Odjeli · Projekti i tehnika AI project management i tehnika: automatizacija izvještaja, utvrđivanja količina i dokumentacije

AI u upravljanju projektima: pregled sedam zadataka

Ovo su tipični procesi, a ne projekti za klijente. U svakom AI priprema, a stručna osoba provjerava i odlučuje. Primjer prvog procesa prikazuje stranica o AI automatizaciji, a dokumente detaljnije obrađuje stranica o obradi dokumenata.

1. Izvještaji i stručna mišljenja iz nacrta, fotografija i mjernih podataka

Tehnički izvještaj sažima ono što je navedeno u nacrtima, na fotografijama i u mjernim zapisnicima, a za to su potrebni dani.

• Ulaz: nacrti i njihove revizije, fotografije obilaska, mjerni podaci i Vaš predložak izvještaja.
• AI priprema: čita dokumentaciju, raspoređuje tvrdnje u poglavlja predloška i piše nacrt izvještaja. Svaka tvrdnja navodi tehnički nacrt, fotografiju ili izmjerenu vrijednost kao izvor. Nejasna mjesta, primjerice mutna fotografija, označavaju se.
• Stručna osoba provjerava: nacrt rečenicu po rečenicu i dopunjuje ono što se može utvrditi samo na licu mjesta.
• Izlaz: nacrt izvještaja u Vašem predlošku, s upućivanjima na izvore.

2. Utvrđivanje količina i troškova iz nacrta

Količine iz crteža često se ručno broje i mjere, a opseg posla raste sa svakom izmjenom nacrta.

• Ulaz: nacrti u formatima PDF, IFC ili DWG, troškovnik radova i cjenik.
• AI priprema: čita elemente, površine, duljine i broj komada iz nacrta, predlaže stavke i kodom izračunava zbrojeve. Cijene potječu iz Vašeg cjenika.
• Stručna osoba provjerava: količine prema nacrtu i odlučuje što ulazi u ponudu ili obračun.
• Izlaz: pregled količina s mjestom u nacrtu i nacrt izračuna troškova s cijenama iz Vašeg cjenika.

3. Dnevni izvještaji s gradilišta i zapisnici o obavljenom radu

Dnevni izvještaji nastaju navečer, iz sjećanja i bilježaka.

• Ulaz: glasovna bilješka, natuknice, fotografije i evidencija radnog vremena za taj dan.
• AI priprema: iz toga piše dnevni izvještaj s vremenskim uvjetima, osobljem, izvedenim radovima, smetnjama i posebnostima te pridružuje fotografije.
• Vodstvo gradilišta: kratko provjerava izvještaj i ispravlja ga.
• Izlaz: dnevni izvještaj s gradilišta u dogovorenom formatu, pohranjen u projektnoj dokumentaciji.

4. Provjera natječaja i ugovora

Prije predaje ili potpisa potrebno je pronaći zahtjeve, rokove i posebnosti.

• Ulaz: natječajna dokumentacija, ugovori i tehnički zahtjevi.
• AI priprema: sažima zahtjeve, rokove, ugovorne kazne i odgovornost za nedostatke te ih uspoređuje s Vašim standardima. Odstupanja se prikazuju uz mjesto u izvoru.
• Stručna osoba provjerava: sažetak i sama čita ključna mjesta. Pravna ocjena posao je pravnika.
• Izlaz: kratak pregled s mjestima u izvoru i popis odstupanja.

5. Tehnička dokumentacija i tehnički listovi

Dokumentacija se često piše na kraju, kada su svi već na sljedećem projektu.

• Ulaz: konstrukcijski podaci, zapisnici o ispitivanju, podaci proizvođača i prethodna dokumentacija.
• AI priprema: sastavlja dokumentaciju iz podloga, prepoznaje podatke koji nedostaju i uspoređuje tehničke listove sa stanjem projekta.
• Stručna osoba provjerava: sadržaj i potpunost. Podatke važne za sigurnost sama provjerava u izvoru.
• Izlaz: dokumentacija u formatu koji zahtijeva klijent ili nadležno tijelo, s otvorenim pitanjima.

6. Stanje projekta iz više sustava

Podaci o stanju projekta raspoređeni su po nacrtima, evidenciji radnog vremena, nabavi i e-porukama.

• Ulaz: podaci iz projektnog softvera, evidencije radnog vremena, ERP-a i pretinca e-pošte.
• AI priprema: kod izračunava napredak, sate i troškove u odnosu na plan. AI iz toga piše izvještaj o stanju i navodi brojke na koje se oslanja.
• Voditelj projekta provjerava: izvještaj i dopunjuje ono što brojke ne pokazuju.
• Izlaz: izvještaj o stanju s odstupanjima i otvorenim pitanjima.

7. Radni listovi sa satima

Sati se evidentiraju kasno i neprecizno, a njihovo pridruživanje projektima oduzima vrijeme.

• Ulaz: glasovne bilješke, kalendar, dnevni izvještaji i evidencija radnog vremena.
• AI priprema: predlaže pridruživanje sati projektima i aktivnostima te prijavljuje praznine.
• Zaposlenik potvrđuje: svoje sate. AI nikoga ne ocjenjuje ni uspoređuje.
• Izlaz: potvrđen radni list sa satima za evidenciju radnog vremena i obračun.

Programi i formati datoteka: povezivanje s onim što upotrebljavate

U tehnici i projektima podaci se nalaze u nacrtima, tablicama i stručnim programima. Tablica navodi uobičajene slučajeve. Koji način povezivanja nudi Vaš sustav, razjašnjavamo prije ponude.

Nazivi služe za orijentaciju i ne podrazumijevaju partnerstvo. Ako program nema sučelje, koristimo izvoz i uvoz, nadziranu mapu ili e-poštu.

Povezivanje umjesto zamjene

Ne trebate novi projektni ni građevinski softver i mi ih ne nudimo. AI radi uz Vaše programe: čita nacrte i dokumentaciju te piše nacrte tekstova.

• Vaši programi ostaju glavni. U njima se nalaze rokovi, kalkulacije i obračuni. AI zapisuje samo u polja koja Vi odobrite.
• Vaši formati izvještaja ostaju. Izvještaji izgledaju kao i dosad, a dostupni su ranije.
• Jedan proces za drugim. Počinjemo jednim korakom, primjerice dnevnim izvještajima, i najprije ga provodimo usporedno s dosadašnjim radom.
• Povratak na prethodni način rada ostaje moguć. Sva dokumentacija nalazi se u Vašim sustavima. Bez AI‑ja Vaši zaposlenici nastavljaju raditi kao i prije.

Odobravanje i odgovornost

U tehnici odgovara onaj tko potpisuje. Zato prije početka utvrđujemo što AI smije raditi.

• Stručna odgovornost: ostaje inženjeru, vještaku ili voditelju projekta. AI daje nacrt, a ne procjenu.
• Mjesto u izvoru za svaku brojku: svaka količina, mjera i tvrdnja navodi tehnički nacrt, stranicu ili izmjerenu vrijednost. Ono što se ne može potkrijepiti ne ulazi u nacrt dokumenta.
• Bilješka o provjeri: prije slanja izvještaja osoba koja ga provjerava bilježi svoje odobrenje.
• Nejasna mjesta: mutne fotografije, proturječni nacrti ili izmjerene vrijednosti koje nedostaju označavaju se, a ne dopunjuju.
• Podaci važni za sigurnost: podatke o statici, zaštiti od požara, električnim instalacijama i opasnim tvarima stručna osoba sama provjerava u izvoru.
• Evidencija: Svaki nacrt bilježi se s izvorima, vremenom i osobom koja ga provjerava.

Na pitanje tko odgovara ako nacrt AI‑ja sadrži pogrešku ne može se dati općenit odgovor. Načelno ostaje odgovorna osoba koja odobrava izvještaj, kao kod tabličnog proračuna ili crteža koji je netko pripremio za nju. Prije primjene razjasnite kako Vaše osiguranje od profesionalne odgovornosti i Vaša strukovna udruga gledaju na uporabu nacrta AI‑ja. Kada su obuhvaćeni podaci zaposlenika, primjerice u radnim listovima sa satima, tehnički sustavi u Njemačkoj prema § 87 BetrVG, a u Austriji prema § 96a ArbVG zahtijevaju uključivanje radničkog vijeća. Ovaj pregled pruža opće informacije i nije pravni savjet.

Podaci: nacrti, fotografije i mjerni podaci

Kvaliteta nacrta ovisi o dokumentaciji s kojom AI radi.

• Verzije nacrta i revizije: AI mora znati koja je verzija važeća. Očitavamo oznaku verzije nacrta i podatke o reviziji te prijavljujemo proturječja između verzija.
• Fotodokumentacija: fotografije trebaju datum, mjesto i vezu s elementom. Pridružujemo ih na temelju metapodataka i bilježaka te označavamo ono što ne možemo pridružiti.
• Mjerni podaci: izmjerene vrijednosti dolaze iz zapisnika i datoteka mjernih uređaja. Kod s njima računa, a AI opisuje.
• Projektna dokumentacija i pristup: Vi određujete gdje se dokumentacija nalazi i tko joj smije pristupiti. AI vidi samo ono što mu je potrebno za taj korak.
• Zaštita podataka: fotografije gradilišta često prikazuju osobe, a izvještaji navode imena. Sve obrađujemo na poslužiteljima u EU-u te s Vama određujemo trajanje pohrane i brisanje. Više na stranici AI i zaštita podataka.

Posebno razvijene aplikacije za ured i gradilište

Neke funkcije ne nedostaju u projektnom softveru, nego na pametnom telefonu na gradilištu. Njih izrađujemo kao posebno razvijene programe kada standardni proizvodi ne odgovaraju:

• Aplikacija za izmjeru: unesite mjere i fotografije, odmah vidite količine i prenesite rezultat u kalkulaciju.
• Aplikacija za građevinski dnevnik: glasovna bilješka i fotografije toga dana, iz kojih nastaje dnevni izvještaj.
• Aplikacija za nedostatke: evidentirajte nedostatke s fotografijom, mjestom i rokom te ih pratite do otklanjanja.
• Digitalni radni list sa satima: potvrdite sate na mobitelu, uz pridruživanje projektu i aktivnosti.

Ti programi dopunjuju Vaš projektni softver, ne zamjenjuju ga. Više na stranicama Razvoj aplikacija i Razvoj softvera.

Odakle krenuti

Ova tri pitanja pomažu u procjeni:

1. Koji izvještaj Vašim tehničarima oduzima najviše vremena i iz čega nastaje (nacrti, fotografije, mjerni podaci)?
2. Koji projektni softver i koje formate upotrebljavate te gdje se nalaze nacrti i projektna dokumentacija?
3. Kako danas nastaju dnevni izvještaji i radni listovi sa satima i kada?

Ako nam pošaljete odgovore, reći ćemo Vam koji se proces najprije isplati automatizirati i što mora ostati Vašim stručnjacima. Počinjemo probnim radom usporedno s dosadašnjim radom.