Działy · Projekty i technika AI project management i zastosowania AI w technice: automatyzacja raportów, obliczeń ilościowych i dokumentacji

AI w zarządzaniu projektami: przegląd siedmiu zadań

To typowe procesy, a nie projekty zrealizowane dla klientów. W każdym z nich AI przygotowuje materiały, a specjalista je sprawdza i podejmuje decyzje. Przykład pierwszego procesu przedstawiamy na stronie Automatyzacja z AI, a temat dokumentów rozwijamy na stronie Przetwarzanie dokumentów.

1. Raporty i ekspertyzy na podstawie rysunków, zdjęć i danych pomiarowych

Raport techniczny podsumowuje informacje z rysunków, zdjęć i protokołów pomiarowych, a jego przygotowanie zajmuje wiele dni.

• Dane wejściowe: rysunki i ich wersje, zdjęcia z wizji lokalnej, dane pomiarowe i Państwa szablon raportu.
• AI przygotowuje: odczytuje materiały, przypisuje informacje do rozdziałów szablonu i tworzy projekt. Każda informacja wskazuje rysunek, zdjęcie lub wynik pomiaru jako źródło. Niejasne fragmenty, na przykład nieostre zdjęcie, są oznaczane.
• Specjalista sprawdza: projekt zdanie po zdaniu i uzupełnia to, co można ustalić tylko na miejscu.
• Wynik: projekt raportu w Państwa szablonie, z odwołaniami do źródeł.

2. Ustalanie ilości i kosztów na podstawie rysunków

Ilości na podstawie rysunków często ustala się przez ręczne liczenie i pomiary, a nakład pracy rośnie z każdą zmianą rysunku.

• Dane wejściowe: rysunki w formatach PDF, IFC lub DWG, wykaz robót i cennik.
• AI przygotowuje: odczytuje z rysunków elementy, powierzchnie, długości i liczbę sztuk, proponuje pozycje i oblicza sumy za pomocą kodu. Ceny pochodzą z Państwa cennika.
• Specjalista sprawdza: ilości względem rysunku i decyduje, co trafi do oferty lub rozliczenia.
• Wynik: zestawienie ilości ze wskazaniem miejsc w rysunku oraz wstępna kalkulacja kosztów z cenami z Państwa cennika.

3. Dzienne raporty z budowy i protokoły wykonanych prac

Raporty dzienne powstają wieczorem, z pamięci i na podstawie notatek.

• Dane wejściowe: notatka głosowa, hasła, zdjęcia i ewidencja czasu pracy z danego dnia.
• AI przygotowuje: tworzy na tej podstawie raport dzienny z informacjami o pogodzie, personelu, wykonanych pracach, przeszkodach i nietypowych okolicznościach oraz przypisuje zdjęcia.
• Kierownictwo budowy: krótko sprawdza raport i wprowadza poprawki.
• Wynik: dzienny raport z budowy w uzgodnionym formacie, zapisany w dokumentacji projektu.

4. Sprawdzanie przetargów i umów

Przed złożeniem oferty lub podpisaniem umowy trzeba odnaleźć wymagania, terminy i szczególne warunki.

• Dane wejściowe: dokumentacja przetargowa, umowy i wymagania techniczne.
• AI przygotowuje: podsumowuje wymagania, terminy, kary umowne i odpowiedzialność za wady oraz porównuje je z Państwa standardami. Odstępstwa są przedstawiane wraz ze wskazaniem miejsca w źródle.
• Specjalista sprawdza: podsumowanie i samodzielnie czyta kluczowe fragmenty. Ocena prawna należy do prawników.
• Wynik: krótkie zestawienie ze wskazaniem miejsc w źródłach i lista odstępstw.

5. Dokumentacja techniczna i karty techniczne

Dokumentację często zostawia się na koniec, gdy wszyscy pracują już nad kolejnym projektem.

• Dane wejściowe: dane konstrukcyjne, protokoły badań, informacje producentów i wcześniejsze dokumentacje.
• AI przygotowuje: zestawia dokumentację na podstawie materiałów, wykrywa brakujące informacje i porównuje karty techniczne ze stanem projektu.
• Specjalista sprawdza: treść i kompletność. Informacje istotne dla bezpieczeństwa weryfikuje samodzielnie u źródła.
• Wynik: dokumentacja w formacie wymaganym przez klienta lub organ administracji, z otwartymi kwestiami.

6. Stan projektu na podstawie kilku systemów

Informacje o stanie projektu są rozproszone w rysunkach, ewidencji czasu pracy, zakupach i wiadomościach e-mail.

• Dane wejściowe: dane z oprogramowania do zarządzania projektami, ewidencji czasu pracy, ERP i skrzynki pocztowej.
• AI przygotowuje: kod oblicza postęp, godziny i koszty w porównaniu z planem. AI tworzy na tej podstawie raport o stanie projektu i wskazuje liczby, na których się opiera.
• Kierownictwo projektu sprawdza: raport i uzupełnia to, czego nie pokazują liczby.
• Wynik: raport o stanie projektu z odchyleniami i otwartymi kwestiami.

7. Karty czasu pracy

Godziny są ewidencjonowane z opóźnieniem i niedokładnie, a przypisanie ich do projektów zajmuje czas.

• Dane wejściowe: notatki głosowe, kalendarz, raporty dzienne i ewidencja czasu pracy.
• AI przygotowuje: proponuje przypisanie godzin do projektów i czynności oraz zgłasza braki.
• Pracownik zatwierdza: swoje godziny. AI nikogo nie ocenia ani nie porównuje.
• Wynik: zatwierdzona karta czasu pracy do ewidencji i rozliczeń.

Programy i formaty plików: integracja z tym, z czego Państwo korzystają

W pracach technicznych i projektach dane znajdują się w rysunkach, tabelach i specjalistycznych programach. Tabela przedstawia typowe przypadki. Przed przygotowaniem oferty ustalamy, jakie możliwości zapewnia Państwa system.

Nazwy służą orientacji i nie oznaczają partnerstwa. Gdy program nie udostępnia interfejsu, korzystamy z eksportu i importu, monitorowanego folderu lub poczty e-mail.

Integracja zamiast wymiany

Nie potrzebują Państwo nowego oprogramowania do zarządzania projektami ani oprogramowania budowlanego i nie oferujemy takiego oprogramowania. AI pracuje obok Państwa programów: odczytuje rysunki i materiały oraz tworzy projekty dokumentów.

• Państwa programy pozostają systemami nadrzędnymi. To w nich znajdują się terminy, kalkulacje i rozliczenia. AI zapisuje dane tylko w polach, na które wyrażą Państwo zgodę.
• Państwa formaty raportów pozostają. Raporty wyglądają jak dotychczas i są gotowe wcześniej.
• Jeden proces po drugim. Zaczynamy od jednego kroku, na przykład raportów dziennych, i najpierw uruchamiamy go równolegle z dotychczasową pracą.
• Powrót pozostaje możliwy. Wszystkie dokumenty znajdują się w Państwa systemach. Bez AI Państwa pracownicy kontynuują pracę tak jak wcześniej.

Zatwierdzanie i odpowiedzialność

W pracach technicznych odpowiada osoba, która składa podpis. Dlatego przed rozpoczęciem ustalamy, co AI może robić.

• Odpowiedzialność merytoryczna: pozostaje po stronie inżyniera, rzeczoznawcy lub kierownika projektu. AI dostarcza wersję roboczą, a nie ocenę.
• Źródło każdej liczby: każda ilość, każdy wymiar i każde stwierdzenie wskazują rysunek, stronę lub wynik pomiaru. To, czego nie można udokumentować, nie trafia do wersji roboczej.
• Adnotacja o sprawdzeniu: zanim raport zostanie wysłany, osoba sprawdzająca odnotowuje jego zatwierdzenie.
• Niejasne miejsca: niewyraźne zdjęcia, sprzeczne rysunki lub brakujące wyniki pomiarów są oznaczane, a nie uzupełniane.
• Kwestie związane z bezpieczeństwem: dane dotyczące statyki, ochrony przeciwpożarowej, elektryki i substancji niebezpiecznych specjalista samodzielnie sprawdza u źródła.
• Rejestr: Każda wersja robocza jest zapisywana wraz ze źródłami, czasem i osobą sprawdzającą.

Nie ma jednej ogólnej odpowiedzi na pytanie, kto odpowiada za błąd w wersji roboczej przygotowanej przez AI. Co do zasady odpowiedzialna pozostaje osoba zatwierdzająca raport, tak jak w przypadku arkusza kalkulacyjnego lub rysunku przygotowanego przez współpracownika. Przed wdrożeniem prosimy ustalić stanowisko Państwa ubezpieczyciela odpowiedzialności zawodowej i organizacji zawodowej wobec korzystania z wersji roboczych AI. Gdy przetwarzanie dotyczy danych pracowników, na przykład kart czasu pracy, urządzenia techniczne wymagają udziału rady zakładowej: w Niemczech zgodnie z § 87 BetrVG, a w Austrii zgodnie z § 96a ArbVG. Ten przegląd zawiera informacje ogólne i nie stanowi porady prawnej.

Dane: rysunki, zdjęcia i dane pomiarowe

Jakość wersji roboczych zależy od dokumentów, z którymi pracuje AI.

• Wersje rysunków i rewizje: AI musi wiedzieć, która wersja obowiązuje. Odczytujemy indeks rysunku i oznaczenia rewizji oraz zgłaszamy sprzeczności między wersjami.
• Dokumentacja fotograficzna: zdjęcia wymagają daty, miejsca i powiązania z elementem budowlanym. Przypisujemy je na podstawie metadanych i notatek oraz oznaczamy te, których nie potrafimy przypisać.
• Dane pomiarowe: wyniki pomiarów pochodzą z protokołów i plików urządzeń pomiarowych. Kod wykonuje na nich obliczenia, a AI je opisuje.
• Akta projektu i dostęp: Państwo określają, gdzie znajdują się dokumenty i kto może mieć do nich dostęp. AI widzi tylko to, czego potrzebuje do danego kroku.
• Ochrona danych: zdjęcia z budów często przedstawiają osoby, a raporty zawierają nazwiska. Przetwarzamy wszystko na serwerach w UE i wspólnie z Państwem ustalamy okres przechowywania oraz usuwanie. Więcej na stronie AI i ochrona danych.

Dedykowane aplikacje dla biura i budowy

Niektórych funkcji brakuje na smartfonie na budowie, a nie w oprogramowaniu projektowym. Budujemy je jako dedykowane programy, gdy standardowe produkty nie pasują:

• Aplikacja do obmiaru: rejestrowanie wymiarów i zdjęć, natychmiastowy podgląd ilości, przekazanie wyniku do kalkulacji.
• Aplikacja do dziennika budowy: notatka głosowa i zdjęcia z danego dnia, na ich podstawie powstaje raport dzienny.
• Aplikacja do usterek: rejestrowanie usterek ze zdjęciem, lokalizacją i terminem oraz śledzenie ich aż do usunięcia.
• Cyfrowa karta czasu pracy: potwierdzanie godzin na telefonie z przypisaniem do projektu i czynności.

Te programy uzupełniają Państwa oprogramowanie projektowe, a nie zastępują go. Więcej na stronach Tworzenie aplikacji i Tworzenie oprogramowania.

Od czego zacząć

Te trzy pytania pomagają ocenić sytuację:

1. Który raport zajmuje Państwa pracownikom technicznym najwięcej czasu i z czego powstaje (rysunki, zdjęcia, dane pomiarowe)?
2. Z jakiego oprogramowania projektowego i jakich formatów Państwo korzystają oraz gdzie znajdują się rysunki i akta projektów?
3. Jak i kiedy powstają obecnie raporty dzienne i karty czasu pracy?

Jeśli prześlą nam Państwo odpowiedzi, powiemy, który proces warto usprawnić jako pierwszy i co musi pozostać w rękach Państwa specjalistów. Zaczynamy od działania testowego równolegle z dotychczasową pracą.