Odjeli · Nabava Automatizacija nabave uz AI: usporedba ponuda, provjera potvrda i poštovanje rokova

Zadaci u nabavi: pregled šest procesa

Ovo su tipični procesi, a ne projekti za klijente. U svakom AI priprema i označava, a stručnjakinja ili stručnjak za nabavu provjerava i odlučuje. Pojedinačne primjene i njihova ograničenja detaljnije obrađuje članak Usporedba ponuda i provjera potvrda uz AI.

1. Pretvaranje zahtjeva za nabavu u narudžbe

Potrebe stižu usmeno, u bilješci, e-poruci ili glasovnoj poruci iz radionice, skladišta i odjela.

• Ulaz: zahtjev za nabavu u bilo kojem obliku, s brojem artikla ili bez njega.
• AI priprema: prepoznaje artikl, količinu i željeni rok, povezuje artikl s Vašim matičnim podacima o artiklima i preferiranim dobavljačem te traži podatke koji nedostaju.
• Nabava provjerava: povezivanje i odobrava narudžbu ako to zahtijeva Vaš vrijednosni prag.
• Izlaz: nacrt narudžbe u ERP-u.

2. Prikupljanje i usporedba ponuda dobavljača

Ponude se rijetko mogu izravno usporediti: različite jedinice, cijene po količinskim razredima, uvjeti isporuke, rokovi plaćanja i valjanost.

• Ulaz: ponude u PDF‑u ili e-poruci i Vaš upit sa željenim stavkama.
• AI priprema: čita stavke, preračunava jedinice i količinske cjenovne razrede na zajedničku osnovu te usporedno prikazuje cijenu, količinu, uvjete isporuke, vrijeme isporuke i rok plaćanja. Označava ono što dobavljač nije ponudio.
• Nabava provjerava: usporedbu i odlučuje s kim će pregovarati. AI ne predlaže dodjelu posla čije razloge ne možete razumjeti.
• Izlaz: usporedna tablica s mjestom u izvoru za svaki broj.

3. Provjera potvrda narudžbi u odnosu na narudžbu

Dobavljači često potvrde nešto malo drukčije od naručenog: kasniji rok, drugu cijenu ili djelomičnu isporuku.

• Ulaz: potvrda narudžbe i narudžba iz ERP-a.
• AI priprema: uspoređuje artikl, količinu, cijenu, jedinicu i rok, ističe svako odstupanje i upozorava na upućivanja na tuđe poslovne uvjete koji bi mogli biti u suprotnosti s Vašim uvjetima nabave.
• Nabava provjerava: svako odstupanje te ga razjašnjava s dobavljačem ili prihvaća.
• Izlaz: oznaka „potvrđeno” u ERP-u ili nacrt dodatnog upita dobavljaču.

4. Praćenje rokova isporuke

Onaj tko čeka robu raspituje se o njoj, ali uglavnom tek kad počne ponestajati vremena.

• Ulaz: potvrđeni rokovi, obavijesti o otpremi i status pošiljke.
• AI priprema: prepoznaje narudžbe čiji se rok približava ili pomiče i sastavlja nacrt upita dobavljaču.
• Nabava provjerava: nacrt i odlučuje treba li poslati upit, pronaći alternativu ili obavijestiti proizvodnju.
• Izlaz: popis rokova s oznakama u bojama semafora i upiti spremni za slanje.

5. Ocjenjivanje dobavljača iz postojećih podataka

Koliko je dobavljač pouzdan već je vidljivo iz Vaših podataka: rokova isporuke, reklamacija i promjena cijena.

• Ulaz: narudžbe, prijami robe i reklamacije iz ERP-a.
• AI priprema: kod iz podataka izračunava pokazatelje poput poštovanja rokova isporuke, udjela reklamacija i kretanja cijena. AI na temelju toga piše kratak opis svakog dobavljača i navodi brojke na koje se oslanja.
• Nabava provjerava: ocjenu prije nego što se upotrijebi u razgovorima ili odlučivanju.
• Izlaz: pregled dobavljača za godišnje razgovore.

6. Pregled ugovora, certifikata i rokova

Okvirni ugovori istječu, rokovi za otkaz prolaze, a certifikati i dokazi o osiguranju prestaju vrijediti.

• Ulaz: ugovori, certifikati i dokazi Vaših dobavljača.
• AI priprema: čita trajanje ugovora, rok za otkaz, razdoblje fiksne cijene i datum isteka, unosi ih u popis rokova i pravodobno podsjeća.
• Nabava provjerava: sam tekst ugovora prije svake odluke. AI prikazuje mjesto u izvoru.
• Izlaz: popis rokova s podsjetnicima i mjestima u izvoru.

Purchase to Pay: gdje AI pomaže u procesu

Od potrebe do plaćanja nabava sudjeluje samo u sredini procesa. Tablica prikazuje tko radi u kojem koraku i gdje AI obavlja pripremu.

Programi i tokovi podataka: povezivanje s onim što upotrebljavate

U nabavi se podaci nalaze na više mjesta. Tablica navodi uobičajene slučajeve. Koji način povezivanja nudi Vaš sustav razjašnjavamo prije ponude.

Nazivi služe za orijentaciju i ne podrazumijevaju partnerstvo. Ako sustav nema sučelje, koristimo izvoz i uvoz, nadziranu mapu ili e-poštu.

Povezivanje umjesto zamjene

Ne trebate novi softver za nabavu ni novi portal za dobavljače, a mi ne nudimo ni jedno ni drugo. AI radi uz Vaš ERP i čita ono što se nalazi u njemu i u pretincima e-pošte.

• Vaš ERP ostaje glavni sustav. Narudžbe i matični podaci mijenjaju se samo ondje i to čine samo Vaši zaposlenici.
• Vaši dobavljači ne moraju ništa mijenjati. Ponude i potvrde šalju e-poštom ili putem portala kao i dosad.
• Jedan proces za drugim. Počinjemo jednim korakom, primjerice potvrdama narudžbi, i najprije ga provodimo usporedno s dosadašnjim radom.
• Upravljanje dobavljačima bez novog softvera. Ocjene, rokovi i termini nastaju iz podataka koje već imate, u pregledu koji čita Vaša nabava.

Odobrenja i pravila

U nabavi je riječ o novcu i ugovorima. Zato prije početka utvrđujemo što AI smije raditi.

• Odobravanje narudžbi: prema iznosu i troškovnom mjestu, onako kako to radite danas. AI izrađuje nacrte, nikada ne naručuje samostalno.
• Matični podaci o dobavljačima: promjene bankovnih podataka ili adrese uvijek uz provjeru druge osobe i dodatni upit putem poznatog kontaktnog kanala.
• Okvirni ugovori i narudžbe na temelju njih: AI provjerava te narudžbe prema količini, trajanju i cijeni iz okvirnog ugovora te javlja kad je dosegnuto ograničenje.
• Dopuštena odstupanja: Vi određujete koja odstupanja u količini, cijeni i roku AI samo prijavljuje, a koja dostavlja na razjašnjenje.
• Poslovni uvjeti: AI prijavljuje upućivanja na tuđe uvjete u potvrdama. O prihvaćanju ili prigovoru odlučuje nabava.
• Evidencija: Svaki prijedlog bilježi se s izvorom, vremenom i odlukom.

Za javne naručitelje dodatno se primjenjuju propisi o javnoj nabavi: u Njemačkoj GWB i VgV, u Austriji Savezni zakon o javnoj nabavi iz 2018., a u Švicarskoj propisi o nabavi na saveznoj i kantonalnoj razini. Koju ulogu AI smije imati u postupku nabave usuglasite sa svojim nadležnim tijelom za nabavu. Osim toga, GDPR se primjenjuje na osobne podatke kontaktnih osoba: ugovor o obradi osobnih podataka (Art. 28) i obrada u EU-u. Ovaj pregled pruža opće informacije i nije pravni savjet.

Podaci: dobavljači, artikli i cijene

Kvaliteta usporedbi ovisi o podacima s kojima AI radi.

• Matični podaci o dobavljačima i artiklima: dvostruki unosi dobavljača, jedinice koje nedostaju i zastarjeli brojevi artikala iskrivljuju svaku usporedbu. Zato najprije pregledavamo matične podatke.
• Povijest cijena: prijašnje cijene i količinski cjenovni razredi mjerilo su za ponude i potvrde. Ako se nalaze samo u programu Excel, čitamo ih odande.
• Uvjeti nabave i okvirni ugovori: kao izvor znanja s navedenim mjestom u izvoru, kako bi svaka tvrdnja AI‑ja upućivala na određeno mjesto u ugovoru.
• Zaštita podataka: podaci o kontaktnim osobama kod dobavljača osobni su podaci. Obrađujemo ih na poslužiteljima u EU-u, AI‑ju prikazujemo samo ono što mu je potrebno te s Vama određujemo trajanje pohrane i brisanje. Više na stranici AI i zaštita podataka.

Posebno razvijeni programi za nabavu

Neke funkcije ne nedostaju u ERP-u, nego u koracima prije njega ili uz njega. Njih izrađujemo kao posebno razvijene programe kada standardni proizvodi ne odgovaraju:

• Aplikacija za zahtjeve za nabavu iz radionice i skladišta: skenirajte artikl ili recite što nedostaje, a strukturirani zahtjev stiže nabavi.
• Aplikacija za odobravanje: narudžbe i računi za odobrenje s odstupanjima vidljivima na prvi pogled, uz potvrdu na mobitelu.
• Portal za Vaše manje dobavljače: potvrde i rokovi u jednostavnom obrascu umjesto u e-porukama, bez potrebe za radom u velikom sustavu.

Ti programi dopunjuju Vaš ERP, ne zamjenjuju ga. Više na stranici Razvoj aplikacija.

Odakle krenuti

Ova tri pitanja pomažu u procjeni:

1. Koliko potvrda narudžbi i ponuda Vaša nabava provjerava tjedno i koliko od toga ručno?
2. Koji ERP ili sustav za upravljanje robom upotrebljavate i nalaze li se cjenici i ugovori u njemu ili u datotekama?
3. Koji korak oduzima najviše vremena: usporedba ponuda, provjera potvrda ili praćenje rokova?

Ako nam pošaljete odgovore, reći ćemo Vam koji se proces najprije isplati automatizirati i što mora ostati Vašoj nabavi. Počinjemo probnim radom usporedno s dosadašnjim radom.