Avdelningar · Inköp Automatisera inköp med AI: jämför offerter, kontrollera bekräftelser, håll tidsfrister

Inköpsuppgifter: en översikt över sex processer

Det är typiska processer, inte kundprojekt. I varje fall förbereder AI och markerar, och en köpare kontrollerar och bestämmer. Artikeln går djupare in i de enskilda operationerna och deras begränsningar Jämför erbjudanden och kontrollera bekräftelser med AI.

1. Förvandla efterfrågerapporter till beställningar

Krav kommer som samtal, anteckningar, mejl eller röstmeddelanden från verkstad, lager och avdelningar.

• Entré: kravrapporten i valfri form, med eller utan artikelnummer.
• AI förbereder: känner igen artikeln, kvantiteten och önskat datum, tilldelar artikeln till din artikelmaster och den föredragna leverantören och frågar vad som saknas.
• Inköpscheckar: uppdraget och släpper beställningen, förutsatt att din beloppsgräns kräver det.
• Utdata: ett utkast till order i ERP.

2. Skaffa och jämför leverantörserbjudanden

Erbjudanden kan sällan jämföras direkt: andra enheter, graderade priser, leveransvillkor, betalningsvillkor och giltighet.

• Entré: erbjudandena som PDF eller mail och din förfrågan med önskade tjänster.
• AI förbereder: läser av positionerna, omvandlar enheter och skalor till ett gemensamt underlag och sätter pris, kvantitet, leveransvillkor, leveranstid och betalningstid bredvid varandra. Vad en leverantör inte erbjöd är markerat.
• Inköpscheckar: uppgörelsen och bestämmer med vem man ska förhandla. AI kommer inte att föreslå en tilläggsavgift som du inte kan förstå.
• Utdata: en jämförelsetabell med hänvisningar till varje nummer.

3. Kontrollera orderbekräftelser mot ordern

Leverantörer bekräftar gärna något annat än vad som beställdes: ett senare datum, ett annat pris, en delleverans.

• Entré: orderbekräftelsen och beställningen från ERP.
• AI förbereder: jämför artiklar, kvantitet, pris, enhet och datum, belyser eventuella avvikelser och påpekar hänvisningar till tredjepartsvillkor som kan motsäga dina köpvillkor.
• Inköpscheckar: eventuell avvikelse och klargör den med leverantören eller acceptera den.
• Utdata: "bekräftad" i affärssystemet eller en förfrågan som ett utkast till leverantören.

4. Spåra leveransdatum

De som väntar på varor frågar, men oftast bara när det är ont om dem.

• Entré: bekräftade datum, leveransrapporter och leveransstatus.
• AI förbereder: känner igen beställningar där deadline närmar sig eller skjuts upp och utformar efterfrågan från leverantören.
• Inköpscheckar: designen och avgör om det finns en efterfrågan, ett alternativ eller information som behövs för produktionen.
• Utdata: en lista över möten med trafikljus och förfrågningar redo att skickas.

5. Leverantörsutvärdering från befintlig data

Hur pålitlig en leverantör är framgår redan av dina uppgifter: leveransdatum, reklamationer, prisändringar.

• Entré: Beställningar, varumottagningar och reklamationer från affärssystemet.
• AI förbereder: Code beräknar nyckeltal som leveranssäkerhet, reklamationsgrad och prisutveckling utifrån underlaget. AI:n använder detta för att skriva en kort beskrivning för varje leverantör och ger siffrorna som den förlitar sig på.
• Inköpscheckar: bedömningen innan den flyter in i diskussioner eller beslut.
• Utdata: en leverantörsöversikt för årliga diskussioner.

6. Håll koll på kontrakt, intyg och deadlines

Ramavtal löper ut, uppsägningstider går ut, intyg och försäkringsbevis blir ogiltiga.

• Entré: Kontrakt, certifikat och bevis från dina leverantörer.
• AI förbereder: läser löptid, uppsägningstid, fast pris och utgångsdatum, för in dem i en deadlinelista och påminner i god tid.
• Inköpscheckar: Läs själva kontraktstexten före varje beslut. AI visar platsen.
• Utdata: en deadlinelista med påminnelser och platserna.

Köp för att betala: där AI hjälper till i processen

Från behov till betalning, köp är bara i mitten. Tabellen visar vem som arbetar i vilket steg och var AI förbereder sig.

Program och datavägar: koppling till det du använder

Vid inköp finns uppgifterna på flera ställen. Tabellen listar de vanliga fallen. Vi kommer att förtydliga vilket alternativ ditt system erbjuder innan vi gör erbjudandet.

Namnen är exempel och innebär inget partnerskap. Om ett system saknar gränssnitt använder vi export och import, en bevakad mapp eller e-post.

Anslutning i stället för byte

Du behöver ingen ny inköpsprogramvara eller en ny leverantörsportal, och vi erbjuder inte heller. AI:n arbetar tillsammans med ditt ERP och läser vad som finns där och i brevlådorna.

• Ditt affärssystem är fortfarande ledande. Beställningar och stamdata ändras bara där och endast genom dina medarbetare.
• Dina leverantörer behöver inte ändra någonting. Du skickar erbjudanden och bekräftelser som tidigare via e-post eller portal.
• Den ena processen efter den andra. Vi börjar med ett steg, som orderbekräftelser, och låter det löpa vid sidan av det tidigare arbetet.
• Leverantörshantering utan ny programvara. Betyg, deadlines och datum skapas utifrån den data du redan har i en översikt som ditt köp läser.

Godkännanden och regler

Inköp handlar om pengar och kontrakt. Det är därför vi bestämmer vad AI:n får göra innan vi börjar.

• Beställningssläpp: efter belopp och kostnadsställe, hur du hanterar det idag. AI:n skapar utkast, den beställer aldrig sig själv.
• Leverantörsmästare: Ändringar av bankuppgifter eller adress ska alltid göras med en andra person och frågor ska göras via en känd kontaktkanal.
• Ramavtal och utlysningar: AI:n kontrollerar samtal mot kvantitet, löptid och pris på ramavtalet och rapporterar när en gräns har uppnåtts.
• Toleranser: Du bestämmer vilka avvikelser i kvantitet, pris och deadline som AI endast rapporterar och vilka den presenterar för förtydligande.
• Regler och villkor: AI:n rapporterar hänvisningar till tredjepartsvillkor i bekräftelser. Inköp avgör om man ska acceptera eller invända.
• Logg: Varje förslag dokumenteras med källa, tidpunkt och beslut.

Upphandlingslagstiftningen gäller även för offentliga kunder: i Tyskland detta GWB och den VgV, i Österrike det Federal Procurement Act 2018, i Schweiz den federala och kantonala upphandlingslagen. Du kommer överens med din upphandlande myndighet om att avgöra vilken roll AI kan ha i en upphandlingsprocess. Dessutom gäller GDPR för kontaktpersoners personuppgifter: ett avtal för orderhantering (artikel 28) och behandling i EU. Denna översikt är allmän information och inte juridisk rådgivning.

Data: leverantörer, varor och priser

Kvaliteten på jämförelserna beror på vilken data AI arbetar med.

• Leverantörsmästare och artikelmästare: Dubblettleverantörer, saknade enheter och föråldrade artikelnummer förvränger varje jämförelse. Det är därför vi tittar på masterdata först.
• Prishistorik: Tidigare priser och nivåer är riktmärket för erbjudanden och bekräftelser. Där de bara finns i Excel läser vi dem därifrån.
• Inköpsvillkor och ramavtal: som en kunskapskälla med en referens så att varje uttalande från AI:n pekar på en plats i kontraktet.
• Dataskydd: Kontaktpersoner hos leverantörer är personuppgifter. Vi behandlar det på servrar i EU, visar bara AI:n vad den behöver och bestämmer lagringsperioden och raderingen med dig. Mer nedan AI och dataskydd.

Egna program för inköp

Vissa saker saknas inte i ERP, utan före eller bredvid. Vi bygger dessa som våra egna program om standardprodukter inte passar:

• App för efterfrågerapportering för verkstäder och lager: Skanna varor eller säg vad som saknas, meddelandet skickas till inköpsavdelningen på ett strukturerat sätt.
• Delningsapp: Beställningar och fakturor för godkännande med avvikelserna i ett ögonkast, bekräftade på din mobiltelefon.
• Leverantörsportal för dina mindre leverantörer: Bekräftelser och möten i en enkel form istället för i mejl, utan att behöva använda ett stort system.

Dessa program kompletterar ditt affärssystem, de ersätter det inte. Mer om detta nedan Apputveckling.

Var ni börjar

De här tre frågorna hjälper er att bedöma det:

1. Hur många orderbekräftelser och erbjudanden kontrollerar din inköpsavdelning per vecka, och hur många av dem manuellt?
2. Vilken affärssystem eller varuhantering använder du och finns prislistor och avtal där eller i filer?
3. Vilket steg tar mest tid: jämföra erbjudanden, kontrollera bekräftelser eller spåra möten?

Om du skriver svaren till oss kommer vi att berätta vilken process som är värd det först och vad som behöver finnas kvar med ditt köp. Vi börjar med en provoperation vid sidan av det tidigare arbetet.