Osakonnad · Hanked AI hangetes: võrrelge pakkumisi, kontrollige kinnitusi, pidage tähtaegu

Ostuülesanded: ülevaade kuuest protsessist

Need on tüüpilised protsessid, mitte kliendiprojektid. Igal juhul valmistab tehisintellekt ette ja märgib ning ostja kontrollib ja otsustab. Artiklis käsitletakse üksikasjalikumalt üksikuid toiminguid ja nende piiranguid Võrrelge pakkumisi ja kontrollige kinnitusi tehisintellektiga.

1. Muutke nõudlusaruanded tellimusteks

Nõuded tulevad kõnede, märkmete, e-kirjade või kõneteadetena töökojast, laost ja osakondadest.

• Sissepääs: nõuete aruanne mis tahes kujul, koos artiklinumbriga või ilma.
• AI valmistab ette: tunneb ära kauba, koguse ja soovitud kuupäeva, määrab kauba oma kaubameistrile ja eelistatud tarnijale ning küsib, mis on puudu.
• Ostu tšekid: loovutamise ja vabastab tellimuse, kui teie summa limiit seda nõuab.
• Väljund: tellimuse projekt ERP-s.

2. Hankige ja võrrelge tarnija pakkumisi

Pakkumisi saab harva vahetult võrrelda: muud ühikud, astmelised hinnad, tarnetingimused, maksetingimused ja kehtivus.

• Sissepääs: pakkumised PDF‑vormingus või e-posti teel ja teie soov koos soovitud ametikohtadega.
• AI valmistab ette: loeb positsioonid, teisendab ühikud ja kaalud ühistele alustele ning paneb kõrvuti hinna, koguse, tarnetingimused, tarneaja ja maksetähtaja. Märgitakse, mida tarnija ei pakkunud.
• Ostu tšekid: kokkuleppe ja otsustab, kellega läbirääkimisi pidada. AI ei soovita lisatasu, millest te aru ei saa.
• Väljund: võrdlustabel iga numbri viidetega.

3. Kontrollige tellimuse kinnitusi tellimuse suhtes

Tarnijad kinnitavad hea meelega midagi tellitust pisut erinevat: hilisem kuupäev, erinev hind, osaline tarne.

• Sissepääs: tellimuse kinnitus ja tellimus ERP-st.
• AI valmistab ette: võrdleb kaupu, kogust, hinda, ühikut ja kuupäeva, tõstab esile kõik lahknevused ning juhib tähelepanu viidetele kolmanda osapoole tingimustele, mis võivad teie ostutingimustega vastuolus olla.
• Ostu tšekid: kõik kõrvalekalded ja selgitage seda tarnijaga või nõustuge sellega.
• Väljund: "kinnitatud" ERP-s või päring tarnijale mustandina.

4. Jälgige tarnekuupäevi

Need, kes kaupa ootavad, küsivad, aga enamasti vaid siis, kui seda napib.

• Sissepääs: kinnitatud kuupäevad, saatmisaruanded ja saadetise olek.
• AI valmistab ette: tunnistab tellimusi, mille tähtaeg läheneb või edasi lükkub, ning kujundab tarnija poolse nõudluse.
• Ostu tšekid: disaini ja otsustab, kas on nõudlust, alternatiivi või tootmiseks vajalikku teavet.
• Väljund: fooridega kohtumiste nimekiri ja päringud, mis on valmis saatmiseks.

5. Tarnija hindamine olemasolevate andmete põhjal

Kui usaldusväärne tarnija on, on juba teie andmetes kirjas: tarnekuupäevad, pretensioonid, hinnamuutused.

• Sissepääs: Tellimused, kauba kviitungid ja pretensioonid ERP-lt.
• AI valmistab ette: Code arvutab andmete põhjal sellised võtmenäitajad nagu tarnekindlus, kaebuste määr ja hinnaareng. AI kasutab seda iga tarnija kohta lühikirjelduse kirjutamiseks ja annab numbrid, millele see tugineb.
• Ostu tšekid: hindamine enne, kui see läheb aruteludesse või otsustesse.
• Väljund: tarnija ülevaade iga-aastasteks aruteludeks.

6. Hoia silma peal lepingutel, sertifikaatidel ja tähtaegadel

Raamlepingud aeguvad, etteteatamistähtajad aeguvad, sertifikaadid ja kindlustustõendid kaotavad kehtivuse.

• Sissepääs: Teie tarnijate lepingud, sertifikaadid ja tõendid.
• AI valmistab ette: loeb tähtaja, etteteatamistähtaja, fikseeritud hinna ja aegumiskuupäeva läbi, kannab need tähtaegade nimekirja ning tuletab aegsasti meelde.
• Ostu tšekid: Enne iga otsust lugege läbi lepingu tekst ise. AI näitab asukohta.
• Väljund: tähtaegade loend koos meeldetuletuste ja asukohtadega.

Ostmisest maksmiseks: kus tehisintellekt aitab protsessis

Vajadusest makseni on ostmine alles keskel. Tabelis on näidatud, kes millises etapis töötab ja kus AI valmistub.

Programmid ja andmeteed: ühendus kasutatavaga

In purchasing, the data is in several places. The table lists the usual cases. Selgitame enne pakkumise tegemist, millist võimalust teie süsteem pakub.

Nimed on orienteerumise eesmärgil ega tähenda partnerlust. Kui süsteem ei paku liidest, töötame ekspordi ja impordiga, jälgitava kausta või meiliga.

Ühendus asendamise asemel

Te ei vaja uut ostutarkvara ega uut tarnijate portaali ja me ei paku ka. AI töötab koos teie ERP-ga ja loeb seal ja postkastides olevat teavet.

• Your ERP remains leading. Tellimused ja põhiandmed muutuvad ainult seal ja ainult teie inimeste kaudu.
• Your suppliers don’t have to change anything. Pakkumised ja kinnitused saadate nagu varem e-posti või portaali kaudu.
• Üks protsess teise järel. Alustame sammuga, näiteks tellimuse kinnitustega, ja laseme sellel eelmise töö kõrvalt kulgeda.
• Supplier management without new software. Hinnangud, tähtajad ja kuupäevad luuakse nende andmete põhjal, mis on teie ostu ülevaates juba olemas.

Väljaanded ja reeglid

Purchasing is about money and contracts. Seetõttu otsustame enne alustamist, mida tehisintellektil on lubatud teha.

• Tellimuse vabastamine: vastavalt summale ja kulukohale, kuidas te sellega täna toime tulete. The AI creates drafts, it never orders itself.
• Tarnija kapten: Pangaandmete või aadressi muutmine tuleks alati teha teise isikuga ja päringuid teha teadaoleva kontaktikanali kaudu.
• Framework contracts and calls: Tehisintellekt kontrollib kõnesid raamlepingu koguse, tähtaja ja hinna suhtes ning annab teada, kui limiit on täis.
• Tolerantsid: Saate määrata, milliseid koguse, hinna ja tähtaja kõrvalekaldeid AI ainult teatab ja millised esitab selgituste saamiseks.
• Tingimused: AI teatab kinnitustes viited kolmandate osapoolte tingimustele. Ostmine otsustab, kas nõustuda või vaidlustada.
• Protokoll: Iga ettepanek salvestatakse koos allika, aja ja otsusega.

Hankeseadus kehtib ka avalik-õiguslike tellijate kohta: Saksamaal seda GWB ja VgV, Austrias seda 2018. aasta föderaalne hankeseadus, Šveitsis föderaalne ja kantoni hankeseadus. Lepite oma tellijaga kokku, milline roll võib tehisintellektil hankeprotsessis olla. Lisaks kehtib GDPR kontaktisikute isikuandmetele: tellimuse töötlemise leping (artikkel 28) ja töötlemine EL-is. See ülevaade on üldine teave, mitte juriidiline nõuanne.

Andmed: tarnijad, kaubad ja hinnad

Võrdluste kvaliteet sõltub andmetest, millega tehisintellekt töötab.

• Tarnija meister ja artiklimeister: Dubleerivad tarnijad, puuduvad ühikud ja aegunud kaubanumbrid moonutavad iga võrdlust. Seetõttu vaatame esmalt põhiandmeid.
• Hinna ajalugu: Varasemad hinnad ja tasemed on pakkumiste ja kinnituste võrdlusaluseks. Seal, kus need on ainult Excelis, loeme neid sealt.
• Ostutingimused ja raamlepingud: teadmiste allikana koos viitega, et iga tehisintellekti tehtud avaldus osutaks lepingus olevale kohale.
• Andmekaitse: Tarnijate kontaktisikud on isikuandmed. Töötleme seda EL-is asuvates serverites, näitame tehisintellektile ainult seda, mida see vajab, ning määrame koos teiega salvestusperioodi ja kustutamise. Rohkem allpool AI ja andmekaitse.

Oma programmid ostmiseks

Mõned asjad ei puudu ERP-s, vaid enne või kõrval. Kui standardtooted ei sobi, loome need oma programmidena:

• Nõudluse aruandlusrakendus töökodadele ja ladudele: Skaneerige kaubad või öelge, mis on puudu, sõnum saadetakse struktureeritult ostuosakonda.
• Rakenduse jagamine: Tellimused ja arved kinnitamiseks koos kõrvalekalletega lühidalt, kinnitatud mobiiltelefonis.
• Tarnijate portaal teie väiksematele tarnijatele: Kinnitused ja kohtumised lihtsal kujul e-kirjade asemel, ilma suurt süsteemi kasutamata.

Need programmid täiendavad teie ERP-d, mitte ei asenda seda. Lisateavet selle kohta allpool Rakenduste arendamine.

Kust alustada

Need kolm küsimust aitavad hindamisel:

1. Kui palju tellimuste kinnitusi ja pakkumisi teie ostuosakond nädalas kontrollib ja kui palju neist käsitsi?
2. Millist ERP-d või kaubahaldust te kasutate ning kas hinnakirjad ja lepingud on seal või failides?
3. Milline samm võtab kõige rohkem aega: pakkumiste võrdlemine, kinnituste kontrollimine või kohtumiste jälgimine?

Kui kirjutate meile vastused, siis ütleme teile, milline protsess on kõigepealt seda väärt ja mis tuleb teie ostuga jätta. Alustame eelneva töö kõrvalt testoperatsiooniga.