Avdelinger · Regnskap AI i regnskap: automatiser kvitteringer, fakturaer og purreprosesser

Automatiser regnskap: syv oppgaver på et øyeblikk

Dette er typiske prosesser, ikke kundeprosjekter. I hvert tilfelle forbereder og foreslår AI, og en regnskapsfører sjekker og bestemmer. Mer informasjon finner du under Automatiser innkommende fakturaer og Dokumentgjenkjenning og kontotildeling med AI, til plikt under E‑faktura.

1. Registrer og kontroller innkommende fakturaer

Fakturaer kommer via e-post, som PDF, som e-faktura, per post eller fra leverandørportaler, hver strukturert forskjellig.

• Inngang: regnskapspostkassen, skanninger og e-fakturaer i et strukturert format.
• AI forbereder: leser leverandør, fakturanummer, dato, posisjoner, beløp, avgiftssatser og betalingsbetingelser, gjenkjenner duplikatfakturaer og endret IBAN i forhold til leverandørmaster og lager et bestillingsforslag. For e-fakturaer leser den dataene direkte fra filen og ikke fra et bilde.
• Regnskapssjekker: hvert markant avvik og hver usikre verdi.
• Utgang: et utkast til faktura i regnskapsprogramvaren eller i fakturaarbeidsflyten, originaldokumentet uendret i arkivet.

2. Sammenlign kvitteringer med ordre og følgeseddel

Å sammenligne bestillinger, følgesedler og fakturaer tar tid dersom mengder, priser eller delleveranser avviker.

• Inngang: fakturaen, bestillingen fra ERP og følgeseddelen eller varekvitteringsbestillingen.
• AI forbereder: sammenligner varer, mengde og pris, oppdager delleveranser og lister opp hvert avvik med linjene det kommer fra.
• Regnskapssjekker: avvikene. Han avklarer prisspørsmål Innkjøp hos leverandøren frigir regnskapsavdelingen det først i etterkant.
• Utgang: anbefalingen er "riktig" eller en avviksliste som går til innkjøp eller lager.

3. Foreslå kontotilordning

Konto, kostnadssted og skattekode følger ofte et mønster som kun sitter i hodet på den erfarne kollegaen.

• Inngang: fakturaen du leser, din kontoplan og leverandørens tidligere bestillinger.
• AI forbereder: foreslår konto, kostnadssted og skattekode, oppgir årsaken («som ved tidligere fakturaer fra denne leverandøren») og fremhever det som er nytt.
• Regnskapssjekker: bekrefter eller endrer. Hver endring noteres.
• Utgang: en regnskapsført bestillingspost for utgivelse.

4. Tilordne betalinger til åpne varer

Formål på kontoutskriften er sjelden klare: et fragment av fakturanummeret, en samlet betaling, en rabatt fratrukket.

• Inngang: kontoutskriften som en fil eller eksport og listen over åpne poster.
• AI forbereder: tilordner betalinger til fakturaer, anerkjenner kollektive og delbetalinger samt rabatter og markerer det den ikke kan tildele med sikkerhet.
• Regnskapssjekker: de usikre oppdragene.
• Utgang: et oppgaveforslag og gjeldende liste over åpne elementer.

5. Forbered påminnelser

Påminnelser blir ofte utsatt fordi alle saker må ses på først.

• Inngang: listen over forfalte varer og kundehistorikken med tidligere betalingsatferd, utestående klager og avtaler.
• AI forbereder: utformer betalingspåminnelser eller purringer på nivå og tone du angir og holder sak dersom det foreligger en klage eller avdragsavtale.
• Regnskapssjekker: hvert utkast. Ingen påminnelse går ut uten godkjenning.
• Utgang: Utkast til påminnelser om å sende og en merknad på kundekontoen.

6. Reisekostnader og utgifter

Kvitteringer kommer som bilder, i e-post og i mapper, ofte uker senere.

• Inngang: Kvitteringsbilder, kjørelengdedetaljer og kredittkortutskrift.
• AI forbereder: Leser kvitteringene, tildeler kategorier, kontrollerer utgiftspolicyen din og rapporterer manglende kvitteringer.
• Regnskapssjekker: Unntak og avvik fra policyen. En person bestemmer om det gjelder unntak.
• Utgang: en bekreftet erklæring for bestilling.

7. Utarbeid månedsregnskap

Det er vanligvis noe som mangler før lukking: en kvittering, en betaling, en periodisering.

• Inngang: månedens bestillinger, åpne varer og periodiseringen av forrige måned.
• AI forbereder: oppretter en liste over manglende kvitteringer, uposterte betalinger og merkbare avvik fra forrige måned og foreslår periodiseringer med begrunnelse.
• Regnskapssjekker: hver bestilling. AI bestiller ikke seg selv.
• Utgang: en endelig liste og et utkast til kommentar til ledelsen.

Programmer og grensesnitt: tilkobling til det du bruker

Hvilke programmer du bruker bestemmer banen til dataene. Tabellen viser de vanlige tilfellene. Før vi gir et tilbud, vil vi avklare hvilket grensesnitt programmet ditt faktisk tilbyr basert på produsentens dokumentasjon.

Navnene er for orienteringsformål og betyr ikke et partnerskap. Der et program ikke tilbyr et grensesnitt, jobber vi med eksport og import, en overvåket mappe eller e-post.

Tilkobling i stedet for utskifting

Du trenger ikke et nytt regnskapsprogram, og vi tilbyr ikke noe. AI sitter foran programvaren din: Den forbereder kvitteringer og gir forslag, programvaren fortsetter å bestille som før.

• Programmet ditt forblir i forkant. Du kan bare bestille der. AI ignorerer aldri bookingbeholdningen.
• Skatterådgivningen din fungerer som før. Overlevering, dokumentnummer og prosesser endres kun hvis du ønsker det.
• Den ene prosessen etter den andre. Vi starter med et trinn, for eksempel de innkommende fakturaene, og lar det løpe ved siden av det forrige arbeidet før vi erstatter noe.
• Veien tilbake er fortsatt åpen. Originale kvitteringer og bestillinger er i systemene dine. Uten AI vil regnskapet ditt fortsette å fungere som før.

Godkjenninger og regularitet

Regnskap skal være forståelig, også når det gjelder skatterevisjon. Derfor bestemmer vi før start hvem som bestemmer hva.

• Hvem har kontoer: AI antyder, bekrefter et menneske. For sikre standardtilfeller kan teamet ditt bestemme etter en testfase at forslag skal sjekkes tilfeldig. Inntil da vil AI‑en fungere i designmodus.
• Hvem godkjenner betaling: i henhold til beløpsgrensene dine og i henhold til fire-øyne-prinsippet. AI frigjør aldri en betaling selv og starter ikke en overføring.
• Endringer i IBAN og leverandørmaster: alltid med en annen person og forespørsler via en kjent kontaktkanal. Falske fakturaer med endrede bankdetaljer er en vanlig svindel.
• Dupliserte fakturaer: gjenkjennes og merkes av leverandør, antall, beløp og dato, ikke slettet.
• Protokoll: Hvert forslag registreres med kilde, tidspunkt og beslutning, inkludert personen som godkjente eller endret det.
• Originalkvittering og prosedyredokumentasjon: Kvitteringen forblir uendret. For prosessdokumentasjonen beskriver vi hvilke trinn AI er involvert i.

Tabellen viser de viktigste veiledningskildene. Hvilke regler som gjelder for din virksomhet avhenger av juridisk form, land og bransje.

GDPR gjelder data fra leverandører, kunder og ansatte: en kontrakt for ordrebehandling med hver leverandør (artikkel 28) og behandling i EU. Rådfør deg med skatterådgiveren din for å finne ut om et AI‑trinn må beskrives i prosedyredokumentasjonen og hvordan. Denne oversikten er generell informasjon og ikke juridisk eller skattemessig rådgivning.

Data: stamdata, kontoplan og rettelser

Kvaliteten på forslagene avhenger av dataene AI arbeider med.

• Grunnlaget er masterdataene dine: Leverandørmaster, kontoplan, kostnadssteder og skattenøkler. Hvis de er ufullstendige eller dupliserte, vil forslagene også være dårlige. Det er derfor vi skal se på dem først.
• Rettelser som læringskilde: Hver rettelse laget av teamet ditt blir notert og brukes som eksempel eller regel i de neste forslagene du kan se.
• Testdrift ved siden av arbeid: Prosessen går i utgangspunktet parallelt og vi sammenligner forslagene med det teamet ditt faktisk har bestilt.
• Databeskyttelse: Fakturaer fra enkeltpersonforetak og ansattes data er personopplysninger. Vi behandler dem på servere i EU, viser bare AI‑en hva den trenger for trinnet og bestemmer lagringsperioden og slettingen med deg. Mer nedenfor AI og databeskyttelse.

Egne apper og programmer for regnskap

Noen ting mangler ikke i regnskapsprogramvaren, men fra før. Vi bygger disse som våre egne programmer hvis standardprodukter ikke passer:

• Kvitteringsapp for feltservice og byggeplass: Ta bilde, beløp og leverandør leses, kvitteringen havner i riktig mappe i stedet for i hanskerommet.
• Utgivelsesapp for administrasjon: Fakturaer for betaling med avvik og ordrereferanse på et øyeblikk, bekreftet eller returnert på din mobiltelefon.
• Utgifts- og kassebok-app: Registrer utgifter, fotografer kvitteringer, hold kassebøker, med sjekker mot retningslinjene dine.

Disse programmene utfyller regnskapsprogramvaren din, ikke erstatter den. Mer om dette nedenfor Apputvikling og Programvareutvikling.

Hvor du begynner

Disse tre spørsmålene hjelper med vurderingen:

1. Hvor mange innkommende fakturaer behandler regnskapsavdelingen din hver måned, og hvordan kommer de fram (e-post, post, portal, e-faktura)?
2. Hvilket program bestiller du med og tar skatterådgivning over dataene dine?
3. Hvilket trinn koster teamet ditt mest tid: registrering, regnskap, tildeling eller purring?

Hvis du skriver svarene til oss, vil vi fortelle deg hvilken prosess som er verdt det først og hva som må forbli hos teamet ditt. Vi starter med en testoperasjon ved siden av det tidligere arbeidet.