Αυτοματισμός AI · Έγγραφα OCR AI και επεξεργασία εγγράφων: από τα εισερχόμενα σε εγκεκριμένα δεδομένα, με άνθρωπο στο τέλος

Το πρόβλημα

Στις περισσότερες εταιρείες το ίδιο συμβαίνει εκατοντάδες φορές την εβδομάδα. Φτάνει ένα έγγραφο, κάποιος το ανοίγει, βρίσκει τον προμηθευτή, την ημερομηνία, το ποσό ή τη ρήτρα τερματισμού, το πληκτρολογεί σε άλλο σύστημα και καταθέτει το πρωτότυπο. Οι τυπικές πηγές σφαλμάτων περιλαμβάνουν την πληκτρολόγηση, έγγραφα με ασυνήθιστη δομή, ρήτρες που παραβλέπονται στη σελίδα 14 και έγγραφα που έχουν αντιστοιχιστεί σε λάθος διαδικασία. Η δουλειά είναι μονότονη αλλά θέλει προσοχή, άρα αργή και κουραστική.

Η διαδικασία σε επτά βήματα

1. Είσοδος: E‑mail, λήψεις πύλης, έξοδος σαρωτή και μονάδες δίσκου ρέουν σε ένα σημείο εισόδου, με τον αποστολέα και τον χρόνο.
2. Ανίχνευση: το σύστημα αναγνωρίζει τον τύπο του εγγράφου, όπως τιμολόγιο, σύμβαση, πιστοποιητικό ή επιστολή, τη γλώσσα και την ποιότητά του. Οι σαρώσεις περνούν πρώτα από την αναγνώριση κειμένου.
3. Διαβάστε έξω: Το AI διαβάζει τα πεδία και τα αποσπάσματα που χρειάζεστε και τα παραδίδει ως δομημένα δεδομένα, το καθένα με τη σελίδα και τη θέση της αναφοράς.
4. Εξέταση: Οι κανόνες ελέγχουν το αποτέλεσμα σε σχέση με τα κύρια δεδομένα σας: ο προμηθευτής υπάρχει, τα ποσά είναι σωστά, τα δεδομένα είναι εύλογα, υπάρχουν υποχρεωτικές ρήτρες. Οι τιμές για τις οποίες το AI είναι αβέβαιο επισημαίνονται.
5. Έλεγχος: ένας άνθρωπος βλέπει το έγγραφο παράλληλα με τις τιμές ανάγνωσης και μόνο τις εξαιρέσεις. Οι διορθώσεις αποθηκεύονται και βελτιώνονται οι μεταγενέστερες εκτελέσεις.
6. Έκδοση: Τα δεδομένα που κυκλοφόρησαν πηγαίνουν στο ERP, το σύστημα εγγράφων ή το CRM, το πρωτότυπο αρχειοθετείται και οι προθεσμίες που βρίσκονται στο έγγραφο γίνονται εργασίες.
7. Πρωτόκολλο: ποιος κυκλοφόρησε τι, τι άλλαξε η τεχνητή νοημοσύνη και ποια έκδοση των κανόνων εφαρμόστηκε, ως βάση για τους ελέγχους.

Τρία επίπεδα αυτοματισμού

Κανόνες και πρότυπα

Για μερικές σταθερές δομές, όπως οι δικές σας φόρμες, αρκούν σταθεροί κανόνες. Είναι προβλέψιμα και φθηνά στη λειτουργία τους και σπάνε όταν αλλάζει η δομή.

Ανάγνωση που υποστηρίζεται από AI

Για πολλές δομές, όπως τιμολόγια προμηθευτών ή συμβάσεις από διάφορους συμβατικούς εταίρους, ένα μοντέλο γλώσσας διαβάζει το έγγραφο και συμπληρώνει τα πεδία. Ένας άνθρωπος ελέγχει τις εξαιρέσεις. Αυτό το στάδιο καλύπτει το μεγαλύτερο μέρος αυτού που ονομάζεται Ευφυής Επεξεργασία Εγγράφων και, για τις συμβάσεις, περιλαμβάνει έλεγχο σε σχέση με μια λίστα ελέγχου ρητρών και αποκλίσεων.

πράκτορες

Όταν ένα έγγραφο ξεκινά μια διαδικασία, το σύστημα κάνει επίσης τα επόμενα βήματα εντός των ορίων που έχετε ορίσει: ζητήστε τη σελίδα που λείπει από τον αποστολέα, δημιουργήστε την εργασία, καταχωρίστε την προθεσμία, ακολουθήστε μια υπενθύμιση. Κάθε βήμα με συνέπειες περνάει από μια απελευθέρωση. Περισσότερα για αυτό παρακάτω Πράκτορες AI για εταιρείες.

Συστήματα και διεπαφές

Η διαδικασία συνδέεται με αυτό που ήδη χρησιμοποιείτε: γραμματοκιβώτια μέσω τυπικών πρωτοκόλλων ή διεπαφές από τη Microsoft και την Google, μονάδες δίσκου και SharePoint, συστήματα εγγράφων όπως το DocuWare ή το M-Files και συστήματα ERP όπως το SAP, το Microsoft Dynamics 365 ή το Odoo. Για τιμολόγια σε δομημένες μορφές, η ίδια η μορφή μεταφέρει τα δεδομένα και η επαλήθευση είναι ευκολότερη, βλ Αυτοματοποιήστε τα εισερχόμενα τιμολόγια. Τα ονόματα είναι για λόγους προσανατολισμού και δεν σημαίνουν συνεργασία.

Νόμος και κίνδυνος

• Προστασία δεδομένων: Τα έγγραφα περιέχουν προσωπικά δεδομένα. Χρειάζεστε μια συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων με κάθε πάροχο (άρθρο 28 GDPR), την επεξεργασία στην ΕΕ ή το Ηνωμένο Βασίλειο και έναν σαφή κανόνα για το πόσο καιρό θα διατηρηθούν τα πρωτότυπα και αναγνωσμένα δεδομένα. Το Σημειώσεις ICO για την τεχνητή νοημοσύνη και την προστασία δεδομένων και το Γνωμοδότηση EDPB 28/2024 εξηγήσει τι περιμένουν οι ρυθμιστικές αρχές.
• Αυτοματοποιημένες αποφάσεις: Τέχνη. 22 Ο GDPR περιορίζει τις αποφάσεις σχετικά με ένα άτομο που βασίζονται αποκλειστικά σε αυτοματοποιημένη επεξεργασία. Η διαδικασία διαβάζει και ελέγχει, ο κόσμος αποφασίζει.
• Δεν είναι μέρος της προσφοράς: Η ανάγνωση αιτήσεων για την κατάταξη των υποψηφίων και η αξιολόγηση της πιστοληπτικής ικανότητας είναι υψηλού κινδύνου σύμφωνα με το Παράρτημα III του Κανονισμού ΤΝ. Δεν τα χτίζουμε εμείς, δες Κατηγορίες κινδύνου.
• Αποθήκευση και απόδειξη: Οι νόμιμες περίοδοι διατήρησης ισχύουν για λογιστικά, φορολογικά και συμβατικά έγγραφα. Το αρχείο διατηρεί το πρωτότυπο και τα δεδομένα που διαβάζονται το υποστηρίζουν αλλά δεν το αντικαθιστούν ποτέ.
• Συμβόλαια: Η ανάγνωση και η σύγκριση με μια λίστα ελέγχου υποστηρίζουν τον έλεγχο. Η νομική εκτίμηση παραμένει σε δικηγόρο, βλ AI για δικηγόρους.
• Εργαζόμενοι: Το άρθρο 4 του κανονισμού ΤΝ απαιτεί επαρκή Ικανότητα τεχνητής νοημοσύνης. Αυτή η επισκόπηση είναι γενικές πληροφορίες και όχι νομικές συμβουλές.

Πώς να μετρήσετε την επιτυχία

Μετρήστε πριν και μετά σε ένα δείγμα των δικών σας εγγράφων. Οι χρήσιμοι αριθμοί περιλαμβάνουν το ποσοστό των εγγράφων που περνούν χωρίς καμία διόρθωση, το ποσοστό διόρθωσης ανά πεδίο, το χρόνο από την παραλαβή έως την κράτηση ή την ανάθεση, το ποσοστό των εγγράφων στη λίστα εξαιρέσεων και τον αριθμό των προθεσμιών που χάθηκαν. Τα αποτελέσματα εξαρτώνται από την ποιότητα των εγγράφων και τους κανόνες, γι' αυτό ορίζουμε τις μετρήσεις μαζί σας στην αρχή και δεν υποσχόμαστε αριθμούς εκ των προτέρων.

Εκεί που ταιριάζει

• Λογαριασμοί πληρωτέοι: Συγκρίνονται τιμολόγια, επιβεβαιώσεις παραγγελιών και δελτία παράδοσης, βλ Αυτοματοποίηση τιμολογίων.
• Δικηγορικά γραφεία και νομικά τμήματα: Τα συμβόλαια και τα πακέτα ελέγχονται σε σχέση με έναν κατάλογο ρητρών, βλ AI για δικηγόρους.
• Ασφάλιση: Ταξινομημένα έγγραφα κατά της παραγγελίας και ζημιών, βλ AI στην ασφάλιση.
• Logistics: Φορτωτικά CMR και έγγραφα παράδοσης που έχουν ανατεθεί στις παραγγελίες, βλ AI στα logistics.
• Παραγωγή: Πιστοποιητικά και πρωτόκολλα δοκιμών που ελέγχονται σύμφωνα με τις προδιαγραφές, βλ AI στην παραγωγή.