Services · Achats Digitalisation des achats avec l’IA : comparer les offres, vérifier les confirmations, respecter les échéances

Tâches du service achats : aperçu de six processus

Il s’agit de processus courants, pas de projets clients. Dans chaque cas, l’IA prépare le travail et signale les points à examiner, puis un acheteur vérifie et décide. L’article Comparer les offres et vérifier les confirmations avec l’IA détaille chaque usage et ses limites.

1. Transformer les besoins exprimés en commandes

Les besoins de l’atelier, de l’entrepôt et des services sont transmis oralement, par note, par e-mail ou par message vocal.

• Entrée : l’expression de besoin sous n’importe quelle forme, avec ou sans référence d’article.
• L’IA prépare : elle identifie l’article, la quantité et la date souhaitée, rapproche l’article de votre référentiel et du fournisseur privilégié, puis demande les informations manquantes.
• Le service achats vérifie : le rapprochement et valide la commande lorsque votre seuil de montant l’exige.
• Sortie : un projet de commande dans l’ERP.

2. Solliciter et comparer les offres des fournisseurs

Les offres sont rarement directement comparables : unités différentes, tarifs dégressifs, conditions de livraison, délais de paiement et durée de validité.

• Entrée : les offres au format PDF ou par e-mail et votre demande précisant les postes souhaités.
• L’IA prépare : elle lit les postes, ramène les unités et les paliers tarifaires à une base commune, puis présente côte à côte le prix, la quantité, les conditions de livraison, le délai de livraison et le délai de paiement. Les postes absents de l’offre d’un fournisseur sont signalés.
• Le service achats vérifie : le comparatif et décide avec qui négocier. L’IA ne propose pas d’attribution dont vous ne pouvez pas comprendre les raisons.
• Sortie : un tableau comparatif avec une référence source pour chaque chiffre.

3. Vérifier les confirmations par rapport aux commandes

Les fournisseurs confirment souvent des éléments légèrement différents de la commande : une date plus tardive, un autre prix, une livraison partielle.

• Entrée : la confirmation de commande et la commande issue de l’ERP.
• L’IA prépare : elle compare l’article, la quantité, le prix, l’unité et la date, met chaque écart en évidence et signale les renvois à des conditions générales externes susceptibles de contredire vos conditions d’achat.
• Le service achats vérifie : chaque écart et le clarifie avec le fournisseur ou l’accepte.
• Sortie : le statut « confirmé » dans l’ERP ou un projet de demande de précisions au fournisseur.

4. Suivre les dates de livraison

Quand on attend une marchandise, on demande des nouvelles, mais souvent seulement lorsque le délai devient serré.

• Entrée : les dates confirmées, les avis d’expédition et le statut des envois.
• L’IA prépare : elle repère les commandes dont la date de livraison approche ou se décale et prépare une demande d’informations au fournisseur.
• Le service achats vérifie : le brouillon et décide s’il faut demander des précisions, chercher une solution de remplacement ou informer la production.
• Sortie : une liste des dates avec des indicateurs de couleur et des demandes prêtes à être envoyées.

5. Évaluer les fournisseurs à partir des données existantes

La fiabilité d’un fournisseur apparaît déjà dans vos données : dates de livraison, réclamations, évolutions des prix.

• Entrée : les commandes, les réceptions de marchandises et les réclamations issues de l’ERP.
• L’IA prépare : du code calcule à partir des données des indicateurs comme le respect des délais de livraison, le taux de réclamation et l’évolution des prix. L’IA rédige ensuite une brève description de chaque fournisseur en citant les chiffres sur lesquels elle s’appuie.
• Le service achats vérifie : l’évaluation avant qu’elle soit utilisée dans les échanges ou les décisions.
• Sortie : une synthèse des fournisseurs pour les entretiens annuels.

6. Suivre les contrats, certificats et échéances

Les contrats-cadres arrivent à échéance, les délais de préavis expirent, les certificats et attestations d’assurance perdent leur validité.

• Entrée : les contrats, certificats et justificatifs de vos fournisseurs.
• L’IA prépare : elle relève la durée, le préavis de résiliation, la période de maintien du prix et la date d’expiration, les inscrit dans une liste d’échéances et envoie des rappels en temps utile.
• Le service achats vérifie : le texte du contrat lui-même avant toute décision. L’IA indique le passage source.
• Sortie : une liste d’échéances avec des rappels et les références sources.

Purchase to Pay : où l’IA intervient dans le processus

Du besoin au paiement, le service achats n’intervient qu’au milieu du processus. Le tableau indique qui intervient à chaque étape et où l’IA prépare le travail.

Logiciels et circuits de données : connexion aux outils que vous utilisez

Dans les achats, les données se trouvent à plusieurs endroits. Le tableau présente les cas courants. Nous déterminons les possibilités de votre système avant de vous remettre une offre.

Ces noms sont donnés à titre indicatif et n’impliquent aucun partenariat. Lorsqu’un système ne propose pas d’interface, nous utilisons l’export et l’import, un dossier surveillé ou l’e-mail.

Connecter plutôt que remplacer

Vous n’avez besoin ni d’un nouveau logiciel achats ni d’un nouveau portail fournisseurs, et nous ne proposons ni l’un ni l’autre. L’IA travaille aux côtés de votre ERP et lit ce qui s’y trouve ainsi que le contenu des boîtes e-mail.

• Votre ERP reste le système de référence. Les commandes et les données de référence ne sont modifiées que dans ce système et uniquement par vos équipes.
• Vos fournisseurs n’ont rien à changer. Ils envoient leurs offres et confirmations comme auparavant, par e-mail ou via un portail.
• Un processus après l’autre. Nous commençons par une étape, par exemple les confirmations de commande, et la faisons d’abord fonctionner en parallèle du travail habituel.
• Gérer les fournisseurs sans nouveau logiciel. Les évaluations, les échéances et les dates sont établies à partir de vos données existantes, dans une synthèse consultée par votre service achats.

Validations et règles

Les achats engagent des montants et des contrats. Nous définissons donc avant le démarrage ce que l’IA est autorisée à faire.

• Validation des commandes : selon le montant et le centre de coûts, comme vous le faites aujourd’hui. L’IA crée des brouillons, elle ne passe jamais commande elle-même.
• Référentiel fournisseurs : toute modification de coordonnées bancaires ou d’adresse implique une seconde personne et une vérification par un canal de contact connu.
• Contrats-cadres et commandes d’application : l’IA vérifie les commandes d’application par rapport aux quantités, à la durée et au prix du contrat-cadre, puis signale lorsqu’une limite est atteinte.
• Tolérances : vous définissez quels écarts de quantité, de prix et de date l’IA doit simplement signaler et lesquels elle doit soumettre pour clarification.
• Conditions générales : l’IA signale les renvois à des conditions externes dans les confirmations. Le service achats décide de les accepter ou de s’y opposer.
• Journal : chaque proposition est consignée avec sa source, l’horodatage et la décision prise.

Les acheteurs publics sont également soumis au droit des marchés publics : en Allemagne, le GWB et la VgV, en Autriche, le Bundesvergabegesetz 2018, et en Suisse, le droit des marchés publics de la Confédération et des cantons. Définissez avec votre service des marchés publics le rôle que l’IA peut jouer dans une procédure de passation. Le RGPD s’applique aussi aux données personnelles des interlocuteurs : un contrat de sous-traitance (Art. 28) et un traitement dans l’UE. Cette présentation fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique.

Données : fournisseurs, articles et prix

La qualité des comparaisons dépend des données utilisées par l’IA.

• Référentiels fournisseurs et articles : les doublons de fournisseurs, les unités manquantes et les références d’articles obsolètes faussent toutes les comparaisons. Nous examinons donc d’abord les données de référence.
• Historique des prix : les anciens prix et paliers tarifaires servent de référence pour les offres et les confirmations. Lorsqu’ils se trouvent uniquement dans Excel, nous les lisons dans ces fichiers.
• Conditions d’achat et contrats-cadres : une source de connaissances avec des références précises, pour que chaque affirmation de l’IA renvoie à un passage du contrat.
• Protection des données : les informations sur les interlocuteurs chez les fournisseurs sont des données personnelles. Nous les traitons sur des serveurs dans l’UE, ne montrons à l’IA que ce dont elle a besoin et définissons avec vous la durée de conservation et la suppression. Pour en savoir plus, consultez IA et protection des données.

Logiciels sur mesure pour les achats

Certaines fonctions manquent en amont ou à côté de l’ERP plutôt que dans l’ERP lui-même. Nous les développons sous forme de logiciels sur mesure lorsque les produits standard ne conviennent pas :

• Application d’expression des besoins pour l’atelier et l’entrepôt : scannez un article ou indiquez oralement ce qui manque ; la demande est transmise de manière structurée au service achats.
• Application de validation : les commandes et les factures à valider, avec les écarts visibles d’un coup d’œil, sont confirmées sur téléphone.
• Portail fournisseurs pour vos petits fournisseurs : les confirmations et les dates sont renseignées dans un formulaire simple plutôt que par e-mail, sans leur imposer l’utilisation d’un système complexe.

Ces logiciels complètent votre ERP, ils ne le remplacent pas. Pour en savoir plus, consultez Développement d’applications.

Par où commencer

Ces trois questions vous aident à faire le point :

1. Combien de confirmations de commande et d’offres votre service achats vérifie-t-il par semaine, et quelle part est traitée manuellement ?
2. Quel ERP ou logiciel de gestion commerciale utilisez-vous, et vos tarifs et contrats s’y trouvent-ils ou sont-ils conservés dans des fichiers ?
3. Quelle étape prend le plus de temps : comparer les offres, vérifier les confirmations ou suivre les dates ?

Si vous nous envoyez vos réponses, nous vous dirons quel processus mérite d’être automatisé en premier et ce qui doit rester du ressort de votre service achats. Nous commençons par une phase de test en parallèle du travail habituel.