Na kratko
- Dobri kandidati so pisanje in naloge: vnos prejetih računov, primerjava računov z naročili in dobavnicami, predlaganje nalog, razporejanje plačil na odprte postavke in priprava opominov.
- Vaša računovodska programska oprema ostaja. Povezujemo se prek vmesnikov, ki jih ponuja (npr. sklad rezervacij, API, izvoz ali e-pošta) in ne zamenjamo ničesar.
- Račune obračunavajo, knjižijo in sprostijo v plačilo ljudje. AI daje predloge, jih beleži in popravki vaše ekipe so vključeni v naslednje predloge.
- Originalni račun ostane nespremenjen in vsak korak je sledljiv. Še naprej veljajo pravila pravilnosti, v Nemčiji GoBD, v Avstriji BAO, v Švici Obligacijski zakonik.
Avtomatizirajte računovodstvo: sedem nalog na prvi pogled
To so tipični procesi, ne projekti strank. V vsakem primeru AI pripravi in predlaga, računovodja pa preveri in odloči. Dodatne informacije najdete pod Avtomatizirajte dohodne račune in Prepoznavanje dokumentov in dodelitev računov z AI, do dolžnosti pod E‑račun.
1. Evidentirajte in preverjajte prejete račune
Računi prihajajo po e-pošti, kot PDF, kot e-račun, po pošti ali s portalov dobaviteljev, vsak je strukturiran drugače.
- Vhod: predal računovodstva, skene in e-račune v strukturirani obliki.
- AI pripravi: prebere dobavitelja, številko računa, datum, pozicije, zneske, davčne stopnje in plačilne pogoje, prepozna podvojene račune in spremenjen IBAN v primerjavi z glavnim dobaviteljem ter izdela predlog rezervacije. Pri e-računih podatke bere direktno iz datoteke in ne iz slike.
- Računovodski pregledi: vsako izrazito odstopanje in vsako negotovo vrednost.
- Izhod: osnutek računa v vaši računovodski programski opremi ali v delovnem toku računa, originalni dokument nespremenjen v arhivu.
2. Primerjajte račune z naročilom in dobavnico
Primerjava naročil, dobavnic in računov zahteva čas, če se količine, cene ali delne dobave razlikujejo.
- Vhod: račun, naročilo iz ERP in dobavnico ali knjiženje blagajne.
- AI pripravi: primerja artikle, količino in ceno, zazna delne dobave in vsako neskladje navede z linijami, iz katerih prihaja.
- Računovodski pregledi: odstopanja. Pojasnjuje vprašanja glede cen Nakupovanje pri dobavitelju ga računovodstvo sprosti šele naknadno.
- Izhod: priporočilo je »pravilno« ali seznam odstopanj, ki gre v nabavo ali skladišče.
3. Predlagajte dodelitev računa
Račun, stroškovno mesto in davčna številka pogosto sledijo vzorcu, ki je le v glavi izkušenega sodelavca.
- Vhod: račun, ki ste ga prebrali, vaš kontni načrt in prejšnje dobaviteljeve rezervacije.
- AI pripravi: predlaga konto, stroškovno mesto in davčno številko, navede razlog (»kot pri prejšnjih računih tega dobavitelja«) in poudari, kaj je novega.
- Računovodski pregledi: potrdi ali spremeni. Vsaka sprememba je zabeležena.
- Izhod: evidentiran zapis rezervacije za sprostitev.
4. Plačila dodelite odprtim postavkam
Nameni na bančnem izpisku so redko jasni: delček številke računa, zbirno plačilo, odšteti popust.
- Vhod: izpisek kot datoteka ali izvoz ter seznam odprtih postavk.
- AI pripravi: pripiše plačila na račune, prepozna zbirna in delna plačila ter popuste in označi tisto, česar ne more z gotovostjo pripisati.
- Računovodski pregledi: negotove naloge.
- Izhod: predlog dodelitve in trenutni seznam odprtih postavk.
5. Pripravite opomnike
Opomini se pogosto prelagajo, ker je treba vsak primer najprej preučiti.
- Vhod: seznam zapadlih artiklov in zgodovino strank s preteklostjo plačil, nerešenimi reklamacijami in dogovori.
- AI pripravi: oblikuje opomnike za plačilo ali opomnike na ravni in tonu, ki ga določite, ter zadrži primer, če obstaja pogodba o pritožbi ali obrokih.
- Računovodski pregledi: vsak osnutek. Noben opomnik ne izide brez odobritve.
- Izhod: Osnutek opomnikov za pošiljanje in opomba v računu stranke.
6. Potni stroški in izdatki
Računi prispejo kot fotografije, v e-pošti in v mapah, pogosto tedne kasneje.
- Vhod: Fotografije računa, podatki o kilometrini in izpisek kreditne kartice.
- AI pripravi: Bere potrdila, dodeljuje kategorije, preverja vašo politiko stroškov in poroča o manjkajočih potrdilih.
- Računovodski pregledi: Izjeme in odstopanja od Politike. Oseba se odloči, ali velja izjema.
- Izhod: overjeno izjavo za rezervacijo.
7. Pripravite mesečne računovodske izkaze
Običajno pred zaključkom nekaj manjka: potrdilo, plačilo, časovna razmejitev.
- Vhod: mesečne rezervacije, odprte postavke in časovne razmejitve prejšnjega meseca.
- AI pripravi: oblikuje seznam manjkajočih prejemkov, neknjiženih plačil in opaznih odstopanj od preteklega meseca ter predlaga časovne razmejitve z razlogi.
- Računovodski pregledi: vsaka rezervacija. AI ne rezervira sam.
- Izhod: končni seznam in osnutek komentarja za vodstvo.
Programi in vmesniki: povezava s tem, kar uporabljate
Which programs you use determines the path of the data. V tabeli so navedeni običajni primeri. Pred izdelavo ponudbe bomo na podlagi dokumentacije proizvajalca razčistili, kateri vmesnik dejansko ponuja vaš program.
| Program | Kaj se izmenjuje | Pristop |
|---|---|---|
| DATEV (npr. serija rezervacij in prenos dokumentov) | Prejemki in predlogi za rezervacije noter, računi in stroškovna mesta zunaj | Knjiženje paketov v formatu DATEV in prenos slik računov, če jih vaše davčno svetovanje uporablja |
| BMD in RZL (Avstrija) | Rezervacije, potrdila in glavni podatki | Uvozni in izvozni vmesniki programov |
| Abacus in Bexio (Švica) | Dolžniki, upniki in rezervacije | Programski vmesnik ali uvoz datoteke |
| Lexware, lexoffice, sevdesk | Računi, računi in rezervacije | Vmesnik (API) ali izvoz in uvoz |
| ERP in sistem za blagovno poslovanje | Naročila, prevzem blaga, glavni dobavitelj | API, poizvedba v podatkovni zbirki ali izvoz |
| Upravljanje dokumentov in arhiv | Izvirna potrdila in protokoli | Vložitev s sklicem na rezervacijo |
| E‑račun (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol) | strukturirane podatke o računih | prebrati neposredno iz datoteke, glej E‑račun |
Imena služijo za orientacijo in ne pomenijo partnerstva. Kadar program nima vmesnika, uporabimo izvoz in uvoz, spremljano mapo ali e-pošto.
Povezava namesto zamenjave
Ne potrebujete novega računovodskega programa in mi ga ne ponujamo. The AI sits in front of your software: It prepares receipts and makes suggestions, the software continues to book as before.
- Vaš program ostaja v ospredju. Rezervirate lahko samo tam. The AI never ignores the booking inventory.
- Vaše davčno svetovanje deluje kot prej. Handover, document numbers and processes only change if you want them to.
- En proces za drugim. We start with a step, for example the incoming invoices, and let it run alongside the previous work before replacing anything.
- Pot nazaj ostaja odprta. Original receipts and bookings are in your systems. Brez umetne inteligence bo vaše računovodstvo še naprej delovalo kot prej.
Odobritve in pravilnost
Računovodstvo mora biti razumljivo, tudi pri davčnih inšpekcijah. Zato se že pred štartom odločimo, kdo kaj odloča.
- Kdo obračunava: AI predlaga, človek potrdi. Za varne standardne primere se lahko vaša ekipa po preskusni fazi odloči, da se predlogi naključno preverijo. Do takrat bo umetna inteligenca delovala v načinu načrtovanja.
- Kdo odobri plačilo: glede na vaše omejitve zneskov in v skladu z načelom štirih oči. AI nikoli sam ne izda plačila in ne sproži prenosa.
- Spremembe IBAN-a in glavnine dobavitelja: vedno z drugo osebo in poizvedbami preko znanega kontaktnega kanala. Ponarejeni računi s spremenjenimi bančnimi podatki so običajna prevara.
- Podvojeni računi: so priznani in označeni po dobavitelju, številki, znesku in datumu, niso izbrisani.
- Protokol: Vsak predlog je zabeležen z virom, časom in odločitvijo, vključno z osebo, ki ga je odobrila ali spremenila.
- Izvirno potrdilo o prejemu in procesna dokumentacija: Račun ostane nespremenjen. Za vašo procesno dokumentacijo opisujemo, v katere korake je vključen AI.
Tabela navaja najpomembnejše vire za napotke. Katera pravila veljajo za vaše podjetje, je odvisno od pravne oblike, države in industrije.
| Država | Podlaga | Kaj v osnovi velja |
|---|---|---|
| Nemčija | GoBD zveznega ministrstva za finance in § 147 AO | Poslovne knjige in potrdila morajo biti razumljiva, popolna, pravilna, pravočasna, urejena in nespremenljiva. Oddelek 147 AO ureja shranjevanje in dostop do podatkov s strani finančne uprave |
| Avstrija | § 131 BAO in § 132 BAO | Poslovne knjige in evidence morajo biti vodene tako, da so popolne, točne in pravočasne. Običajno jih je treba hraniti sedem let |
| Švica | Obligacijski zakonik, 4. čl. 957 ff. in računovodski predpisi | Pravilno vodenje poslovnih knjig in prejemkov, hramba poslovnih knjig in obračunskih prejemkov deset let (958.f čl. OR) |
Za podatke dobaviteljev, kupcev in zaposlenih velja GDPR: pogodba za obdelavo naročil z vsakim ponudnikom (28. člen) in obdelava v EU. Posvetujte se s svojim davčnim svetovalcem, da ugotovite, ali je treba korak AI opisati v vaši procesni dokumentaciji in kako. Ta pregled je splošne informacije in ne pravni ali davčni nasvet.
Podatki: matični podatki, kontni načrt in popravki
Kakovost predlogov je odvisna od podatkov, s katerimi AI dela.
- Osnova so vaši glavni podatki: Glavni dobavitelj, kontni načrt, stroškovna mesta in davčni ključi. Če so nepopolni ali podvojeni, bodo tudi predlogi slabi. Zato si jih bomo najprej ogledali.
- Popravki kot učni vir: Vsak popravek vaše ekipe je zabeležen in uporabljen kot primer ali pravilo v naslednjih predlogih, ki si jih lahko ogledate.
- Testno delovanje ob delu: Postopek na začetku poteka vzporedno in primerjamo predloge s tem, kar je vaša ekipa dejansko rezervirala.
- Varstvo podatkov: Računi samostojnih podjetnikov in podatki o zaposlenih so osebni podatki. Obdelujemo jih na strežnikih v EU, AI samo pokažemo, kaj potrebuje za korak in z vami določimo obdobje shranjevanja in izbrisa. Več spodaj AI in varstvo podatkov.
Lastne aplikacije in programe za računovodstvo
Nekatere stvari ne manjkajo v računovodski programski opremi, ampak od prej. Te gradimo kot lastne programe, če standardni izdelki ne ustrezajo:
- Aplikacija za prejemanje storitev na terenu in gradbišča: Fotografirajte, znesek in dobavitelja se prebereta, račun konča v pravi mapi namesto v predalu za rokavice.
- Sprostite aplikacijo za upravljanje: Računi za plačilo z odstopanji in referenco naročila na prvi pogled, potrjeni ali vrnjeni na vašem mobilnem telefonu.
- Aplikacija za izdatke in blagajniško knjigo: Beležite stroške, fotografirajte račune, vodite blagajniške knjige s čeki v skladu z vašimi smernicami.
Ti programi dopolnjujejo vašo računovodsko programsko opremo, ne pa je nadomeščajo. Več o tem spodaj Razvoj aplikacij in Razvoj programske opreme.
Kje začeti
Ta tri vprašanja pomagajo pri oceni:
- Koliko prejetih računov mesečno obdela vaše računovodstvo in kako prispejo (e-pošta, pošta, portal, e-račun)?
- S katerim programom naročate in ali davčno svetovanje prevzame vaše podatke?
- Kateri korak stane vašo ekipo največ časa: evidentiranje, obračunavanje, dodelitev ali opomin?
Če nam napišete odgovore, vam bomo povedali, kateri proces se najprej splača in kaj mora ostati v vaši ekipi. Ob predhodnem delu začnemo s testnim obratovanjem.
Viri
- Nemčija: § 147 AO (redni predpisi za hrambo listin), § 257 HGB (hramba dokumentov); GoBD: Pismo zveznega ministrstva za finance o načelih pravilnega računovodstva v elektronski obliki
- Avstrija: § 131 BAO, § 132 BAO
- Švica: Obligacijski zakonik, čl. 957 do 958f, in Odlok o računovodskih knjigah
- EU: Uredba (EU) 2016/679 (GDPR), Art. 28: EUR-Lex