Skyriai · Apskaita AI apskaitoje: automatizuokite kvitus, sąskaitas faktūras ir mokėjimo procesus

Automatizuokite apskaitą: septynios užduotys vienu žvilgsniu

Tai yra tipiniai procesai, o ne klientų projektai. Kiekvienu atveju AI ruošia ir siūlo, o buhalteris patikrina ir nusprendžia. Daugiau informacijos rasite žemiau Automatizuoti gaunamas sąskaitas faktūras ir Dokumentų atpažinimas ir paskyros priskyrimas naudojant AI, pareigas pagal E‑sąskaita.

1. Įrašykite ir patikrinkite gaunamas sąskaitas faktūras

Sąskaitos faktūros gaunamos el. paštu, PDF formatu, e. sąskaita faktūra, paštu arba iš tiekėjų portalų, kurių kiekviena susisteminta skirtingai.

• Įėjimas: buhalterinės apskaitos pašto dėžutę, nuskaitymus ir el. sąskaitas struktūrizuotu formatu.
• AI ruošia: nuskaito tiekėją, sąskaitos numerį, datą, pozicijas, sumas, mokesčių tarifus ir mokėjimo terminus, atpažįsta pasikartojančias sąskaitas ir pasikeitusį IBAN, palyginti su tiekėjo pagrindiniu, ir sukuria rezervacijos pasiūlymą. Elektroninių sąskaitų faktūrų atveju ji nuskaito duomenis tiesiai iš failo, o ne iš paveikslėlio.
• Apskaitos patikrinimai: kiekvienas ryškus nuokrypis ir kiekviena neapibrėžta vertė.
• Išvestis: sąskaitos faktūros projektą savo apskaitos programoje arba sąskaitų faktūrų darbo eigoje, originalus dokumentas nepakeistas archyve.

2. Palyginkite kvitus su užsakymu ir važtaraščiu

Užsakymų, važtaraščių ir sąskaitų palyginimas užtrunka, jei skiriasi kiekiai, kainos ar daliniai pristatymai.

• Įėjimas: sąskaitą faktūrą, užsakymą iš ERP ir važtaraštį arba prekių gavimo užsakymą.
• AI ruošia: lygina prekes, kiekį ir kainą, aptinka dalinius pristatymus ir išvardija kiekvieną neatitikimą su eilutėmis, iš kurių jis ateina.
• Apskaitos patikrinimai: nukrypimus. Jis paaiškina kainodaros klausimus Pirkimas su tiekėju, buhalterija tik po to išleidžia.
• Išvestis: rekomendacija yra „teisinga“ arba nukrypimų sąrašas, kuris eina į pirkimą ar sandėlį.

3. Pasiūlykite paskyros priskyrimą

Sąskaita, išlaidų centras ir mokesčių kodas dažnai vadovaujasi modeliu, kuris yra tik patyrusio kolegos galvoje.

• Įėjimas: jūsų perskaityta sąskaita faktūra, jūsų sąskaitų planas ir ankstesni tiekėjo užsakymai.
• AI ruošia: pasiūlo sąskaitą, išlaidų centrą ir mokesčių kodą, nurodo priežastį („kaip ir ankstesnėse šio tiekėjo sąskaitose faktūrose“) ir pabrėžia, kas naujo.
• Apskaitos patikrinimai: patvirtina arba keičia. Kiekvienas pakeitimas yra pažymėtas.
• Išvestis: apskaitinis užsakymo įrašas, skirtas išleidimui.

4. Priskirkite mokėjimus atidarytoms prekėms

Tikslai banko ataskaitoje retai būna aiškūs: sąskaitos faktūros numerio fragmentas, kolektyvinis mokėjimas, išskaičiuota nuolaida.

• Įėjimas: sąskaitos išrašas kaip failas arba eksportas ir atidarytų straipsnių sąrašas.
• AI ruošia: priskiria mokėjimus sąskaitoms faktūroms, pripažįsta kolektyvinius ir dalinius mokėjimus bei nuolaidas ir pažymi tai, ko negali užtikrintai priskirti.
• Apskaitos patikrinimai: neaiškios užduotys.
• Išvestis: užduoties pasiūlymas ir dabartinis atidarytų elementų sąrašas.

5. Paruoškite priminimus

Priminimai dažnai atidedami, nes kiekvieną atvejį reikia išnagrinėti iš pradžių.

• Įėjimas: pradelstų prekių sąrašas ir klientų istorija su ankstesniais mokėjimais, neišspręstais skundais ir sutartimis.
• AI ruošia: rengia mokėjimo priminimus arba priminimus jūsų nurodytu lygiu ir tonu ir nagrinėja bylą, jei yra skundas ar susitarimas dėl įmokų.
• Apskaitos patikrinimai: kiekvienas juodraštis. Joks priminimas neišeina be patvirtinimo.
• Išvestis: Priminimų juodraštis ir pastaba kliento paskyroje.

6. Kelionės išlaidos ir išlaidos

Kvitai gaunami kaip nuotraukos, el. laiškuose ir aplankuose, dažnai po savaičių.

• Įėjimas: Kvito nuotraukos, rida ir kredito kortelės ataskaita.
• AI ruošia: Skaito kvitus, priskiria kategorijas, tikrina jūsų išlaidų politiką ir praneša apie trūkstamus kvitus.
• Apskaitos patikrinimai: Išimtys ir nukrypimai nuo politikos. Asmuo nusprendžia, ar taikoma išimtis.
• Išvestis: patvirtintas užsakymo pareiškimas.

7. Parengti mėnesio finansines ataskaitas

Prieš uždarant dažniausiai kažko trūksta: kvito, mokėjimo, kaupimo.

• Įėjimas: mėnesio užsakymus, atvirus elementus ir praėjusio mėnesio sukauptas sumas.
• AI ruošia: sukuria trūkstamų kvitų, neregistruotų mokėjimų ir pastebimų nukrypimų nuo praėjusio mėnesio sąrašą ir siūlo sukauptus su priežastimis.
• Apskaitos patikrinimai: kiekvienas užsakymas. AI neužsisako savęs.
• Išvestis: galutinis sąrašas ir komentarų projektas vadovybei.

Programos ir sąsajos: ryšys su tuo, ką naudojate

Kokias programas naudojate, priklauso duomenų kelias. Lentelėje pateikiami įprasti atvejai. Prieš pateikdami pasiūlymą, pagal gamintojo dokumentaciją išsiaiškinsime, kokią sąsają iš tikrųjų siūlo jūsų programa.

Vardai yra orientaciniai ir nereiškia partnerystės. Kai programa nepasiūlo sąsajos, dirbame su eksportu ir importu, stebimu aplanku arba el.

Sujungimas vietoj pakeitimo

Jums nereikia naujos apskaitos programos, o mes nesiūlome. AI yra priešais jūsų programinę įrangą: ji parengia kvitus ir teikia pasiūlymus, programinė įranga ir toliau rezervuoja kaip anksčiau.

• Jūsų programa išlieka priešakyje. Užsisakyti galite tik ten. AI niekada nepaiso rezervavimo inventoriaus.
• Jūsų mokesčių patarimai veikia kaip anksčiau. Perdavimas, dokumentų numeriai ir procesai keičiasi tik tada, kai to norite.
• Vienas procesas po kito. Pradedame nuo veiksmo, pavyzdžiui, gaunamų sąskaitų faktūrų, ir leidžiame jam veikti kartu su ankstesniu darbu, prieš ką nors pakeisdami.
• Kelias atgal lieka atviras. Originalūs kvitai ir užsakymai yra jūsų sistemose. Be AI jūsų apskaita ir toliau veiks kaip anksčiau.

Patvirtinimai ir reguliarumas

Apskaita turi būti suprantama, įskaitant mokesčių auditą. Todėl prieš startą nusprendžiame, kas ką nuspręs.

• Kas atsiskaito: AI siūlo, žmogus patvirtina. Saugiais standartiniais atvejais jūsų komanda po bandymo etapo gali nuspręsti, kad pasiūlymai bus tikrinami atsitiktine tvarka. Iki tol AI veiks projektavimo režimu.
• Kas patvirtina mokėjimą: pagal jūsų kiekio limitus ir vadovaudamiesi keturių akių principu. AI niekada neatlieka mokėjimo ir neinicijuoja pervedimo.
• IBAN ir tiekėjo pagrindinio kodo pakeitimai: visada su antruoju asmeniu ir užklausas žinomu kontaktiniu kanalu. Suklastotos sąskaitos faktūros su pakeistais banko duomenimis yra dažna sukčiai.
• Pasikartojančios sąskaitos faktūros: yra atpažįstami ir pažymėti tiekėju, numeriu, suma ir data, neištrinami.
• Protokolas: Kiekvienas pasiūlymas įrašomas su jo šaltiniu, laiku ir sprendimu, įskaitant asmenį, kuris jį patvirtino arba pakeitė.
• Kvito originalas ir procesiniai dokumentai: Kvitas lieka nepakitęs. Proceso dokumentacijoje aprašome, kuriuos veiksmus atlieka AI.

Lentelėje pateikiami svarbiausi rekomendacijų šaltiniai. Kokios taisyklės taikomos jūsų verslui, priklauso nuo teisinės formos, šalies ir pramonės šakos.

BDAR taikomas tiekėjų, klientų ir darbuotojų duomenims: užsakymo apdorojimo sutartis su kiekvienu tiekėju (28 straipsnis) ir apdorojimas ES. Pasitarkite su mokesčių konsultantu, kad sužinotumėte, ar dirbtinio intelekto veiksmas turi būti aprašytas jūsų procedūriniuose dokumentuose ir kaip tai padaryti. Ši apžvalga yra bendra informacija, o ne teisinė ar mokesčių konsultacija.

Duomenys: pagrindiniai duomenys, sąskaitų planas ir pataisymai

Pasiūlymų kokybė priklauso nuo duomenų, su kuriais dirba dirbtinis intelektas.

• Pagrindas yra jūsų pagrindiniai duomenys: Tiekėjo vadovas, sąskaitų planas, išlaidų centrai ir mokesčių raktai. Jei jie yra neišsamūs arba pasikartoja, pasiūlymai taip pat bus blogi. Štai kodėl mes pirmiausia pažvelgsime į juos.
• Pataisymai kaip mokymosi šaltinis: Kiekvienas jūsų komandos atliktas pataisymas yra pažymėtas ir naudojamas kaip pavyzdys arba taisyklė kituose pasiūlymuose, kuriuos galite peržiūrėti.
• Bandomasis veikimas kartu su darbu: Iš pradžių procesas vyksta lygiagrečiai ir mes palyginame pasiūlymus su tuo, ką jūsų komanda iš tikrųjų užsakė.
• Duomenų apsauga: Individualių įmonių sąskaitos faktūros ir darbuotojų duomenys yra asmens duomenys. Mes apdorojame juos ES serveriuose, AI parodome tik tai, ko jam reikia žingsniui, ir kartu su jumis nustatome saugojimo ir ištrynimo laikotarpį. Daugiau žemiau AI ir duomenų apsauga.

Nuosavos programėlės ir programos buhalterinei apskaitai

Kai kurių dalykų trūksta ne buhalterinėje programoje, o iš anksčiau. Kuriame jas kaip savo programas, jei standartiniai produktai netinka:

• Lauko aptarnavimo ir statybvietės kvito programėlė: Nufotografuokite, nuskaitoma suma ir tiekėjas, kvitas atsiduria reikiamame aplanke, o ne pirštinių skyriuje.
• Išleiskite programą, skirtą valdyti: Apmokėjimo sąskaitos faktūros su nukrypimais ir užsakymo nuoroda iš pirmo žvilgsnio, patvirtintos arba grąžintos mobiliuoju telefonu.
• Išlaidų ir kasos knygos programėlė: Įrašykite išlaidas, nufotografuokite kvitus, veskite kasos knygas ir patikrinkite, ar jie atitinka jūsų nurodymus.

Šios programos papildo jūsų apskaitos programinę įrangą, o ne ją pakeičia. Daugiau apie tai žemiau Programėlių kūrimas ir Programinės įrangos kūrimas.

Kur pradedi

Šie trys klausimai padeda vertinti:

1. Kiek gaunamų sąskaitų faktūrų jūsų buhalterija apdoroja kiekvieną mėnesį ir kaip jos gaunamos (el. paštu, paštu, portale, el. sąskaita)?
2. Su kokia programa užsisakote ir ar mokesčių konsultacijos perima jūsų duomenis?
3. Kuris žingsnis jūsų komandai kainuoja daugiausiai laiko: įrašymas, apskaita, paskyrimas ar įspėjimas?

Jei parašysite mums atsakymus, mes jums pasakysime, kuris procesas yra vertas pirmiausia ir kas turi likti jūsų komandai. Pradedame nuo bandomosios operacijos kartu su ankstesniu darbu.