Afdelingen · Projecten en techniek AI project management en AI in de techniek: rapportages, hoeveelheidsbepaling en documentatie automatiseren

AI in projectmanagement: zeven taken op een rij

Dit zijn gebruikelijke processen, geen klantprojecten. In elk proces bereidt AI voor en controleert en beslist een deskundige. Een voorbeeld van het eerste proces staat op de pagina over AI‑automatisering. De pagina over documentverwerking gaat dieper in op de documenten.

1. Rapporten en deskundigenadviezen op basis van tekeningen, foto's en meetgegevens

Een technisch rapport vat samen wat in tekeningen, op foto's en in meetrapporten staat. Het opstellen daarvan kost dagen.

• Invoer: tekeningen en revisieversies, foto's van de inspectieronde, meetgegevens en uw rapportsjabloon.
• AI bereidt voor: leest de stukken, deelt uitspraken in bij de hoofdstukken van het sjabloon en schrijft een concept. Elke uitspraak noemt een tekening, foto of meetwaarde als bron. Onduidelijke plekken, zoals een onscherpe foto, worden gemarkeerd.
• Deskundige controleert: het concept zin voor zin en vult aan wat alleen ter plaatse zichtbaar is.
• Uitvoer: een conceptrapport in uw sjabloon, met bronverwijzingen.

2. Hoeveelheden en kosten uit tekeningen bepalen

Hoeveelheden uit tekeningen worden vaak met de hand geteld en gemeten. Dat kost meer werk bij elke wijziging van de tekening.

• Invoer: tekeningen als PDF, IFC of DWG, een bestek en een prijslijst.
• AI bereidt voor: leest bouwonderdelen, oppervlakten, lengtes en aantallen uit de tekeningen, stelt posten voor en berekent de totalen met code. Prijzen komen uit uw prijslijst.
• Deskundige controleert: de hoeveelheden aan de hand van de tekening en beslist wat in de offerte of afrekening wordt opgenomen.
• Uitvoer: een hoeveelhedenstaat met vindplaatsen in de tekening en een conceptbegroting met prijzen uit uw lijst.

3. Bouwdagrapporten en werkrapporten

Dagrapporten worden 's avonds opgesteld, uit het geheugen en op basis van notities.

• Invoer: een spraaknotitie, steekwoorden, foto's en de urenregistratie van de dag.
• AI bereidt voor: schrijft op basis daarvan het dagrapport met het weer, personeel, werkzaamheden, belemmeringen en bijzonderheden en voegt de bijbehorende foto's toe.
• Bouwleiding controleert: het rapport kort en corrigeert het.
• Uitvoer: een bouwdagrapport in het afgesproken formaat, opgeslagen in het projectdossier.

4. Aanbestedingen en contracten controleren

Vóór indiening of ondertekening moeten eisen, termijnen en bijzonderheden worden gevonden.

• Invoer: aanbestedingsstukken, contracten en technische eisen.
• AI bereidt voor: vat eisen, data, contractuele boetes en garantie samen en vergelijkt die met uw standaarden. Afwijkingen worden met bronverwijzing weergegeven.
• Deskundige controleert: de samenvatting en leest zelf de kritieke passages. De juridische beoordeling is aan juristen.
• Uitvoer: een beknopt overzicht met bronverwijzingen en een lijst van afwijkingen.

5. Technische documentatie en gegevensbladen

Documentatie wordt vaak pas aan het einde geschreven, wanneer iedereen al met het volgende project bezig is.

• Invoer: ontwerpgegevens, inspectierapporten, informatie van fabrikanten en eerdere documentatie.
• AI bereidt voor: stelt de documentatie samen uit de stukken, herkent ontbrekende informatie en vergelijkt gegevensbladen met de projectstatus.
• Deskundige controleert: de inhoud en volledigheid. Informatie die van belang is voor de veiligheid controleert de deskundige zelf bij de bron.
• Uitvoer: documentatie in het formaat dat de klant of overheid verlangt, met openstaande punten.

6. Projectstatus uit meerdere systemen

De stand van een project staat verspreid over tekeningen, urenregistratie, inkoop en e-mails.

• Invoer: gegevens uit projectsoftware, urenregistratie, ERP en inbox.
• AI bereidt voor: code berekent de voortgang, uren en kosten ten opzichte van het plan. AI schrijft op basis daarvan het statusrapport en noemt de cijfers waarop het is gebaseerd.
• Projectleiding controleert: het rapport en vult aan wat de cijfers niet laten zien.
• Uitvoer: een statusrapport met afwijkingen en openstaande punten.

7. Urenstaten

Uren worden laat en onnauwkeurig geregistreerd en het toewijzen aan projecten kost tijd.

• Invoer: spraaknotities, agenda's, dagrapporten en urenregistratie.
• AI bereidt voor: stelt de toewijzing van uren aan projecten en werkzaamheden voor en meldt ontbrekende gegevens.
• Medewerker bevestigt: de eigen uren. Niemand wordt door AI beoordeeld of vergeleken.
• Uitvoer: een bevestigde urenstaat voor urenregistratie en afrekening.

Programma's en bestandsformaten: koppeling met wat u gebruikt

Bij techniek en projecten staan gegevens in tekeningen, tabellen en vakprogramma's. De tabel noemt de gebruikelijke situaties. Welke mogelijkheid uw systeem biedt, bepalen we voordat we een offerte uitbrengen.

De namen dienen ter oriëntatie en wijzen niet op een partnerschap. Als een programma geen koppeling biedt, werken wij met export en import, een bewaakte map of e-mail.

Koppelen in plaats van vervangen

U heeft geen nieuwe projectsoftware en geen nieuwe bouwsoftware nodig, en wij bieden die ook niet aan. AI werkt naast uw programma's: AI leest tekeningen en stukken en schrijft concepten.

• Uw programma's blijven leidend. Data, calculaties en afrekeningen staan daarin. AI schrijft alleen in velden waarvoor u toestemming geeft.
• Uw rapportformaten blijven. Rapporten zien eruit zoals voorheen en zijn eerder beschikbaar.
• Eén proces tegelijk. We beginnen met één stap, bijvoorbeeld de dagrapporten, en laten die eerst naast de bestaande werkwijze draaien.
• Terugkeren blijft mogelijk. Alle stukken staan in uw systemen. Zonder AI werken uw mensen verder zoals voorheen.

Goedkeuringen en verantwoordelijkheid

In de techniek is degene die ondertekent aansprakelijk. Daarom leggen we vóór de start vast wat AI mag doen.

• Vakinhoudelijke verantwoordelijkheid: die blijft bij de ingenieur, deskundige of projectleider. AI levert een concept, geen beoordeling.
• Een bronverwijzing bij elk getal: elke hoeveelheid, elke maat en elke uitspraak noemt een tekening, pagina of meetwaarde. Wat niet te onderbouwen is, staat niet in het concept.
• Controleaantekening: voordat een rapport wordt verstuurd, legt de controlerende persoon de goedkeuring vast.
• Onduidelijke plekken: onscherpe foto's, tegenstrijdige tekeningen of ontbrekende meetwaarden worden gemarkeerd en niet aangevuld.
• Veiligheidsinformatie: informatie over constructieve veiligheid, brandveiligheid, elektrische installaties en gevaarlijke stoffen controleert de deskundige zelf bij de bron.
• Logboek: elk concept wordt vastgelegd met bronnen, tijdstip en controleur.

Wie aansprakelijk is als een AI‑concept een fout bevat, is niet in het algemeen te beantwoorden. In beginsel blijft degene die het rapport goedkeurt verantwoordelijk, net als bij een spreadsheet of een door iemand anders aangeleverde tekening. Ga vóór gebruik na hoe uw beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar en beroepsvereniging tegenover het gebruik van AI‑concepten staan. Waar gegevens van medewerkers in het geding zijn, bijvoorbeeld bij urenstaten, vereisen technische voorzieningen in Duitsland op grond van § 87 BetrVG en in Oostenrijk op grond van § 96a ArbVG de betrokkenheid van de ondernemingsraad. Dit overzicht is algemene informatie en geen juridisch advies.

Gegevens: tekeningen, foto's en meetgegevens

De kwaliteit van de concepten hangt af van de documenten waarmee de AI werkt.

• Tekeningversies en revisies: de AI moet weten welke versie geldt. We lezen de tekeningindex en revisiegegevens uit en melden wanneer versies elkaar tegenspreken.
• Fotodocumentatie: foto's hebben een datum, plaats en verwijzing naar het onderdeel nodig. We koppelen ze op basis van metadata en notities en markeren wat we niet kunnen toewijzen.
• Meetgegevens: meetwaarden komen uit rapporten en bestanden van meetapparatuur. Code rekent ermee; de AI beschrijft.
• Projectdossier en toegang: u bepaalt waar de documenten staan en wie toegang krijgt. De AI ziet alleen wat nodig is voor de betreffende stap.
• Gegevensbescherming: op bouwplaatsfoto's staan vaak personen en in rapporten worden namen genoemd. We verwerken alles op servers in de EU en bepalen samen met u de bewaartermijn en verwijdering. Meer bij AI en gegevensbescherming.

Eigen apps voor kantoor en bouwplaats

Sommige functies ontbreken niet in de projectsoftware, maar op de smartphone op de bouwplaats. Daarvoor bouwen we eigen programma's als standaardproducten niet passen:

• App voor opmetingen: afmetingen en foto's vastleggen, hoeveelheden direct zien en het resultaat doorgeven aan de calculatie.
• Bouwdagboekapp: een spraaknotitie en foto's van de dag vormen de basis voor het dagrapport.
• App voor gebrekenregistratie: gebreken vastleggen met foto, plaats en termijn en volgen totdat ze zijn verholpen.
• Digitale urenstaat: uren bevestigen op de telefoon, gekoppeld aan project en activiteit.

Deze programma's vullen uw projectsoftware aan en vervangen die niet. Meer hierover bij app-ontwikkeling en softwareontwikkeling.

Waar u begint

Deze drie vragen helpen bij de inschatting:

1. Welk rapport kost uw technici de meeste tijd en waarop is het gebaseerd (tekeningen, foto's, meetgegevens)?
2. Welke projectsoftware en formaten gebruikt u en waar staan tekeningen en projectdossiers?
3. Hoe worden dagrapporten en urenstaten momenteel gemaakt en wanneer?

Als u ons de antwoorden stuurt, vertellen we u welk proces als eerste loont en wat bij uw vakmensen moet blijven. We beginnen met een proef naast het bestaande werk.