Részlegek · Projektek és műszaki terület Projektmenedzsment AI‑val és AI a műszaki területen: jelentések, mennyiségek és dokumentáció automatizálása

Projektmenedzsment AI‑val: hét feladat áttekintése

Ezek tipikus folyamatok, nem ügyfélprojektek. Mindegyikben az AI készíti elő a munkát, egy szakember pedig ellenőriz és dönt. Az első folyamatra az AI‑automatizálásról szóló oldal mutat példát, a dokumentumokat a dokumentumfeldolgozásról szóló oldal tárgyalja részletesebben.

1. Jelentések és szakvélemények tervekből, fotókból és mérési adatokból

Egy műszaki jelentés összefoglalja, mi szerepel a terveken, a fotókon és a mérési jegyzőkönyvekben, elkészítése pedig napokat vesz igénybe.

• Bemenet: tervek és módosítási változataik, a helyszíni bejárás fotói, mérési adatok és az Ön jelentéssablonja.
• Az AI előkészít: elolvassa az iratokat, az állításokat a sablon fejezeteihez rendeli, és tervezetet ír. Minden állításnál megjelöli forrásként a tervet, fotót vagy mérési értéket. A nem egyértelmű részeket, például egy elmosódott fotót, megjelöli.
• A szakember ellenőriz: mondatról mondatra átnézi a tervezetet, és kiegészíti azzal, ami csak a helyszínen ismerhető fel.
• Eredmény: jelentéstervezet az Ön sablonjában, forráshivatkozásokkal.

2. Mennyiségek és költségek meghatározása tervekből

A rajzokon szereplő mennyiségeket gyakran kézzel számolják meg és mérik le, és a ráfordítás minden tervmódosítással nő.

• Bemenet: tervek PDF, IFC vagy DWG formátumban, tételes munkakiírás és árlista.
• Az AI előkészít: kiolvassa a tervekből az építési elemeket és műszaki komponenseket, a területeket, hosszúságokat és darabszámokat, tételeket javasol, és kóddal kiszámítja az összegeket. Az árak az Ön árlistájából származnak.
• A szakember ellenőriz: összeveti a mennyiségeket a tervvel, és eldönti, mi kerüljön az árajánlatba vagy az elszámolásba.
• Eredmény: mennyiségi kimutatás a terven belüli lelőhelyekkel, költségtervezet az Ön listájából származó árakkal.

3. Építési napi jelentések és munkavégzési jegyzőkönyvek

A napi jelentések este készülnek, emlékezetből és jegyzetekből.

• Bemenet: hangjegyzet, kulcsszavak, fotók és az adott nap munkaidő-nyilvántartása.
• Az AI előkészít: ezekből napi jelentést ír az időjárásról, a személyzetről, az elvégzett munkákról, az akadályoztatásokról és a különleges körülményekről, és hozzárendeli a fotókat.
• Az építésvezetés ellenőriz: röviden átnézi és javítja a jelentést.
• Eredmény: építési napi jelentés a megállapodott formátumban, a projektaktában tárolva.

4. Pályázati kiírások és szerződések ellenőrzése

A benyújtás vagy aláírás előtt meg kell találni a követelményeket, határidőket és sajátosságokat.

• Bemenet: pályázati dokumentáció, szerződések és műszaki követelmények.
• Az AI előkészít: összefoglalja a követelményeket, határidőket, kötbéreket és szavatossági feltételeket, és összeveti őket az Ön standardjaival. Az eltéréseket a lelőhelyükkel együtt mutatja be.
• A szakember ellenőriz: átnézi az összefoglalót, és a kritikus részeket maga is elolvassa. A jogi értékelés a jogászok feladata.
• Eredmény: rövid áttekintés lelőhelyekkel és az eltérések listája.

5. Műszaki dokumentáció és adatlapok

A dokumentációt gyakran a végén írják meg, amikor már mindenki a következő projekten dolgozik.

• Bemenet: konstrukciós adatok, vizsgálati jegyzőkönyvek, gyártói adatok és korábbi dokumentációk.
• Az AI előkészít: az iratokból összeállítja a dokumentációt, felismeri a hiányzó adatokat, és összeveti az adatlapokat a projekt aktuális állapotával.
• A szakember ellenőriz: átnézi a tartalmat és a teljességet. A biztonság szempontjából lényeges adatokat maga ellenőrzi a forrásnál.
• Eredmény: dokumentáció az ügyfél vagy a hatóság által előírt formátumban, a nyitott kérdésekkel együtt.

6. Projektállapot több rendszerből

Egy projekt állapotára vonatkozó információk szétszórva találhatók a tervekben, a munkaidő-nyilvántartásban, a beszerzésben és az e-mailekben.

• Bemenet: adatok a projektkezelő szoftverből, a munkaidő-nyilvántartásból, az ERP-ből és a postafiókból.
• Az AI előkészít: kód számítja ki a haladást, a munkaórákat és a költségeket a tervhez viszonyítva. Az AI ezekből írja meg a státuszjelentést, és megadja a számokat, amelyekre támaszkodik.
• A projektvezetés ellenőriz: átnézi a jelentést, és kiegészíti azzal, amit a számok nem mutatnak meg.
• Eredmény: státuszjelentés az eltérésekkel és a nyitott kérdésekkel.

7. Munkaidőlapok

A munkaórákat későn és pontatlanul rögzítik, projektekhez rendelésük pedig időt vesz igénybe.

• Bemenet: hangjegyzetek, naptár, napi jelentések és munkaidő-nyilvántartás.
• Az AI előkészít: javaslatot tesz a munkaórák projektekhez és tevékenységekhez rendelésére, és jelzi a hiányokat.
• A munkatárs megerősíti: a saját munkaóráit. Az AI senkit sem értékel vagy hasonlít össze.
• Eredmény: megerősített munkaidőlap a munkaidő-nyilvántartáshoz és az elszámoláshoz.

Programok és fájlformátumok: kapcsolódás az Ön által használt eszközökhöz

A műszaki területen és a projektekben az adatok tervekben, táblázatokban és szakmai programokban találhatók. A táblázat a szokásos eseteket sorolja fel. Az árajánlat előtt tisztázzuk, milyen lehetőséget kínál az Ön rendszere.

A nevek a tájékozódást szolgálják, és nem jelentenek partneri kapcsolatot. Ha egy program nem kínál interfészt, exporttal és importtal, figyelt mappával vagy e-maillel dolgozunk.

Összekapcsolás csere helyett

Nincs szüksége új projektkezelő vagy új építőipari szoftverre, és nem is kínálunk ilyet. Az AI az Ön programjai mellett dolgozik: terveket és iratokat olvas, és tervezeteket ír.

• Az Ön programjai maradnak az elsődleges rendszerek. A határidők, kalkulációk és elszámolások ezekben találhatók. Az AI csak az Ön által engedélyezett mezőkbe ír.
• Az Ön jelentésformátumai megmaradnak. A jelentések ugyanúgy néznek ki, mint eddig, és hamarabb rendelkezésre állnak.
• Egyszerre egy folyamat. Egy lépéssel kezdünk, például a napi jelentésekkel, és először a meglévő munka mellett működtetjük.
• A visszaút nyitva marad. Minden dokumentum az Ön rendszereiben található. AI nélkül a munkatársai ugyanúgy dolgoznak tovább, mint korábban.

Jóváhagyások és felelősség

A műszaki területen az felel, aki aláír. Ezért indulás előtt meghatározzuk, mit tehet az AI.

• Szakmai felelősség: a mérnöknél, szakértőnél vagy projektvezetőnél marad. Az AI tervezetet ad, nem szakmai értékelést.
• Minden számhoz forráshely: minden mennyiség, méret és állítás megnevezi a tervet, oldalt vagy mérési értéket. Ami nem támasztható alá, az nem szerepel a tervezetben.
• Ellenőrzési feljegyzés: a jelentés kiküldése előtt az ellenőrző személy rögzíti a jóváhagyását.
• Nem egyértelmű részek: az elmosódott fotókat, ellentmondó terveket és hiányzó mérési értékeket megjelöljük, nem egészítjük ki.
• Biztonsági jelentőségű adatok: a statikai, tűzvédelmi, elektromos és veszélyes anyagokra vonatkozó adatokat a szakember maga ellenőrzi a forrásnál.
• Naplózás: minden tervezetet a forrásokkal, az időponttal és az ellenőrző személlyel együtt rögzítünk.

Nem adható általános válasz arra, ki felel, ha az AI tervezete hibát tartalmaz. Főszabály szerint az a személy marad felelős, aki a jelentést jóváhagyja, akárcsak egy táblázatkezelő vagy más által előkészített rajz használatakor. Használat előtt tisztázza, hogyan ítéli meg szakmai felelősségbiztosítója és szakmai szövetsége az AI‑tervezetek alkalmazását. Ahol munkavállalói adatok érintettek, például munkaidőlapokon, a műszaki berendezésekhez Németországban a § 87 BetrVG, Ausztriában pedig a § 96a ArbVG alapján szükség van az üzemi tanács bevonására. Ez az áttekintés általános tájékoztatás, nem jogi tanácsadás.

Adatok: tervek, fotók és mérési adatok

A tervezetek minősége azoktól a dokumentumoktól függ, amelyekkel az AI dolgozik.

• Tervállapotok és módosítások: az AI‑nak tudnia kell, melyik változat érvényes. Kiolvassuk a tervindexet és a módosítási adatokat, és jelezzük, ha a változatok ellentmondanak egymásnak.
• Fotódokumentáció: a fotókhoz dátum, helyszín és az érintett elem megjelölése szükséges. Metaadatok és jegyzetek alapján rendeljük hozzá őket, és megjelöljük, amit nem tudunk hozzárendelni.
• Mérési adatok: a mérési értékek a mérőeszközök jegyzőkönyveiből és fájljaiból származnak. Kód számol velük, az AI leírja őket.
• Projektiratok és hozzáférés: Ön határozza meg, hol találhatók a dokumentumok, és ki férhet hozzájuk. Az AI csak azt látja, amire az adott lépéshez szüksége van.
• Adatvédelem: az építési helyszíneken készült fotókon gyakran személyek láthatók, a jelentések pedig neveket tartalmaznak. Mindent EU-ban található szervereken dolgozunk fel, a tárolás időtartamát és a törlést pedig Önnel együtt határozzuk meg. További információ az AI és adatvédelem oldalon.

Egyedi alkalmazások irodába és építési helyszínre

Van, ami nem a projektszoftverből, hanem az építési helyszínen használt okostelefonról hiányzik. Ezt egyedi programként készítjük el, ha a standard termékek nem megfelelőek:

• Felmérési alkalmazás: méretek és fotók rögzítése, mennyiségek azonnali megtekintése, az eredmény átadása a kalkulációhoz.
• Építési napló alkalmazás: a nap hangjegyzeteiből és fotóiból elkészül a napi jelentés.
• Hibakezelő alkalmazás: hibák rögzítése fotóval, helyszínnel és határidővel, majd követésük a kijavításig.
• Digitális munkaidőlap: munkaórák megerősítése mobilon, projekthez és tevékenységhez rendelve.

Ezek a programok kiegészítik a projektszoftverét, nem helyettesítik. További információ az alkalmazásfejlesztésről és a szoftverfejlesztésről.

Hol érdemes kezdeni

Ez a három kérdés segít a felmérésben:

1. Melyik jelentés veszi el a legtöbb időt a műszaki munkatársaitól, és miből készül (tervek, fotók, mérési adatok)?
2. Milyen projektszoftvert és formátumokat használ, és hol találhatók a tervek és projektiratok?
3. Hogyan és mikor készülnek jelenleg a napi jelentések és munkaidőlapok?

Ha megírja a válaszait, elmondjuk, melyik folyamattal érdemes kezdeni, és minek kell a szakemberei feladatának maradnia. A meglévő munka melletti próbaüzemmel kezdünk.