Afdelingen · Inkoop Inkoop automatiseren met AI: offertes vergelijken, orderbevestigingen controleren en termijnen naleven

Inkooptaken: zes processen op een rij

Dit zijn gebruikelijke processen, geen klantprojecten. In elk proces bereidt AI voor en markeert, en controleert en beslist een inkoper. Het artikel Offertes vergelijken en bevestigingen controleren met AI gaat dieper in op de afzonderlijke toepassingen en hun grenzen.

1. Bestelverzoeken omzetten in bestellingen

Verzoeken komen mondeling, als notitie, per e-mail of als gesproken bericht uit de werkplaats, het magazijn en andere afdelingen.

• Invoer: het bestelverzoek in welke vorm dan ook, met of zonder artikelnummer.
• AI bereidt voor: herkent het artikel, de hoeveelheid en de gewenste datum, koppelt het artikel aan uw artikelstamgegevens en de voorkeursleverancier en vraagt om ontbrekende informatie.
• Inkoop controleert: de koppeling en keurt de bestelling goed voor zover uw bedraglimiet dat vereist.
• Uitvoer: een conceptbestelling in het ERP.

2. Leveranciersoffertes opvragen en vergelijken

Offertes zijn zelden direct te vergelijken: andere eenheden, staffelprijzen, leveringsvoorwaarden, betalingstermijnen en geldigheidsduur.

• Invoer: de offertes als PDF of e-mail en uw aanvraag met de gewenste posten.
• AI bereidt voor: leest de posten, rekent eenheden en staffels om naar een gemeenschappelijke basis en zet prijs, hoeveelheid, leveringsvoorwaarden, levertijd en betalingstermijn naast elkaar. Wat een leverancier niet heeft aangeboden, wordt gemarkeerd.
• Inkoop controleert: de vergelijking en beslist met wie wordt onderhandeld. AI stelt geen gunning voor die u niet kunt navolgen.
• Uitvoer: een vergelijkingstabel met een bronverwijzing bij elk getal.

3. Orderbevestigingen vergelijken met de bestelling

Leveranciers bevestigen regelmatig iets wat licht afwijkt van de bestelling: een latere datum, een andere prijs of een deellevering.

• Invoer: de orderbevestiging en de bestelling uit het ERP.
• AI bereidt voor: vergelijkt artikel, hoeveelheid, prijs, eenheid en datum, licht elke afwijking uit en wijst op verwijzingen naar andere algemene voorwaarden die in strijd kunnen zijn met uw inkoopvoorwaarden.
• Inkoop controleert: elke afwijking en heldert die met de leverancier op of accepteert die.
• Uitvoer: ‘bevestigd’ in het ERP of een conceptvraag aan de leverancier.

4. Leverdata volgen

Wie op goederen wacht, doet navraag, maar meestal pas als de tijd begint te dringen.

• Invoer: de bevestigde data, verzendberichten en zendingsstatus.
• AI bereidt voor: herkent bestellingen waarvan de leverdatum nadert of verschuift en stelt een conceptvraag aan de leverancier op.
• Inkoop controleert: het concept en beslist of navraag, een alternatief of informatie aan de productie nodig is.
• Uitvoer: een overzicht van leverdata met stoplichtkleuren en vragen die klaarstaan om te versturen.

5. Leveranciersbeoordeling op basis van bestaande gegevens

Hoe betrouwbaar een leverancier is, blijkt al uit uw gegevens: leverdata, klachten en prijswijzigingen.

• Invoer: bestellingen, goederenontvangsten en klachten uit het ERP.
• AI bereidt voor: code berekent kengetallen zoals leverbetrouwbaarheid, klachtenpercentage en prijsontwikkeling uit de gegevens. AI schrijft op basis daarvan een korte beschrijving per leverancier en noemt de cijfers waarop die is gebaseerd.
• Inkoop controleert: de beoordeling voordat die wordt gebruikt in gesprekken of beslissingen.
• Uitvoer: een leveranciersoverzicht voor jaargesprekken.

6. Contracten, certificaten en termijnen bewaken

Raamcontracten lopen af, opzegtermijnen verstrijken en certificaten en verzekeringsbewijzen verliezen hun geldigheid.

• Invoer: contracten, certificaten en bewijsstukken van uw leveranciers.
• AI bereidt voor: leest de looptijd, opzegtermijn, geldigheid van de prijsafspraak en vervaldatum, neemt die op in een termijnenlijst en herinnert u tijdig.
• Inkoop controleert: vóór elke beslissing zelf de contracttekst. AI toont de bronpassage.
• Uitvoer: een termijnenlijst met herinneringen en bronverwijzingen.

Purchase to Pay: waar AI in het proces helpt

Van behoefte tot betaling zit inkoop alleen in het midden van het proces. De tabel laat zien wie bij welke stap betrokken is en waar AI voorbereidt.

Programma's en gegevensstromen: koppeling met wat u gebruikt

Bij inkoop staan de gegevens op meerdere plekken. De tabel noemt de gebruikelijke situaties. Welke mogelijkheid uw systeem biedt, bepalen we voordat we een offerte uitbrengen.

De namen dienen ter oriëntatie en wijzen niet op een partnerschap. Als een systeem geen koppeling biedt, werken wij met export en import, een bewaakte map of e-mail.

Koppelen in plaats van vervangen

U heeft geen nieuwe inkoopsoftware en geen nieuw leveranciersportaal nodig. Wij bieden beide ook niet aan. AI werkt naast uw ERP en leest wat daar en in de inboxen staat.

• Uw ERP blijft leidend. Bestellingen en stamgegevens worden alleen daar gewijzigd en alleen door uw mensen.
• Uw leveranciers hoeven niets te veranderen. Ze sturen offertes en bevestigingen zoals voorheen per e-mail of via een portaal.
• Eén proces tegelijk. We beginnen met één stap, bijvoorbeeld de orderbevestigingen, en laten die eerst naast de bestaande werkwijze draaien.
• Leveranciersbeheer zonder nieuwe software. Beoordelingen, termijnen en data worden samengesteld uit de gegevens die u al heeft, in een overzicht voor uw inkoopafdeling.

Goedkeuringen en regels

Bij inkoop gaat het om geld en contracten. Daarom leggen we vóór de start vast wat AI mag doen.

• Goedkeuring van bestellingen: op basis van bedrag en kostenplaats, zoals u dat nu doet. AI maakt concepten aan en bestelt nooit zelf.
• Leveranciersstamgegevens: wijzigingen in bankgegevens of adres altijd met een tweede persoon en navraag via een bekende contactmogelijkheid.
• Raamcontracten en afroepbestellingen: AI controleert afroepbestellingen op hoeveelheid, looptijd en prijs van het raamcontract en meldt wanneer een grens is bereikt.
• Toleranties: u bepaalt welke afwijkingen in hoeveelheid, prijs en datum AI alleen meldt en welke AI voorlegt om op te helderen.
• Algemene voorwaarden: AI meldt verwijzingen naar andere voorwaarden in bevestigingen. Inkoop beslist over aanvaarding of bezwaar.
• Logboek: Elk voorstel wordt vastgelegd met bron, tijdstip en beslissing.

Voor publieke opdrachtgevers geldt daarnaast het aanbestedingsrecht: in Duitsland het GWB en de VgV, in Oostenrijk de Federale aanbestedingswet 2018, in Zwitserland het aanbestedingsrecht van de federatie en de kantons. Welke rol AI in een aanbestedingsprocedure mag spelen, stemt u af met uw aanbestedingsdienst. Daarnaast geldt de AVG voor persoonsgegevens van contactpersonen: een verwerkersovereenkomst (Art. 28) en verwerking in de EU. Dit overzicht is algemene informatie en geen juridisch advies.

Gegevens: leveranciers, artikelen en prijzen

De kwaliteit van de vergelijkingen hangt af van de gegevens waarmee AI werkt.

• Leveranciersstamgegevens en artikelstamgegevens: dubbele leveranciers, ontbrekende eenheden en verouderde artikelnummers vertekenen elke vergelijking. Daarom bekijken we eerst de stamgegevens.
• Prijshistorie: eerdere prijzen en staffels vormen de maatstaf voor offertes en bevestigingen. Als ze alleen in Excel staan, lezen we ze daaruit.
• Inkoopvoorwaarden en raamcontracten: als kennisbron met bronverwijzing, zodat elke uitspraak van AI naar een passage in het contract verwijst.
• Gegevensbescherming: gegevens van contactpersonen bij leveranciers zijn persoonsgegevens. We verwerken ze op servers in de EU, laten AI alleen zien wat nodig is en bepalen de bewaartermijn en verwijdering samen met u. Meer bij AI en gegevensbescherming.

Eigen programma's voor inkoop

Sommige functies ontbreken niet in het ERP zelf, maar ervoor of ernaast. Die bouwen we als eigen programma's als standaardproducten niet passen:

• Bestelverzoek-app voor werkplaats en magazijn: artikelen scannen of zeggen wat er ontbreekt. Het verzoek gaat gestructureerd naar inkoop.
• Goedkeuringsapp: bestellingen en facturen ter goedkeuring, met afwijkingen in één oogopslag zichtbaar, te bevestigen op de telefoon.
• Leveranciersportaal voor uw kleinere leveranciers: bevestigingen en data in een eenvoudig formulier in plaats van e-mails, zonder dat zij een groot systeem hoeven te bedienen.

Deze programma's vullen uw ERP aan, ze vervangen het niet. Meer hierover bij Appontwikkeling.

Waar u begint

Deze drie vragen helpen bij de inschatting:

1. Hoeveel orderbevestigingen en offertes controleert uw inkoopafdeling per week, en hoeveel daarvan handmatig?
2. Welk ERP of voorraadbeheersysteem gebruikt u en staan prijslijsten en contracten daarin of in bestanden?
3. Welke stap kost de meeste tijd: offertes vergelijken, bevestigingen controleren of leverdata volgen?

Als u ons de antwoorden stuurt, vertellen we u welk proces als eerste loont en wat bij uw inkoopafdeling moet blijven. We beginnen met een proef naast het bestaande werk.