Em resumo
- Uma página por departamento: as tarefas habituais, a integração com os seus programas atuais, as aprovações e os dados.
- Os seus programas mantêm-se. A IA trabalha em paralelo e prepara as tarefas. Os registos contabilísticos, as encomendas e os envios são feitos nos seus sistemas.
- As decisões e as aprovações continuam a caber às pessoas. A IA faz sugestões, indica a fonte e mantém um registo.
- Não precisa de começar em todos os departamentos ao mesmo tempo. Em geral, vale a pena começar por um único processo num departamento, inicialmente em paralelo com o trabalho habitual.
Visão geral dos departamentos
Cada página aborda os mesmos temas: as tarefas do departamento, os programas e as interfaces, as aprovações e as regras, os dados e as aplicações próprias que complementam o trabalho do departamento.
| Departamento | Tarefas habituais |
|---|---|
| Apoio ao cliente | Responder a perguntas frequentes por chat e e-mail, prestar informações sobre encomendas e entregas, classificar e encaminhar pedidos de apoio |
| Contabilidade | Registar faturas de fornecedores, conferir documentos com encomendas e guias de remessa, associar pagamentos, preparar avisos de cobrança |
| Compras | Comparar propostas de fornecedores, verificar confirmações de encomenda, acompanhar datas de entrega e prazos contratuais |
| Vendas | Avaliar pedidos de informação, preparar propostas, fazer o acompanhamento, atualizar relatórios de visitas e dados no CRM |
| Logística e armazém | Ler avisos de entrega e documentos de transporte, conferir a receção de mercadorias com as encomendas, responder a pedidos sobre entregas, documentar danos durante o transporte |
| Direção e controlo de gestão | Relatório mensal com comentários, indicadores de vários sistemas, acompanhamento de prazos, atas e documentos de apoio à decisão |
| TI | Classificar pedidos de suporte, resolver pedidos habituais, disponibilizar um assistente de conhecimento para manuais e definir regras contra o uso não autorizado de IA |
| Projetos e área técnica | Relatórios a partir de plantas, fotografias e dados de medição, cálculo de quantidades, relatórios diários de obra, documentação técnica |
| Produção | Criar ordens de produção, preparar relatórios de turno, registos de inspeção e relatórios 8D, analisar reclamações |
| Jurídico e conformidade | Analisar contratos, acompanhar prazos, organizar comprovativos, preparar registos |
| Recursos humanos | Preparar a integração de novos colaboradores, arquivar documentos, responder a perguntas dos colaboradores |
| Marketing | Redigir textos com base nos seus documentos, criar relatórios de campanhas, verificar a visibilidade nas respostas de IA |
O que se aplica a todos os departamentos
As páginas diferem no conteúdo, não nos princípios.
- Integração em vez de substituição: Não substituímos o seu software de contabilidade, ERP, CRM ou sistema de gestão de pedidos de suporte. A IA utiliza as respetivas interfaces ou trabalha em paralelo com exportações, uma pasta monitorizada ou e-mail.
- Aprovação por pessoas: A IA sugere e prepara. Os registos contabilísticos, as encomendas, os envios e as autorizações de pagamento ficam a cargo da sua equipa.
- Uma fonte para cada afirmação: Os indicadores são calculados por código a partir dos seus dados. A IA indica a passagem em que se baseia e assinala quando não sabe algo.
- Registo: Cada proposta é registada com a fonte, a data e hora e a decisão, para que se possa verificar quem decidiu o quê.
- Dados na UE: Tratamos os dados em servidores na UE e celebramos consigo um contrato de tratamento de dados por conta de outrem. Saiba mais em IA e proteção de dados.
Por setor, em vez de por departamento
Algumas questões dependem mais do setor do que do departamento, por exemplo, quando os prazos, as regras profissionais ou os programas especializados determinam o trabalho diário. Para esses casos, existem páginas próprias:
- IA para advogados e sociedades de advogados
- IA para médicos e consultórios médicos
- IA no setor dos seguros
- IA nos ofícios
- IA na indústria
- IA na logística
O artigo Casos de utilização de IA nas empresas apresenta uma visão geral das aplicações em diferentes departamentos.