Reparti · Progetti e ufficio tecnico AI project management: IA nella gestione dei progetti e nell'ufficio tecnico per automatizzare rapporti, computo delle quantità e documentazione

IA nella gestione dei progetti: panoramica di sette attività

Si tratta di processi tipici, non di progetti realizzati per clienti. In ciascuno l'IA prepara il lavoro, mentre un tecnico qualificato verifica e decide. La pagina sull'automazione con l'IA mostra un esempio del primo processo; la pagina sull'elaborazione dei documenti approfondisce il lavoro sui documenti.

1. Rapporti e perizie da elaborati, foto e dati di misurazione

Un rapporto tecnico riassume ciò che si trova negli elaborati, nelle foto e nei verbali di misurazione, e richiede giorni di lavoro.

• In ingresso: elaborati e stati di revisione, foto del sopralluogo, dati di misurazione e il Suo modello di rapporto.
• L'IA prepara: legge i documenti, associa le informazioni ai capitoli del modello e scrive una bozza. Ogni affermazione cita come fonte un elaborato, una foto o un valore misurato. I punti poco chiari, ad esempio una foto sfocata, vengono segnalati.
• Il tecnico qualificato verifica: la bozza frase per frase e aggiunge ciò che è rilevabile solo sul posto.
• In uscita: una bozza del rapporto nel Suo modello, con riferimenti alle fonti.

2. Ricavare quantità e costi dagli elaborati

Le quantità nei disegni vengono spesso contate e misurate a mano, e il lavoro aumenta a ogni modifica degli elaborati.

• In ingresso: elaborati in PDF, IFC o DWG, elenco delle prestazioni e listino prezzi.
• L'IA prepara: legge dagli elaborati componenti, superfici, lunghezze e numero di pezzi, propone le voci e calcola i totali tramite codice. I prezzi provengono dal Suo listino.
• Il tecnico qualificato verifica: le quantità rispetto all'elaborato e decide cosa inserire nell'offerta o nella contabilità dei lavori.
• In uscita: un prospetto delle quantità con riferimenti all'elaborato e una bozza dei costi con prezzi dal Suo listino.

3. Rapporti giornalieri di cantiere e rapporti degli interventi

I rapporti giornalieri vengono scritti la sera, sulla base della memoria e degli appunti.

• In ingresso: nota vocale, appunti sintetici, foto e rilevazione delle ore della giornata.
• L'IA prepara: ne ricava il rapporto giornaliero con condizioni meteo, personale, prestazioni, impedimenti e particolarità, e associa le foto.
• La direzione lavori verifica: brevemente il rapporto e lo corregge.
• In uscita: un rapporto giornaliero di cantiere nel formato concordato, archiviato nel fascicolo del progetto.

4. Verificare documenti di gara e contratti

Prima della presentazione dell'offerta o della firma occorre individuare requisiti, scadenze e particolarità.

• In ingresso: documenti di gara, contratti e requisiti tecnici.
• L'IA prepara: riassume requisiti, scadenze, penali contrattuali e garanzia legale e li confronta con i Suoi standard. Le differenze vengono mostrate con il riferimento alla fonte.
• Il tecnico qualificato verifica: il riepilogo e legge personalmente i passaggi critici. La valutazione giuridica spetta ai legali.
• In uscita: un breve riepilogo con riferimenti alle fonti e un elenco delle differenze.

5. Documentazione tecnica e schede tecniche

La documentazione viene spesso scritta alla fine, quando tutti sono già impegnati nel progetto successivo.

• In ingresso: dati di progettazione, verbali di controllo, informazioni del produttore e documentazione precedente.
• L'IA prepara: compone la documentazione a partire dai materiali disponibili, individua le informazioni mancanti e confronta le schede tecniche con lo stato del progetto.
• Il tecnico qualificato verifica: contenuto e completezza. Controlla personalmente alla fonte le informazioni rilevanti per la sicurezza.
• In uscita: documentazione nel formato richiesto dal cliente o dall'autorità, con i punti aperti.

6. Stato del progetto da diversi sistemi

Lo stato di un progetto è distribuito tra elaborati, rilevazione delle ore, acquisti ed e-mail.

• In ingresso: dati dal software di gestione dei progetti, dal sistema di rilevazione delle ore, dall'ERP e dalla casella di posta.
• L'IA prepara: il codice calcola avanzamento, ore e costi rispetto al piano. L'IA ne ricava il rapporto sullo stato del progetto, citando le cifre su cui si basa.
• Il responsabile del progetto verifica: il rapporto e aggiunge ciò che le cifre non mostrano.
• In uscita: un rapporto sullo stato del progetto con scostamenti e punti aperti.

7. Fogli ore

Le ore vengono registrate in ritardo e in modo impreciso, e assegnarle ai progetti richiede tempo.

• In ingresso: note vocali, calendario, rapporti giornalieri e rilevazione delle ore.
• L'IA prepara: propone l'assegnazione delle ore a progetti e attività e segnala le lacune.
• Il dipendente conferma: le proprie ore. Nessuno viene valutato o confrontato dall'IA.
• In uscita: un foglio ore confermato per la rilevazione delle ore e la fatturazione.

Programmi e formati dei file: collegamento agli strumenti che utilizza

Nell'ufficio tecnico e nella gestione dei progetti, i dati si trovano in elaborati, tabelle e programmi specialistici. La tabella presenta i casi più comuni. Prima del preventivo, verifichiamo quali modalità di collegamento offre il Suo sistema.

I nomi servono da riferimento e non indicano una partnership. Se un programma non offre un'interfaccia, utilizziamo esportazione e importazione, una cartella monitorata o l'e-mail.

Collegare anziché sostituire

Non Le servono nuovi software di gestione dei progetti o per l'edilizia e noi non ne offriamo. L'IA lavora accanto ai Suoi programmi: legge elaborati e documenti e scrive bozze.

• I Suoi programmi restano i sistemi di riferimento. Scadenze, calcoli e contabilità dei lavori si trovano lì. L'IA scrive solo nei campi da Lei autorizzati.
• I formati dei Suoi rapporti restano. I rapporti mantengono l'aspetto attuale e sono pronti prima.
• Un processo alla volta. Iniziamo da un passaggio, ad esempio i rapporti giornalieri, e lo facciamo funzionare inizialmente in parallelo al lavoro attuale.
• È sempre possibile tornare indietro. Tutti i documenti restano nei Suoi sistemi. Senza l'IA, il Suo personale continua a lavorare come prima.

Approvazioni e responsabilità

In ambito tecnico risponde chi firma. Per questo, prima di iniziare, definiamo cosa può fare l'IA.

• Responsabilità tecnica: resta all'ingegnere, al perito o al responsabile del progetto. L'IA fornisce una bozza, non una valutazione.
• Una fonte per ogni cifra: ogni quantità, misura e affermazione cita un elaborato, una pagina o un valore misurato. Ciò che non è documentabile non compare nella bozza.
• Annotazione della verifica: prima dell'invio di un rapporto, la persona che lo verifica registra la propria approvazione.
• Punti poco chiari: foto sfocate, elaborati contraddittori o valori misurati mancanti vengono segnalati, senza integrare le informazioni.
• Informazioni rilevanti per la sicurezza: il tecnico qualificato verifica personalmente alla fonte i dati su statica, protezione antincendio, impianti elettrici e sostanze pericolose.
• Registro: ogni bozza viene registrata con fonti, data e ora e responsabile della verifica.

Non esiste una risposta valida per tutti i casi alla domanda su chi risponda di un errore in una bozza dell'IA. In linea di principio, resta responsabile la persona che approva il rapporto, come per un foglio di calcolo o un disegno preparato da altri. Prima dell'uso, chiarisca come la Sua assicurazione di responsabilità civile professionale e la Sua associazione professionale considerano l'impiego di bozze dell'IA. Quando sono coinvolti dati dei dipendenti, ad esempio nei fogli ore, i dispositivi tecnici richiedono il coinvolgimento del consiglio di fabbrica in Germania ai sensi del § 87 BetrVG e in Austria ai sensi del § 96a ArbVG. Questa panoramica fornisce informazioni generali e non costituisce consulenza legale.

Dati: elaborati, foto e dati di misura

La qualità delle bozze dipende dai documenti su cui lavora l'IA.

• Versioni degli elaborati e revisioni: l'IA deve sapere quale versione è valida. Estraiamo l'indice dell'elaborato e le informazioni sulle revisioni e segnaliamo eventuali incongruenze tra le versioni.
• Documentazione fotografica: le foto devono riportare data, luogo e riferimento all'elemento costruttivo. Le associamo in base a metadati e note e segnaliamo quelle che non riusciamo ad associare.
• Dati di misura: i valori misurati provengono dai verbali e dai file degli strumenti di misura. Il codice esegue i calcoli, l'IA descrive.
• Fascicolo di progetto e accesso: è Lei a decidere dove si trovano i documenti e chi può accedervi. L'IA vede solo ciò che serve per quel passaggio.
• Protezione dei dati: le foto di cantiere mostrano spesso persone e i rapporti riportano nomi. Trattiamo tutto su server nell'UE e definiamo con Lei i tempi di conservazione e la cancellazione. Maggiori informazioni in IA e protezione dei dati.

App su misura per ufficio e cantiere

Alcune funzionalità non mancano nel software di gestione dei progetti, ma sullo smartphone in cantiere. Le realizziamo come programmi su misura quando i prodotti standard non sono adatti:

• App per il rilievo metrico: acquisire misure e foto, visualizzare subito le quantità e trasferire il risultato al calcolo dei costi.
• App per il giornale dei lavori: da una nota vocale e dalle foto della giornata nasce il rapporto giornaliero.
• App per la gestione dei difetti: registrare i difetti con foto, luogo e scadenza e seguirli fino alla risoluzione.
• Foglio ore digitale: confermare le ore dal telefono, associandole al progetto e all'attività.

Questi programmi integrano il Suo software di gestione dei progetti, non lo sostituiscono. Maggiori informazioni in Sviluppo di app e Sviluppo software.

Da dove iniziare

Queste tre domande aiutano a valutare la situazione:

1. Quale rapporto richiede più tempo ai Suoi tecnici e da quali materiali viene preparato (elaborati, foto, dati di misura)?
2. Quale software di gestione dei progetti e quali formati utilizza, e dove si trovano gli elaborati e i fascicoli di progetto?
3. Come vengono preparati oggi i rapporti giornalieri e i fogli ore, e quando?

Se ci scrive le risposte, Le indichiamo da quale processo conviene iniziare e cosa deve restare ai Suoi professionisti. Iniziamo con una prova in parallelo al lavoro abituale.