Skyriai · Pirkimai AI pirkimuose: palyginkite pasiūlymus, tikrinkite patvirtinimus, laikykitės terminų

Pirkimo užduotys: šešių procesų apžvalga

Tai yra tipiniai procesai, o ne klientų projektai. Kiekvienu atveju AI paruošia ir pažymi, o pirkėjas patikrina ir nusprendžia. Straipsnyje išsamiau nagrinėjamos atskiros operacijos ir jų apribojimai Palyginkite pasiūlymus ir patikrinkite patvirtinimus su AI.

1. Paverskite paklausos ataskaitas užsakymais

Reikalavimai ateina kaip skambučiai, pastabos, elektroniniai laiškai arba balso pranešimai iš dirbtuvių, sandėlio ir skyrių.

• Įėjimas: reikalavimo ataskaitą bet kokia forma, su gaminio numeriu arba be jo.
• AI ruošia: atpažįsta prekę, kiekį ir norimą datą, priskiria prekę Jūsų prekės meistrui bei pageidaujamam tiekėjui ir klausia ko trūksta.
• Pirkimo čekiai: pavedimą ir atšaukia užsakymą, jei to reikalauja jūsų sumos limitas.
• Išvestis: įsakymo projektas ERP.

2. Gaukite ir palyginkite tiekėjų pasiūlymus

Pasiūlymus retai galima palyginti tiesiogiai: kiti vienetai, graduotos kainos, pristatymo sąlygos, mokėjimo sąlygos ir galiojimas.

• Įėjimas: pasiūlymus PDF formatu arba el. paštu ir jūsų užklausą su norimomis pozicijomis.
• AI ruošia: nuskaito pozicijas, konvertuoja vienetus ir svarstykles į bendrą pagrindą ir greta deda kainą, kiekį, pristatymo sąlygas, pristatymo laiką ir mokėjimo terminą. Pažymima, ko nepasiūlė tiekėjas.
• Pirkimo čekiai: susitarimą ir nusprendžia, su kuo derėtis. AI nesiūlys papildomo mokesčio, kurio jūs nesuprantate.
• Išvestis: palyginimo lentelė su nuorodomis į kiekvieną skaičių.

3. Patikrinkite užsakymo patvirtinimus pagal užsakymą

Tiekėjai mielai patvirtina šiek tiek kitokį nei buvo užsakyta: vėlesnė data, kita kaina, dalinis pristatymas.

• Įėjimas: užsakymo patvirtinimas ir užsakymas iš ERP.
• AI ruošia: lygina prekes, kiekį, kainą, vienetą ir datą, išryškina visus neatitikimus ir nurodo nuorodas į trečiųjų šalių sąlygas, kurios gali prieštarauti jūsų pirkimo sąlygoms.
• Pirkimo čekiai: bet kokį nukrypimą ir paaiškinti jį tiekėjui arba priimti.
• Išvestis: „patvirtinta“ ERP arba užklausa kaip juodraštis tiekėjui.

4. Stebėkite pristatymo datas

Laukiantys prekių klausia, bet dažniausiai tik tada, kai jų pritrūksta.

• Įėjimas: patvirtintos datos, siuntimo ataskaitos ir siuntos būsena.
• AI ruošia: atpažįsta užsakymus, kurių terminas artėja arba nukeliamas, ir projektuoja tiekėjo poreikį.
• Pirkimo čekiai: projektą ir nusprendžia, ar yra paklausa, alternatyva ar gamybai reikalinga informacija.
• Išvestis: susitikimų su šviesoforais sąrašas ir užklausos, paruoštos siųsti.

5. Tiekėjo įvertinimas pagal esamus duomenis

Kiek patikimas yra tiekėjas, jau nurodyta jūsų duomenyse: pristatymo datos, skundai, kainų pokyčiai.

• Įėjimas: Užsakymai, prekių kvitai ir skundai iš ERP.
• AI ruošia: Kodas iš duomenų apskaičiuoja pagrindinius duomenis, tokius kaip pristatymo patikimumas, skundų dažnis ir kainų raida. AI naudoja tai, kad parašytų trumpą kiekvieno tiekėjo aprašymą ir pateikia numerius, kuriais jis remiasi.
• Pirkimo čekiai: vertinimas, prieš pradedant diskusijas ar sprendimus.
• Išvestis: tiekėjų apžvalga kasmetinėms diskusijoms.

6. Stebėkite sutartis, pažymas ir terminus

Baigia galioti preliminariosios sutartys, baigiasi įspėjimo terminai, nebegalioja pažymėjimai ir draudimo įrodymai.

• Įėjimas: Sutartys, sertifikatai ir įrodymai iš jūsų tiekėjų.
• AI ruošia: perskaito terminą, įspėjimo terminą, fiksuotą kainą ir galiojimo datą, įrašo juos į terminų sąrašą ir laiku primena.
• Pirkimo čekiai: prieš kiekvieną sprendimą perskaitykite patį sutarties tekstą. AI rodo vietą.
• Išvestis: terminų sąrašas su priminimais ir vietomis.

Pirkimas į mokėjimą: kur AI padeda šiame procese

Nuo poreikio iki apmokėjimo , pirkimas tik viduryje. Lentelėje parodyta, kas kuriame žingsnyje dirba ir kur AI ruošiasi.

Programos ir duomenų keliai: ryšys su tuo, ką naudojate

Perkant duomenys yra keliose vietose. Lentelėje pateikiami įprasti atvejai. Prieš pateikdami pasiūlymą, išsiaiškinsime, kokią parinktį siūlo jūsų sistema.

Vardai yra orientaciniai ir nereiškia partnerystės. Kai sistema nesiūlo sąsajos, dirbame su eksportu ir importu, stebimu aplanku ar el.

Sujungimas vietoj pakeitimo

Jums nereikia naujos pirkimo programinės įrangos ar naujo tiekėjo portalo, mes taip pat nesiūlome. AI veikia kartu su jūsų ERP ir nuskaito, kas yra ten ir pašto dėžutėse.

• Jūsų ERP išlieka pirmaujanti. Užsakymai ir pagrindiniai duomenys keičiasi tik ten ir tik per jūsų žmones.
• Jūsų tiekėjai neturi nieko keisti. Pasiūlymus ir patvirtinimus siunčiate kaip ir anksčiau el. paštu arba portalu.
• Vienas procesas po kito. Pradedame nuo veiksmo, pvz., užsakymo patvirtinimo, ir leidžiame jam veikti kartu su ankstesniu darbu.
• Tiekėjų valdymas be naujos programinės įrangos. Įvertinimai, terminai ir datos sukuriami iš duomenų, kuriuos jau turite pirkimo apžvalgoje.

Išleidimai ir taisyklės

Pirkimas susijęs su pinigais ir sutartimis. Štai kodėl mes nustatome, ką AI leidžiama daryti prieš pradėdami.

• Užsakymo išleidimas: pagal sumą ir sąnaudų centrą, kaip tai tvarkote šiandien. AI kuria juodraščius, o pats niekada neužsako.
• Tiekėjo meistras: Banko rekvizitai ar adresas visada turėtų būti keičiami su antruoju asmeniu, o užklausos turi būti pateiktos žinomu kontaktiniu kanalu.
• Preliminariosios sutartys ir kvietimai: AI tikrina skambučius pagal bendrosios sutarties kiekį, terminą ir kainą ir praneša, kai pasiekiama riba.
• Tolerancijos: Jūs nustatote, kokius kiekio, kainos ir termino nukrypimus tik praneša AI, o kuriuos pateikia paaiškinimui.
• Taisyklės ir sąlygos: AI praneša apie nuorodas į trečiųjų šalių sąlygas patvirtinimuose. Pirkimas nusprendžia, ar priimti, ar prieštarauti.
• Protokolas: Kiekvienas pasiūlymas įrašomas su šaltiniu, laiku ir sprendimu.

Viešiesiems užsakovams taip pat galioja viešųjų pirkimų teisė: Vokietijoje tai GWB ir VgV, Austrijoje tai 2018 m. Federalinis viešųjų pirkimų įstatymas, Šveicarijoje federalinis ir kantoninis viešųjų pirkimų įstatymas. Jūs susitarsite su skiriančia institucija, kokį vaidmenį AI gali atlikti viešųjų pirkimų procese. Be to, BDAR taikomas kontaktinių asmenų asmens duomenims: užsakymo apdorojimo sutarčiai (28 straipsnis) ir apdorojimui ES. Ši apžvalga yra bendra informacija, o ne teisinė konsultacija.

Duomenys: tiekėjai, prekės ir kainos

Palyginimų kokybė priklauso nuo duomenų, su kuriais dirba dirbtinis intelektas.

• Tiekėjo meistras ir gaminio meistras: Pasikartojantys tiekėjai, trūkstami vienetai ir pasenę prekių numeriai iškraipo kiekvieną palyginimą. Štai kodėl pirmiausia žiūrime į pagrindinius duomenis.
• Kainų istorija: Ankstesnės kainos ir pakopos yra pasiūlymų ir patvirtinimų etalonas. Kur jie yra tik „Excel“, mes juos skaitome iš ten.
• Pirkimo sąlygos ir preliminariosios sutartys: kaip žinių šaltinis su nuoroda, kad kiekvienas AI pareiškimas nurodytų vietą sutartyje.
• Duomenų apsauga: Tiekėjų kontaktiniai asmenys yra asmens duomenys. Jį apdorojame ES serveriuose, AI parodome tik tai, ko jam reikia, ir kartu su jumis nustatome saugojimo ir ištrynimo laikotarpį. Daugiau žemiau AI ir duomenų apsauga.

Nuosavos programos pirkimui

Kai kurių dalykų trūksta ne ERP, o prieš jį arba šalia jo. Kuriame jas kaip savo programas, jei standartiniai produktai netinka:

• Paklausos ataskaitų programėlė dirbtuvėms ir sandėliams: Nuskenuokite prekes arba pasakykite, ko trūksta, žinutė struktūrizuotai siunčiama pirkimo skyriui.
• Bendrinimo programa: Užsakymai ir sąskaitos faktūros patvirtinimui su nukrypimais iš pirmo žvilgsnio, patvirtintos jūsų mobiliuoju telefonu.
• Tiekėjų portalas jūsų mažesniems tiekėjams: Patvirtinimas ir susitikimai pateikiami paprasta forma, o ne el. laiškais, nenaudojant didelės sistemos.

Šios programos papildo jūsų ERP, jos nepakeičia. Daugiau apie tai žemiau Programėlių kūrimas.

Kur pradedi

Šie trys klausimai padeda vertinti:

1. Kiek užsakymų patvirtinimų ir pasiūlymų jūsų pirkimo skyrius patikrina per savaitę ir kiek iš jų rankiniu būdu?
2. Kokią ERP ar prekių valdymo sistemą naudojate, ar ten ar failuose yra kainoraščiai ir sutartys?
3. Kuris veiksmas užima daugiausiai laiko: pasiūlymų palyginimas, patvirtinimų tikrinimas ar susitikimų stebėjimas?

Jei parašysite mums atsakymus, mes jums pasakysime, kuris procesas yra vertas pirmiausia ir ką reikia palikti perkant. Pradedame nuo bandomosios operacijos kartu su ankstesniu darbu.