Automatizace pomocí AI · Dokumenty OCR AI a inteligentní zpracování dokumentů: od příchozí pošty ke schváleným datům, s člověkem na konci

Problém

Ve většině firem se totéž opakuje stokrát týdně. Přijde dokument, někdo jej otevře, najde dodavatele, datum, částku nebo výpovědní ustanovení, přepíše je do jiného systému a uloží originál. Typickými zdroji chyb jsou přepisování, dokumenty s neobvyklým rozvržením, přehlédnutá ustanovení na straně 14 a dokumenty přiřazené k nesprávnému případu. Práce je jednotvárná, ale vyžaduje pozornost, a proto je pomalá a únavná.

Postup v sedmi krocích

1. Příjem: e-maily, soubory stažené z portálů, výstupy skenerů a disky směřují do jednoho vstupního místa s údaji o odesílateli a čase.
2. Rozpoznání: systém určí druh dokumentu, například fakturu, smlouvu, osvědčení nebo dopis, jeho jazyk a kvalitu. Skeny nejprve projdou rozpoznáváním textu.
3. Vytěžování: AI načte potřebná pole a pasáže a předá je jako strukturovaná data, vždy se stránkou a pozicí místa, kde byly nalezeny.
4. Ověření: pravidla porovnají výsledek s Vašimi kmenovými daty: dodavatel existuje, součty souhlasí, data dávají smysl, povinná ustanovení jsou obsažena. Hodnoty, u kterých si AI není jistá, se označí.
5. Kontrola: člověk vidí dokument vedle načtených hodnot, a to pouze u výjimek. Opravy se ukládají a zlepšují další zpracování.
6. Schválení: schválená data přejdou do ERP, systému správy dokumentů nebo CRM, originál se archivuje a lhůty nalezené v dokumentu se převedou na úkoly.
7. Záznam: kdo co schválil, co AI změnila a jaká verze pravidel platila, jako podklad pro kontroly.

Tři úrovně automatizace

Pravidla a šablony

Pro několik stabilních rozvržení, například Vaše vlastní formuláře, stačí pevná pravidla. Jsou předvídatelná a levná na provoz, při změně rozvržení však přestanou fungovat.

Vytěžování pomocí AI

U mnoha rozvržení, například dodavatelských faktur nebo smluv různých smluvních partnerů, jazykový model přečte dokument a vyplní pole. Člověk zkontroluje výjimky. Tento stupeň pokrývá většinu toho, co se označuje jako inteligentní zpracování dokumentů, a u smluv zahrnuje porovnání s kontrolním seznamem ustanovení a odchylek.

Agenti

Pokud dokument spouští proces, systém převezme i další kroky v mezích, které stanovíte: vyžádá si od odesílatele chybějící stránku, založí úkol, zaznamená lhůtu a naváže upomínkou. Každý krok s dopadem podléhá schválení. Více pod AI agenti pro firmy.

Systémy a rozhraní

Postup se propojí s tím, co již používáte: se schránkami přes standardní protokoly nebo rozhraní Microsoft a Google, s disky a službou SharePoint, se systémy správy dokumentů jako DocuWare nebo M-Files a s ERP systémy jako SAP, Microsoft Dynamics 365 nebo Odoo. U faktur ve strukturovaných formátech jsou data obsažena přímo ve formátu a kontrola je jednodušší, viz Automatizace přijatých faktur. Názvy slouží k orientaci a neznamenají partnerství.

Právo a rizika

• Ochrana osobních údajů: dokumenty obsahují osobní údaje. Potřebujete smlouvu o zpracování osobních údajů s každým poskytovatelem (Art. 28 GDPR), zpracování v EU nebo ve Spojeném království a jasné pravidlo, jak dlouho se uchovávají originály a načtená data. Pokyny ICO k AI a ochraně osobních údajů a stanovisko 28/2024 Evropského sboru pro ochranu osobních údajů vysvětlují očekávání dozorových orgánů.
• Automatizovaná rozhodnutí: Art. 22 GDPR omezuje rozhodnutí o osobě založená výhradně na automatizovaném zpracování. Proces čte a kontroluje, lidé rozhodují.
• Není součástí nabídky: čtení žádostí o zaměstnání za účelem řazení uchazečů a hodnocení úvěruschopnosti jsou podle přílohy III nařízení o AI vysoce rizikové. Takové systémy nevytváříme, viz kategorie rizik.
• Uchovávání a dokládání: pro účetní, daňové a smluvní podklady platí zákonné lhůty uchovávání. Archiv zachovává originál a načtená data jej doplňují, nikdy však nenahrazují.
• Smlouvy: vytěžování a porovnání s kontrolním seznamem pomáhají při kontrole. Právní posouzení zůstává na advokátovi, viz AI pro advokáty.
• Zaměstnanci: Art. 4 nařízení o AI vyžaduje dostatečnou gramotnost v oblasti AI. Tento přehled obsahuje obecné informace a není právním poradenstvím.

Jak měřit úspěšnost

Měřte před zavedením a po něm na vzorku vlastních dokumentů. Užitečnými ukazateli jsou podíl dokumentů, které projdou bez jakékoli opravy, četnost oprav u jednotlivých polí, doba od příjmu po zaúčtování nebo přiřazení, podíl dokumentů v seznamu výjimek a počet zmeškaných lhůt. Výsledky závisejí na kvalitě dokumentů a pravidel, proto s Vámi ukazatele stanovíme na začátku a předem neslibujeme žádná čísla.

Kde se tento postup hodí

• Účtování závazků: porovnání faktur, potvrzení objednávek a dodacích listů, viz Automatizace faktur.
• Advokátní kanceláře a právní oddělení: kontrola smluv a souborů dokumentů podle seznamu ustanovení, viz AI pro advokáty.
• Pojišťovnictví: kontrola pojistek podle zadání a třídění podkladů k pojistným událostem, viz AI v pojišťovnictví.
• Logistika: přiřazení nákladních listů CMR a dokladů o doručení k objednávkám, viz AI v logistice.
• Výroba: kontrola osvědčení a zkušebních protokolů podle specifikací, viz AI ve výrobě.