați și decideți: AI oferă comparații și indicii, alegerea furnizorului și negocierea rămân în sarcina achizițiilor.
• Tabele complexe: Grilele de preț imbricate sau suplimentele din notele de subsol nu sunt citite întotdeauna corect. De aceea, fiecare informație include locul exact în document.
• Comenzi autonome: Posibil din punct de vedere tehnic, dar util numai cu limite stricte privind suma și furnizorul. OWASP consideră autorizațiile prea largi drept unul dintre cele zece riscuri majore ale aplicațiilor AI. Pentru început, recomandăm propuneri cu aprobare.
• Calitatea datelor: Dacă numerele de articol, datele de bază ale furnizorilor sau prețurile nu sunt corecte în sistemul de gestiune a mărfurilor, AI compară și ea cu valori greșite.
• Tonul față de furnizori: Întrebările și reamintirile redactate de un AI ar trebui să se potrivească stilului companiei dumneavoastră și să fie citite înainte de expediere. Relațiile bune cu furnizorii nu se construiesc prin somații automate.

De ce aveți nevoie pentru început

• Acces de citire la gestiunea mărfurilor, adică la comenzi, articole și furnizori.
• Acces la căsuța de e-mail sau la dosarul în care sosesc ofertele și confirmările.
• Toleranțe clare, de exemplu de la ce abatere de preț o confirmare trece la verificare.
• O persoană care procesează abaterile și oferă feedback atunci când AI greșește.
• Protecția datelor și securitatea: contract de prelucrare a datelor cu caracter personal, servere pe cât posibil în UE, numai drepturile necesare.

Ce aduce, privit onest

Câștigul se află rareori într-o singură economie mare. Apare deoarece fiecare confirmare este verificată, inclusiv în zilele aglomerate, deoarece abaterile sunt observate devreme și deoarece termenele de livrare nu mai sunt uitate. Achizițiile dumneavoastră au mai mult timp pentru furnizori, negocieri și alternative. Cum implementăm astfel de procese aflați pe pagina despre automatizarea proceselor.