Departamentos · Projetos e área técnica AI project management e IA na área técnica: automatizar relatórios, cálculo de quantidades e documentação

IA na gestão de projetos: visão geral de sete tarefas

São processos típicos, não projetos de clientes. Em cada um, a IA prepara, e um especialista verifica e decide. A página sobre automatização com IA mostra um exemplo do primeiro processo, e a página sobre processamento de documentos aprofunda a parte documental.

1. Relatórios e pareceres a partir de desenhos, fotografias e dados de medição

Um relatório técnico resume o que consta dos desenhos, das fotografias e dos registos de medições, e leva dias a ser elaborado.

• Entrada: desenhos e respetivas versões, fotografias da visita ao local, dados de medição e o seu modelo de relatório.
• A IA prepara: lê os documentos, associa as informações aos capítulos do modelo e redige um rascunho. Cada afirmação indica como fonte um desenho, uma fotografia ou um valor medido. As partes pouco claras, como uma fotografia desfocada, são assinaladas.
• O especialista verifica: o rascunho frase a frase e acrescenta o que só pode ser observado no local.
• Saída: um rascunho de relatório no seu modelo, com referências às fontes.

2. Calcular quantidades e custos a partir de desenhos

As quantidades extraídas dos desenhos são frequentemente contadas e medidas à mão, e o esforço aumenta com cada alteração do desenho.

• Entrada: desenhos em PDF, IFC ou DWG, mapa de trabalhos e lista de preços.
• A IA prepara: lê componentes, áreas, comprimentos e números de unidades nos desenhos, propõe itens e calcula os totais com código. Os preços vêm da sua lista de preços.
• O especialista verifica: as quantidades face ao desenho e decide o que entra no orçamento ou na faturação.
• Saída: um mapa de quantidades com referência ao local no desenho e um rascunho de custos com preços da sua lista.

3. Relatórios diários de obra e registos de intervenções

Os relatórios diários são redigidos ao fim do dia, com base na memória e em notas.

• Entrada: nota de voz, apontamentos, fotografias e registo de tempos do dia.
• A IA prepara: redige o relatório diário com as condições meteorológicas, o pessoal, os trabalhos, os impedimentos e as particularidades, e associa as fotografias.
• A direção de obra verifica: brevemente o relatório e corrige-o.
• Saída: um relatório diário de obra no formato acordado, arquivado no processo do projeto.

4. Verificar concursos e contratos

Antes da submissão ou da assinatura, é necessário identificar requisitos, prazos e particularidades.

• Entrada: documentos de concurso, contratos e requisitos técnicos.
• A IA prepara: resume requisitos, datas, penalizações contratuais e garantias e compara-os com os seus padrões internos. As divergências são apresentadas com indicação da passagem de origem.
• O especialista verifica: o resumo e lê pessoalmente as passagens críticas. A apreciação jurídica cabe aos juristas.
• Saída: uma breve síntese com referências às passagens de origem e uma lista das divergências.

5. Documentação técnica e fichas técnicas

A documentação é muitas vezes redigida no final, quando todos já estão no projeto seguinte.

• Entrada: dados de projeto, registos de ensaios, informações do fabricante e documentação anterior.
• A IA prepara: compila a documentação a partir dos documentos, identifica informações em falta e compara as fichas técnicas com o estado do projeto.
• O especialista verifica: o conteúdo e se a documentação está completa. Verifica pessoalmente na fonte as informações relevantes para a segurança.
• Saída: documentação no formato exigido pelo cliente ou pela autoridade, com os pontos em aberto.

6. Estado do projeto a partir de vários sistemas

O estado de um projeto está disperso por desenhos, registos de tempos, compras e mensagens de correio eletrónico.

• Entrada: dados do software de projetos, do registo de tempos, do ERP e da caixa de correio.
• A IA prepara: o código calcula o progresso, as horas e os custos face ao planeado. A IA redige depois o relatório de estado e indica os números em que se baseia.
• A gestão do projeto verifica: o relatório e acrescenta o que os números não mostram.
• Saída: um relatório de estado com desvios e pontos em aberto.

7. Folhas de horas

As horas são registadas tarde e de forma imprecisa, e a sua atribuição aos projetos ocupa tempo.

• Entrada: notas de voz, calendários, relatórios diários e registo de tempos.
• A IA prepara: propõe a atribuição de horas a projetos e atividades e assinala lacunas.
• O colaborador confirma: as suas horas. Ninguém é avaliado ou comparado pela IA.
• Saída: uma folha de horas confirmada para registo de tempos e faturação.

Programas e formatos de ficheiro: ligação ao que já utiliza

Na área técnica e nos projetos, os dados estão em desenhos, tabelas e programas especializados. A tabela apresenta os casos habituais. Esclarecemos as opções disponibilizadas pelo seu sistema antes de apresentar a proposta.

Os nomes servem de referência e não significam uma parceria. Quando um programa não disponibiliza uma interface, trabalhamos com exportação e importação, uma pasta monitorizada ou e-mail.

Integração em vez de substituição

Não precisa de novo software de projetos nem de novo software de construção, e não oferecemos nenhum dos dois. A IA trabalha em paralelo com os seus programas: lê desenhos e documentos e redige rascunhos.

• Os seus programas continuam a ser a referência. As datas, os cálculos e a faturação ficam nesses programas. A IA escreve apenas nos campos que autorizar.
• Os seus formatos de relatório mantêm-se. Os relatórios têm o mesmo aspeto e ficam disponíveis mais cedo.
• Um processo de cada vez. Começamos por uma etapa, por exemplo, os relatórios diários, e deixamo-la funcionar primeiro em paralelo com o trabalho atual.
• É sempre possível voltar atrás. Todos os documentos estão nos seus sistemas. Sem a IA, a sua equipa continua a trabalhar como antes.

Aprovações e responsabilidade

Na área técnica, quem assina assume a responsabilidade. Por isso, definimos antes de começar o que a IA pode fazer.

• Responsabilidade técnica: Continua a caber ao engenheiro, perito ou gestor de projeto. A IA fornece um rascunho, não uma avaliação.
• Origem de cada valor: Cada quantidade, medida e afirmação indica o desenho, a página ou o valor medido. O que não pode ser fundamentado não consta do rascunho.
• Registo de verificação: Antes de um relatório ser enviado, a pessoa que o verifica regista a sua aprovação.
• Pontos pouco claros: Fotografias desfocadas, desenhos contraditórios ou valores de medição em falta são assinalados, sem serem completados.
• Aspetos relevantes para a segurança: O profissional qualificado verifica pessoalmente na fonte os dados relativos à estabilidade estrutural, proteção contra incêndios, instalações elétricas e substâncias perigosas.
• Registo: cada rascunho fica registado com as fontes, o momento e a pessoa que o verifica.

Não existe uma resposta única para a questão de quem é responsável quando um rascunho da IA contém um erro. Em princípio, a responsabilidade continua a caber à pessoa que aprova o relatório, tal como acontece com uma folha de cálculo ou um desenho preparado por outra pessoa. Esclareça, antes da utilização, como a sua seguradora de responsabilidade civil profissional e a sua associação profissional encaram a utilização de rascunhos de IA. Quando estão em causa dados de trabalhadores, por exemplo, em folhas de horas, os dispositivos técnicos exigem a participação da comissão de trabalhadores na Alemanha, nos termos do § 87 BetrVG, e na Áustria, nos termos do § 96a ArbVG. Esta visão geral é informação de caráter geral e não constitui aconselhamento jurídico.

Dados: desenhos, fotografias e dados de medição

A qualidade dos rascunhos depende dos documentos com que a IA trabalha.

• Versões e revisões dos desenhos: A IA precisa de saber qual a versão em vigor. Extraímos o índice do desenho e os dados de revisão e comunicamos contradições entre versões.
• Documentação fotográfica: As fotografias precisam de data, local e referência ao elemento. Associamo-las com base em metadados e notas e assinalamos as que não conseguimos associar.
• Dados de medição: Os valores medidos provêm de relatórios e ficheiros dos instrumentos de medição. O código faz os cálculos com esses valores; a IA descreve-os.
• Processo do projeto e acesso: Define onde ficam os documentos e quem lhes pode aceder. A IA só vê o que precisa para a etapa em causa.
• Proteção de dados: As fotografias de obras mostram frequentemente pessoas e os relatórios mencionam nomes. Tratamos tudo em servidores na UE e definimos consigo o prazo de conservação e a eliminação. Saiba mais em IA e proteção de dados.

Aplicações próprias para o escritório e a obra

Por vezes, o que falta não está no software de projetos, mas no smartphone em obra. Desenvolvemos programas próprios para essas necessidades quando os produtos standard não se adequam:

• Aplicação de medições: Registar medidas e fotografias, visualizar imediatamente as quantidades e transferir o resultado para o cálculo de custos.
• Aplicação de diário de obra: Uma nota de voz e as fotografias do dia dão origem ao relatório diário.
• Aplicação de defeitos: Registar defeitos com fotografia, local e prazo e acompanhá-los até à sua correção.
• Folha de horas digital: Confirmar as horas no telemóvel, com associação ao projeto e à atividade.

Estes programas complementam o seu software de projetos, não o substituem. Saiba mais em Desenvolvimento de aplicações e Desenvolvimento de software.

Por onde começar

Estas três perguntas ajudam na avaliação:

1. Que relatório consome mais tempo aos seus técnicos e a partir de que elementos é elaborado (desenhos, fotografias, dados de medição)?
2. Que software de projetos e formatos utiliza, e onde estão os desenhos e os processos dos projetos?
3. Como são elaborados atualmente os relatórios diários e as folhas de horas, e quando?

Se nos enviar as respostas, indicamos-lhe qual o processo que vale a pena começar por automatizar e o que deve continuar a cargo dos seus profissionais qualificados. Começamos com uma fase de teste em paralelo com o trabalho atual.