Ukratko
- Prikladni su poslovi unosa i pridruživanja: evidentiranje ulaznih računa, usporedba isprava s narudžbenicom i otpremnicom, predlaganje kontiranja, pridruživanje plaćanja otvorenim stavkama i priprema opomena za plaćanje.
- Vaš knjigovodstveni softver ostaje. Povezujemo se putem sučelja koja nudi (primjerice paketa knjiženja, API-ja, izvoza ili e-pošte) i ništa ne zamjenjujemo.
- Ljudi kontiraju, knjiže i odobravaju plaćanja. AI izrađuje prijedloge, bilježi ih, a ispravci Vašeg tima ulaze u sljedeće prijedloge.
- Izvorna isprava ostaje nepromijenjena, a svaki je korak sljediv. Pravila urednog knjigovodstva i dalje vrijede: u Njemačkoj GoBD, u Austriji BAO, a u Švicarskoj Zakon o obveznim odnosima.
Automatizacija knjigovodstva: pregled sedam zadataka
To su tipični procesi, a ne projekti za klijente. U svakom AI priprema i predlaže, a knjigovotkinja ili knjigovođa provjerava i odlučuje. Više pojedinosti pronaći ćete u člancima Automatizacija ulaznih računa i Prepoznavanje isprava i kontiranje uz AI, a o obvezi u članku Elektronički račun.
1. Evidentiranje i provjera ulaznih računa
Računi stižu e-poštom, kao PDF, kao e-račun, poštom ili s portala dobavljača, svaki drukčije strukture.
- Ulaz: poštanski sandučić knjigovodstva, skenirani dokumenti i e-računi u strukturiranom formatu.
- AI priprema: izdvaja dobavljača, broj računa, datum, stavke, iznose, porezne stope i rok plaćanja, prepoznaje dvostruke račune i promijenjen IBAN u odnosu na matične podatke dobavljača te izrađuje prijedlog knjiženja. Kod e-računa čita podatke izravno iz datoteke, a ne sa slike.
- Knjigovodstvo provjerava: svako označeno odstupanje i svaku nesigurnu vrijednost.
- Izlaz: nacrt računa u Vašem knjigovodstvenom softveru ili procesu obrade računa, a izvorna isprava nepromijenjena u arhivu.
2. Usporedba isprava s narudžbenicom i otpremnicom
Usporedba narudžbenice, otpremnice i računa oduzima vrijeme čim se pojave razlike u količinama, cijenama ili djelomičnim isporukama.
- Ulaz: račun, narudžbenica iz ERP-a i otpremnica ili knjiženje prijama robe.
- AI priprema: uspoređuje artikl, količinu i cijenu, prepoznaje djelomične isporuke te navodi svako odstupanje s retcima iz kojih potječe.
- Knjigovodstvo provjerava: odstupanja. Pitanja cijena nabava razjašnjava s dobavljačem, a knjigovodstvo odobrava tek nakon toga.
- Izlaz: preporuka „podudara se“ ili popis odstupanja koji se šalje nabavi ili skladištu.
3. Predlaganje kontiranja
Konto, troškovno mjesto i porezna šifra često slijede obrazac koji postoji samo u glavi iskusne kolegice.
- Ulaz: pročitani račun, Vaš kontni plan i dosadašnja knjiženja tog dobavljača.
- AI priprema: predlaže konto, troškovno mjesto i poreznu šifru, navodi razlog („kao kod ranijih računa ovog dobavljača“) i označava što je novo.
- Knjigovodstvo provjerava: potvrđuje ili mijenja. Svaka se promjena pamti.
- Izlaz: kontirani knjigovodstveni stavak za odobrenje.
4. Pridruživanje plaćanja otvorenim stavkama
Opisi plaćanja na bankovnom izvodu rijetko su uredni: dio broja računa, zbirno plaćanje, umanjenje za skonto.
- Ulaz: bankovni izvod kao datoteka ili izvoz te popis otvorenih stavki.
- AI priprema: pridružuje plaćanja računima, prepoznaje zbirna i djelomična plaćanja te skonto i označava ono što ne može pouzdano pridružiti.
- Knjigovodstvo provjerava: nesigurna pridruživanja.
- Izlaz: prijedlog pridruživanja i aktualan popis otvorenih stavki.
5. Priprema opomena za plaćanje
Slanje opomena za plaćanje često se odgađa jer najprije treba pregledati svaki slučaj.
- Ulaz: popis stavki s prekoračenim rokom plaćanja i povijest klijenta s ranijim navikama plaćanja, otvorenim reklamacijama i dogovorima.
- AI priprema: izrađuje nacrt podsjetnika na plaćanje ili opomene za plaćanje prema stupnju opominjanja i tonu koje Vi odredite te zadržava slučaj ako postoji reklamacija ili dogovor o obročnom plaćanju.
- Knjigovodstvo provjerava: svaki nacrt. Nijedna se opomena za plaćanje ne šalje bez odobrenja.
- Izlaz: nacrti opomena za plaćanje spremni za slanje i bilješka na kontu klijenta.
6. Putni troškovi i ostali troškovi zaposlenika
Isprave stižu kao fotografije, u e-porukama i mapama, često tek nakon nekoliko tjedana.
- Ulaz: fotografije isprava, podaci o kilometraži i izvod kreditne kartice.
- AI priprema: čita isprave, pridružuje kategorije, provjerava prema Vašem pravilniku o troškovima zaposlenika i prijavljuje isprave koje nedostaju.
- Knjigovodstvo provjerava: iznimke i odstupanja od pravilnika. Čovjek odlučuje vrijedi li iznimka.
- Izlaz: provjeren obračun za knjiženje.
7. Priprema mjesečnog zaključka
Prije zaključka obično još nešto nedostaje: isprava, plaćanje, vremensko razgraničenje.
- Ulaz: knjiženja za taj mjesec, otvorene stavke i vremenska razgraničenja prethodnog mjeseca.
- AI priprema: sastavlja popis isprava koje nedostaju, neproknjiženih plaćanja i neuobičajenih odstupanja u odnosu na prethodni mjesec te predlaže vremenska razgraničenja s obrazloženjem.
- Knjigovodstvo provjerava: svako knjiženje. AI ne knjiži samostalno.
- Izlaz: popis za zaključak i nacrt komentara za upravu.
Programi i sučelja: povezivanje s onime što koristite
Programi koje upotrebljavate određuju put podataka. Tablica prikazuje uobičajene slučajeve. Koje sučelje Vaš program doista nudi, razjašnjavamo prije ponude na temelju dokumentacije proizvođača.
| Program | Što se razmjenjuje | Pristup |
|---|---|---|
| DATEV (primjerice paketi knjiženja i prijenos isprava) | Isprave i prijedlozi knjiženja ulaze, konta i troškovna mjesta izlaze | Paketi knjiženja u formatu DATEV i prijenos slika isprava, ako ih Vaš porezni savjetnik upotrebljava |
| BMD i RZL (Austrija) | Knjiženja, isprave i matični podaci | Sučelja programa za uvoz i izvoz |
| Abacus i Bexio (Švicarska) | Dužnici, vjerovnici i knjiženja | Sučelje programa ili uvoz datoteke |
| Lexware, lexoffice, sevdesk | Isprave, računi i knjiženja | Sučelje (API) ili izvoz i uvoz |
| ERP i sustav za upravljanje robom | Narudžbenice, prijami robe, matični podaci dobavljača | API, upit bazi podataka ili izvoz |
| Upravljanje dokumentima i arhiv | Izvorne isprave i zapisi | Pohrana s poveznicom u knjiženju |
| E‑račun (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol) | strukturirani podaci računa | čitaju se izravno iz datoteke, pogledajte Elektronički račun |
Nazivi služe za orijentaciju i ne podrazumijevaju partnerstvo. Ako program nema sučelje, koristimo izvoz i uvoz, nadziranu mapu ili e-poštu.
Povezivanje umjesto zamjene
Ne trebate novi knjigovodstveni program, a mi ga ni ne nudimo. AI djeluje prije Vašeg softvera: priprema isprave i izrađuje prijedloge, a softver i dalje knjiži kao i dosad.
- Vaš program ostaje glavni sustav. Knjiži se samo u njemu. AI nikada ne upisuje podatke mimo postojeće evidencije knjiženja.
- Vaš porezni savjetnik radi kao i dosad. Prijenos podataka, brojevi isprava i procesi mijenjaju se samo ako Vi to želite.
- Jedan proces za drugim. Počinjemo jednim korakom, primjerice ulaznim računima, i najprije ga provodimo usporedno s dosadašnjim radom prije nego što nešto zamijeni.
- Povratak na prethodni način rada ostaje moguć. Izvorne isprave i knjiženja nalaze se u Vašim sustavima. Bez AI‑ja Vaše knjigovodstvo nastavlja raditi kao prije.
Odobrenja i urednost knjigovodstva
Knjigovodstvo mora biti sljedivo, uključujući i za potrebe poreznog nadzora. Zato prije početka određujemo tko o čemu odlučuje.
- Tko kontira: AI predlaže, čovjek potvrđuje. Za pouzdane standardne slučajeve Vaš tim nakon testnog razdoblja može odrediti da se prijedlozi provjeravaju na uzorku. Do tada AI radi u načinu izrade nacrta.
- Tko odobrava plaćanje: prema Vašim iznosnim pragovima i načelu kontrole dviju osoba. AI nikada sam ne odobrava plaćanje niti pokreće bankovni prijenos.
- Promjene IBAN-a i matičnih podataka dobavljača: uvijek uz drugu osobu i dodatnu provjeru poznatim komunikacijskim kanalom. Krivotvoreni računi s promijenjenim bankovnim podacima raširen su oblik prijevare.
- Dvostruki računi: prepoznaju se prema dobavljaču, broju, iznosu i datumu te označavaju, a ne brišu.
- Zapis: svaki se prijedlog bilježi s izvorom, vremenom i odlukom, uključujući osobu koja ga je potvrdila ili promijenila.
- Izvorna isprava i dokumentacija postupaka: isprava ostaje nepromijenjena. Za Vašu dokumentaciju postupaka opisujemo u kojim koracima sudjeluje AI.
Tablica za orijentaciju navodi najvažnije izvore. Koja pravila vrijede za Vašu tvrtku, ovisi o pravnom obliku, zemlji i djelatnosti.
| Država | Osnova | Što je ključno |
|---|---|---|
| Njemačka | GoBD Saveznog ministarstva financija i § 147 AO | Knjige i isprave moraju biti sljedive, potpune, točne, pravodobne, uredne i nepromjenjive. § 147 AO uređuje čuvanje i pristup porezne uprave podacima |
| Austrija | § 131 BAO i § 132 BAO | Knjige i evidencije moraju se voditi potpuno, točno i pravodobno. U pravilu se moraju čuvati sedam godina |
| Švicarska | Zakon o obveznim odnosima, Art. 957 ff. i Uredba o poslovnim knjigama | Uredno vođenje knjiga i isprava, čuvanje poslovnih knjiga i knjigovodstvenih isprava deset godina (Art. 958f OR) |
Uz to se GDPR primjenjuje na podatke dobavljača, klijenata i zaposlenika: ugovor o obradi osobnih podataka sa svakim pružateljem (Art. 28) i obrada u EU-u. S Vašim poreznim savjetnikom razjasnite treba li korak koji provodi AI opisati u dokumentaciji postupaka i na koji način. Ovaj pregled pruža opće informacije i nije pravni ni porezni savjet.
Podaci: matični podaci, kontni plan i ispravci
Kvaliteta prijedloga ovisi o podacima s kojima AI radi.
- Temelj su Vaši matični podaci: matični podaci dobavljača, kontni plan, troškovna mjesta i porezne šifre. Ako su nepotpuni ili udvostručeni, i prijedlozi će biti loši. Zato ih najprije pregledavamo.
- Ispravci kao izvor učenja: svaki se ispravak Vašeg tima pamti i ulazi kao primjer ili pravilo u sljedeće prijedloge koje možete pregledati.
- Testni rad uz redoviti posao: proces najprije radi usporedno, a prijedloge uspoređujemo s onime što je Vaš tim stvarno proknjižio.
- Zaštita podataka: računi samostalnih poduzetnika i podaci zaposlenika osobni su podaci. Obrađujemo ih na poslužiteljima u EU-u, AI‑ju pokazujemo samo ono što mu je potrebno za taj korak, a rok pohrane i brisanje dogovaramo s Vama. Više u članku AI i zaštita podataka.
Vlastite aplikacije i programi za knjigovodstvo
Neke funkcije ne nedostaju u knjigovodstvenom softveru, nego u koracima prije njega. Za njih izrađujemo zasebne programe ako standardni proizvodi ne odgovaraju:
- Aplikacija za isprave na terenu i gradilištu: snimite fotografiju, iznos i dobavljač se pročitaju, a isprava završi u odgovarajućoj mapi umjesto u pretincu za rukavice.
- Aplikacija za odobravanje za upravu: računi za plaćanje s odstupanjima i vezom s narudžbenicom na jednom mjestu, potvrđeni ili vraćeni putem mobitela.
- Aplikacija za troškove zaposlenika i blagajničku knjigu: evidentiranje izdataka, fotografiranje isprava, vođenje blagajničke knjige, uz provjeru prema Vašem pravilniku.
Ovi programi dopunjuju Vaš knjigovodstveni softver, ne zamjenjuju ga. Više o tome u člancima Razvoj aplikacija i Razvoj softvera.
Odakle krenuti
Ova tri pitanja pomažu u procjeni:
- Koliko ulaznih računa Vaše knjigovodstvo obrađuje mjesečno i kojim kanalima stižu (e-pošta, pošta, portal, e-račun)?
- U kojem programu knjižite i preuzima li Vaš porezni savjetnik Vaše podatke?
- Koji korak Vašem timu oduzima najviše vremena: evidentiranje, kontiranje, pridruživanje ili slanje opomena za plaćanje?
Ako nam napišete odgovore, reći ćemo Vam koji se proces najprije isplati uvesti i što mora ostati u nadležnosti Vašeg tima. Počinjemo testnim radom usporedno s dosadašnjim poslom.
Izvori
- Njemačka: § 147 AO (pravila urednog čuvanja dokumentacije), § 257 HGB (čuvanje dokumentacije); GoBD: dopis Saveznog ministarstva financija o načelima urednog vođenja knjiga u elektroničkom obliku
- Austrija: § 131 BAO, § 132 BAO
- Švicarska: Zakon o obveznim odnosima, Art. 957 do 958f, i Uredba o poslovnim knjigama
- EU: Uredba (EU) 2016/679 (GDPR), Art. 28: EUR-Lex