Avtomatizacija AI · Dokumenti OCR AI in obdelava dokumentov: od prejete pošte do odobrenih podatkov, na koncu človek

Težava

V večini podjetij se ista stvar zgodi več stokrat na teden. Pride dokument, ga nekdo odpre, poišče dobavitelja, datum, znesek ali odpovedno klavzulo, ga vnese v drug sistem in arhivira original. Tipični viri napak vključujejo tipkanje, dokumente z nenavadno strukturo, spregledane klavzule na strani 14 in dokumente, ki so dodeljeni napačnemu procesu. Delo je monotono, a zahteva pozornost, zato je počasno in utrujajoče.

Postopek v sedmih korakih

1. Vhod: E‑pošta, prenosi s portala, izhod optičnega bralnika in pogoni tečejo v vstopno točko s pošiljateljem in časom.
2. Zaznavanje: sistem prepozna vrsto dokumenta, kot je račun, pogodba, potrdilo ali pismo, njegov jezik in kakovost. Skeniranje gre najprej skozi prepoznavanje besedila.
3. Preberite: AI prebere polja in odlomke, ki jih potrebujete, in jih dostavi kot strukturirane podatke, vsako s stranjo in lokacijo sklica.
4. Izpit: Pravila preverijo rezultat glede na vaše glavne podatke: dobavitelj obstaja, zneski so pravilni, podatki verjetni, prisotne so obvezne klavzule. Označene so vrednosti, za katere je AI negotov.
5. Nadzor: človek vidi dokument poleg prebranih vrednosti in to le izjeme. Popravki se shranijo in izboljšajo poznejše izvedbe.
6. Izdaja: Sproščeni podatki gredo v ERP, dokumentni sistem ali CRM, izvirnik se arhivira, roki, ki jih najdemo v dokumentu, pa postanejo naloge.
7. Protokol: kdo je kaj objavil, kaj je umetna inteligenca spremenila in katera različica pravil je veljala kot podlaga za revizije.

Tri stopnje avtomatizacije

Pravila in predloge

Za nekaj stabilnih struktur, kot so vaši obrazci, zadostujejo fiksna pravila. So predvidljivi in ​​poceni za delovanje ter se zlomijo, ko se struktura spremeni.

Branje, podprto z AI

Za številne strukture, kot so računi dobaviteljev ali pogodbe različnih pogodbenih partnerjev, jezikovni model prebere dokument in izpolni polja. Človek preverja izjeme. Ta stopnja zajema večino tega, kar se imenuje Inteligentna obdelava dokumentov, in za pogodbe vključuje preverjanje s kontrolnim seznamom klavzul in odstopanj.

zastopniki

Ko dokument začne postopek, sistem izvede tudi naslednje korake v okviru omejitev, ki jih določite: od pošiljatelja zahteva manjkajočo stran, ustvari opravilo, vnese rok, sledi opomnik. Vsak korak s posledicami gre skozi sprostitev. Več o tem spodaj Agenti AI za podjetja.

Sistemi in vmesniki

Proces se poveže s tem, kar že uporabljate: nabiralniki prek standardnih protokolov ali vmesnikov Microsofta in Googla, pogoni in SharePoint, dokumentni sistemi, kot sta DocuWare ali M-Files, in sistemi ERP, kot so SAP, Microsoft Dynamics 365 ali Odoo. Pri računih v strukturiranih formatih nosi sam format podatke in je preverjanje lažje, glej Avtomatizirajte dohodne račune. Imena so orientacijska in ne pomenijo partnerstva.

Zakon in tveganje

• Varstvo podatkov: Dokumenti vsebujejo osebne podatke. Potrebujete pogodbo o obdelavi podatkov z vsakim ponudnikom (člen 28 GDPR), obdelavo v EU ali Združenem kraljestvu in jasno pravilo, kako dolgo se bodo hranili izvirni in prebrani podatki. The Opombe ICO o AI in varstvu podatkov in Mnenje EDPB 28/2024 pojasniti, kaj regulatorji pričakujejo.
• Samodejne odločitve: Art. 22 GDPR omejuje odločitve o osebi, ki temeljijo izključno na avtomatizirani obdelavi. Proces bere in preverja, ljudje odločajo.
• Ni del ponudbe: Branje vlog za razvrščanje kandidatov in ocenjevanje kreditne sposobnosti sta glede na Prilogo III Uredbe AI visoko tvegana. Ne gradimo jih, vidite Razredi tveganja.
• Shranjevanje in dokazilo: Zakonsko predpisani roki hrambe veljajo za računovodske, davčne in pogodbene dokumente. Arhiv ohrani izvirnik, prebrani podatki pa ga podpirajo, vendar jih nikoli ne nadomestijo.
• pogodbe: Branje in primerjava s kontrolnim seznamom podpira preverjanje. Pravna presoja ostane pri odvetniku, gl AI za pravnike.
• Zaposleni: Člen 4 Uredbe AI zahteva zadostno Umetna inteligenca. Ta pregled je splošna informacija in ne pravni nasvet.

Kako meriti uspeh

Izmerite pred in potem na vzorcu lastnih dokumentov. Uporabne številke vključujejo delež dokumentov, ki gredo skozi brez popravkov, stopnjo popravkov na polje, čas od prejema do rezervacije ali dodelitve, delež dokumentov na seznamu izjem in število zamujenih rokov. Rezultati so odvisni od kakovosti dokumentov in pravil, zato metriko določimo skupaj z vami na začetku in ne obljubljamo nobenih številk vnaprej.

Kjer to paše

• Obveznosti: Računi, potrdila naročil in dobavnice primerjani, glej Avtomatizacija računov.
• Odvetniške družbe in pravne službe: Pogodbe in svežnji, preverjeni glede na seznam klavzul, glejte AI za pravnike.
• Zavarovanje: Politike proti naročilu in škodi dokumenti razvrščeni, glej AI v zavarovalništvu.
• Logistika: Tovorni listi CMR in dostavni dokumenti, dodeljeni naročilom, glejte AI v logistiki.
• produkcija: Certifikati in testni protokoli, preverjeni glede na specifikacije, glejte AI v proizvodnji.