Oddelki · Nabava AI pri nabavi: primerjava ponudb, preverjanje potrditev in roki

Nabavne naloge: pregled šestih procesov

To so tipični procesi, ne projekti strank. V vsakem primeru AI pripravi in ​​označi, kupec pa preveri in se odloči. Članek se poglobi v posamezne operacije in njihove omejitve Primerjajte ponudbe in preverite potrditve z AI.

1. Spremenite poročila o povpraševanju v naročila

Zahteve prihajajo kot klici, opombe, e-pošta ali glasovna sporočila iz delavnice, skladišča in oddelkov.

• Vhod: poročilo o zahtevah v poljubni obliki, z ali brez številke artikla.
• AI pripravi: prepozna artikel, količino in želeni datum, artikel dodeli vašemu artiklu in želenemu dobavitelju ter vpraša kaj manjka.
• Nakupni čeki: dodelitev in sprosti naročilo, če to zahteva vaša omejitev zneska.
• Izhod: osnutek naročila v ERP.

2. Pridobite in primerjajte ponudbe dobaviteljev

Ponudbe je redko mogoče neposredno primerjati: druge enote, stopnjevane cene, dobavne pogoje, plačilne pogoje in veljavnost.

• Vhod: ponudbe kot PDF ali e-pošto in vaše povpraševanje z želenimi pozicijami.
• AI pripravi: odčitava pozicije, pretvarja enote in merila na skupno osnovo ter eno poleg druge postavlja ceno, količino, dobavne pogoje, dobavni rok in plačilni rok. Česar ponudnik ni ponudil, je označeno.
• Nakupni čeki: poravnavo in se odloči, s kom se bo pogajal. AI ​​ne bo predlagal doplačila, ki ga ne razumete.
• Izhod: primerjalno tabelo s sklici na vsako številko.

3. Preverite potrditve naročila glede na naročilo

Dobavitelji z veseljem potrdijo nekaj drugačnega od naročenega: kasnejši datum, drugačna cena, delna dobava.

• Vhod: potrditev naročila in naročilo iz ERP.
• AI pripravi: primerja artikle, količino, ceno, enoto in datum, poudari vsa neskladja in izpostavi sklicevanja na določila in pogoje tretjih oseb, ki bi lahko bila v nasprotju z vašimi nakupnimi pogoji.
• Nakupni čeki: morebitna odstopanja in jih razjasniti pri dobavitelju oziroma sprejeti.
• Izhod: “potrjeno” v ERP ali povpraševanje kot osnutek dobavitelju.

4. Sledite datumom dostave

Tisti, ki čakajo na blago, sprašujejo, a običajno le takrat, ko ga primanjkuje.

• Vhod: potrjene datume, poročila o pošiljanju in status pošiljke.
• AI pripravi: prepoznava naročila, ki se jim bliža ali prestavlja rok in oblikuje povpraševanje dobavitelja.
• Nakupni čeki: oblikovanje in se odloči, ali obstaja povpraševanje, alternativa ali informacije, potrebne za proizvodnjo.
• Izhod: seznam terminov s semaforji in povpraševanja pripravljen za pošiljanje.

5. Ocena dobavitelja iz obstoječih podatkov

Kako zanesljiv je dobavitelj, povedo že vaši podatki: dobavni roki, reklamacije, spremembe cen.

• Vhod: Naročila, blagajne in reklamacije iz ERP.
• AI pripravi: Koda iz podatkov izračuna ključne številke, kot so zanesljivost dostave, stopnja pritožb in razvoj cen. AI to uporablja, da napiše kratek opis za vsakega dobavitelja in poda številke, na katere se opira.
• Nakupni čeki: ocena, preden se prelije v razprave ali odločitve.
• Izhod: pregled dobavitelja za letne razprave.

6. Pazite na pogodbe, potrdila in roke

Potečejo okvirne pogodbe, potečejo odpovedni roki, potrdila in dokazila o zavarovanju postanejo neveljavna.

• Vhod: Pogodbe, potrdila in dokazila vaših dobaviteljev.
• AI pripravi: prebere termin, odpovedni rok, fiksno ceno in rok veljavnosti, jih vpiše v seznam rokov in pravočasno opomni.
• Nakupni čeki: Pred vsako odločitvijo preberite samo besedilo pogodbe. AI prikazuje lokacijo.
• Izhod: seznam rokov z opomniki in lokacijami.

Purchase to Pay: kjer AI pomaga pri procesu

Od potrebe do plačila je nakup šele na sredini. Tabela prikazuje, kdo dela v katerem koraku in kje se AI pripravlja.

Programi in podatkovne poti: povezava s tem, kar uporabljate

Pri nabavi so podatki na več mestih. V tabeli so navedeni običajni primeri. Pred ponudbo bomo razjasnili, katero možnost ponuja vaš sistem.

Imena služijo za orientacijo in ne pomenijo partnerstva. Kadar sistem nima vmesnika, uporabimo izvoz in uvoz, spremljano mapo ali e-pošto.

Povezava namesto zamenjave

Ne potrebujete nove programske opreme za nabavo ali novega portala za dobavitelje, mi pa ne ponujamo niti enega niti drugega. Umetna inteligenca deluje skupaj z vašim ERP in bere, kaj je tam in v nabiralnikih.

• Vaš ERP ostaja vodilni. Naročila in matični podatki se spreminjajo samo tam in samo prek vaših ljudi.
• Vašim dobaviteljem ni treba ničesar spreminjati. Ponudbe in potrditve pošiljate tako kot do sedaj preko elektronske pošte ali portala.
• En proces za drugim. Začnemo s korakom, kot so potrditve naročil, in pustimo, da teče skupaj s prejšnjim delom.
• Vodenje dobaviteljev brez nove programske opreme. Ocene, roki in datumi so ustvarjeni iz podatkov, ki jih že imate v pregledu, ki ga prebere vaš nakup.

Odobritve in pravila

Pri nakupu gre za denar in pogodbe. Zato določimo, kaj lahko AI naredi, preden začnemo.

• Sprostitev naročila: glede na znesek in stroškovno mesto, kako to ravnate danes. AI ustvarja osnutke, nikoli ne naroča sam.
• Glavni dobavitelj: Spremembe bančnih podatkov ali naslova vedno opravite z drugo osebo, poizvedbe pa je treba opraviti prek znanega kontaktnega kanala.
• Okvirne pogodbe in razpisi: Umetna inteligenca preverja klice glede na količino, rok in ceno okvirne pogodbe ter poroča, ko je dosežen limit.
• Tolerance: Vi določite, katera odstopanja v količini, ceni in roku AI samo poroča in katera predstavi v pojasnilo.
• Pogoji in določila: AI poroča o sklicevanju na pogoje tretjih oseb v potrditvah. Nakup odloča o sprejemu ali ugovoru.
• Dnevnik: Vsak predlog se zabeleži skupaj z virom, časom in odločitvijo.

Zakon o javnih naročilih velja tudi za javne naročnike: v Nemčiji to GWB in VgV, v Avstriji tisto Zvezni zakon o javnih naročilih iz leta 2018, v Švici zvezni in kantonalni zakon o javnih naročilih. Strinjali se boste s svojim naročnikom, da določite, kakšno vlogo ima lahko umetna inteligenca v postopku javnega naročanja. Poleg tega GDPR velja za osebne podatke kontaktnih oseb: pogodbo o obdelavi naročila (28. člen) in obdelavo v EU. Ta pregled je splošna informacija in ne pravni nasvet.

Podatki: dobavitelji, artikli in cene

Kakovost primerjav je odvisna od podatkov, s katerimi dela AI.

• Glavni dobavitelj in glavni član: Podvojeni dobavitelji, manjkajoče enote in zastarele številke artiklov popačijo vsako primerjavo. Zato najprej pogledamo glavne podatke.
• Zgodovina cen: Prejšnje cene in stopnje so merilo za ponudbe in potrditve. Kjer so le v Excelu, jih od tam beremo.
• Nabavni pogoji in okvirni sporazumi: kot vir znanja z referenco, tako da vsaka izjava AI kaže na mesto v pogodbi.
• Varstvo podatkov: Kontaktne osebe pri dobaviteljih so osebni podatki. Obdelujemo ga na strežnikih v EU, AI samo pokažemo, kaj potrebuje, in z vami določimo obdobje hrambe in izbrisa. Več spodaj AI in varstvo podatkov.

Lastni programi za nakup

Nekatere stvari ne manjkajo v ERP, ampak pred ali zraven. Te gradimo kot lastne programe, če standardni izdelki ne ustrezajo:

• Aplikacija za poročanje o povpraševanju za delavnice in skladišča: Skenirajte artikle ali povejte, kaj manjka, sporočilo se strukturirano pošlje v nabavni oddelek.
• Aplikacija za skupno rabo: Naročila in računi za odobritev z odstopanji na prvi pogled, potrjeni na vašem mobilnem telefonu.
• Portal dobaviteljev za vaše manjše dobavitelje: Potrditve in naročanje v preprosti obliki namesto v elektronski pošti, brez uporabe velikega sistema.

Ti programi dopolnjujejo vaš ERP, ne nadomeščajo ga. Več o tem spodaj Razvoj aplikacij.

Kje začeti

Ta tri vprašanja pomagajo pri oceni:

1. Koliko potrditev naročil in ponudb preveri vaša nabavna služba na teden in koliko od tega ročno?
2. Kateri ERP ali merchandise management uporabljate in ali so ceniki in pogodbe tam ali v datotekah?
3. Kateri korak vzame največ časa: primerjava ponudb, preverjanje potrditev ali sledenje terminom?

Če nam napišete odgovore, vam bomo povedali, kateri postopek se najprej splača in kaj morate pustiti pri nakupu. Ob predhodnem delu začnemo s testnim obratovanjem.