Отдели · Проекти и технически дейности AI project management и ИИ в техническите дейности: автоматизиране на отчети, изчисляване на количества и документация

ИИ в управлението на проекти: преглед на седем задачи

Това са типични процеси, а не клиентски проекти. Във всеки ИИ подготвя, а специалист проверява и решава. Пример за първия процес показва страницата за автоматизация с ИИ, а документите се разглеждат по-подробно на страницата за обработка на документи.

1. Доклади и експертизи от чертежи, снимки и измервания

Техническият доклад обобщава съдържанието на чертежи, снимки и протоколи от измервания, а това отнема дни.

• Вход: чертежи и техните ревизии, снимки от огледа, измервания и Вашият шаблон за доклад.
• ИИ подготвя: прочита документите, отнася твърденията към разделите на шаблона и пише чернова. Всяко твърдение посочва чертеж, снимка или измерена стойност като източник. Неясните места, например размазана снимка, се отбелязват.
• Специалистът проверява: черновата изречение по изречение и допълва това, което може да се установи само на място.
• Изход: чернова на доклад по Вашия шаблон с препратки към източниците.

2. Определяне на количества и разходи от чертежи

Количествата от чертежи често се броят и измерват ръчно, а усилията нарастват с всяка промяна на чертежа.

• Вход: чертежи като PDF, IFC или DWG, количествена сметка и ценоразпис.
• ИИ подготвя: извлича елементи, площи, дължини и бройки от чертежите, предлага позиции и изчислява сумите с програмен код. Цените идват от Вашия ценоразпис.
• Специалистът проверява: количествата спрямо чертежа и решава какво да влезе в офертата или отчитането и фактурирането.
• Изход: справка за количествата с посочено място в чертежа и проект на калкулация с цени от Вашия списък.

3. Дневни отчети от строителната площадка и протоколи за извършена работа

Дневните отчети се изготвят вечер по памет и от бележки.

• Вход: гласова бележка, ключови думи, снимки и отчетено работно време за деня.
• ИИ подготвя: съставя дневния отчет с метеорологичните условия, персонала, извършените работи, препятствията и особеностите и прилага съответните снимки.
• Строителното ръководство проверява: отчета накратко и прави корекции.
• Изход: дневен отчет от строителната площадка в договорения формат, съхранен в проектното досие.

4. Проверка на тръжна документация и договори

Преди подаване или подписване трябва да се открият изискванията, сроковете и особеностите.

• Вход: тръжна документация, договори и технически изисквания.
• ИИ подготвя: обобщава изискванията, сроковете, договорните неустойки и гаранционната отговорност и ги сравнява с Вашите стандарти. Отклоненията се показват с мястото в източника.
• Специалистът проверява: обобщението и сам прочита критичните места. Правната оценка е работа на юристите.
• Изход: кратък преглед с места в източниците и списък на отклоненията.

5. Техническа документация и спецификации

Документацията често се пише накрая, когато всички вече работят по следващия проект.

• Вход: конструктивни данни, протоколи от изпитвания, данни от производителя и предишна документация.
• ИИ подготвя: съставя документацията от наличните материали, разпознава липсващи данни и сверява техническите спецификации с актуалното състояние на проекта.
• Специалистът проверява: съдържанието и пълнотата. Данните, свързани с безопасността, проверява сам по източника.
• Изход: документация във формата, изискван от клиента или органа, с отбелязани неизяснени въпроси.

6. Статус на проекта от няколко системи

Информацията за състоянието на проекта е разпръсната в планове, отчитане на работното време, снабдяване и имейли.

• Вход: данни от софтуер за проекти, отчитане на работното време, ERP и пощенска кутия.
• ИИ подготвя: програмен код изчислява напредъка, часовете и разходите спрямо плана. ИИ съставя отчет за статуса и посочва числата, на които се основава.
• Ръководителят на проекта проверява: отчета и допълва това, което числата не показват.
• Изход: отчет за статуса с отклонения и неизяснени въпроси.

7. Отчети за отработените часове

Часовете се отчитат късно и неточно, а отнасянето им към проекти отнема време.

• Вход: гласови бележки, календари, дневни отчети и данни за работното време.
• ИИ подготвя: предлага отнасяне на часовете към проекти и дейности и съобщава за пропуски.
• Служителят потвърждава: своите часове. ИИ не оценява и не сравнява никого.
• Изход: потвърден отчет за отработените часове за отчитане на работното време и фактуриране.

Програми и файлови формати: свързване с това, което използвате

В техническите дейности и проектите данните са в чертежи, таблици и специализирани програми. Таблицата посочва обичайните случаи. Преди офертата изясняваме какъв начин за свързване предлага Вашата система.

Имената са дадени за ориентир и не означават партньорство. Когато дадена програма не предлага интерфейс, работим с експорт и импорт, наблюдавана папка или имейл.

Свързване вместо замяна

Не Ви е нужен нов софтуер за проекти или за строителство и ние не предлагаме такъв. ИИ работи паралелно с Вашите програми: чете чертежи и документи и пише чернови.

• Вашите програми остават водещи. Сроковете, калкулациите, отчитането и фактурирането са в тях. ИИ записва само в полета, които Вие разрешите.
• Форматите на Вашите отчети се запазват. Отчетите изглеждат както досега и са готови по-рано.
• Един процес след друг. Започваме с една стъпка, например дневните отчети, и първо я пускаме паралелно с досегашната работа.
• Връщането назад остава възможно. Всички документи са във Вашите системи. Без ИИ служителите Ви продължават да работят както преди.

Одобрения и отговорност

В техническата работа отговорност носи този, който подписва. Затова преди началото определяме какво може да прави ИИ.

• Професионална отговорност: тя остава при инженера, експерта или ръководителя на проекта. ИИ предоставя чернова, а не оценка.
• Място в източника за всяко число: всяко количество, размер и твърдение посочва чертеж, страница или измерена стойност. Това, което не може да се докаже, не се включва в черновата.
• Бележка за проверка: преди докладът да бъде изпратен, проверяващото лице отбелязва одобрението си.
• Неясни места: размазани снимки, противоречащи си чертежи или липсващи измерени стойности се отбелязват, а не се допълват.
• Свързано с безопасността: данните за статика, пожарна защита, електрически инсталации и опасни вещества се проверяват лично от специалиста по източника.
• Запис: Всяка чернова се записва с източници, момент и проверяващ.

Не може да се даде общовалиден отговор кой носи отговорност, когато чернова от ИИ съдържа грешка. По принцип отговорността остава при лицето, което одобрява доклада, както при електронна таблица или чертеж, подготвен от друг. Моля, изяснете преди използването как Вашият застраховател по професионална отговорност и професионалната Ви организация разглеждат работата с чернови от ИИ. Когато се засягат данни на служители, например при отчети за отработените часове, техническите средства изискват участието на работническия съвет в Германия съгласно § 87 BetrVG, а в Австрия съгласно § 96a ArbVG. Този преглед е обща информация и не представлява правна консултация.

Данни: чертежи, снимки и измервания

Качеството на черновите зависи от документите, с които работи ИИ.

• Версии и ревизии на чертежите: ИИ трябва да знае коя версия е в сила. Извличаме индекса на чертежа и данните за ревизията и съобщаваме, ако версиите си противоречат.
• Фотодокументация: снимките се нуждаят от дата, място и връзка с елемента. Свързваме ги въз основа на метаданни и бележки и отбелязваме това, което не можем да свържем.
• Данни от измервания: измерените стойности идват от протоколи и файлове на измервателните уреди. Програмният код изчислява с тях, а ИИ описва.
• Проектно досие и достъп: Вие определяте къде се намират документите и кой има достъп. ИИ вижда само необходимото за съответната стъпка.
• Защита на личните данни: на снимките от строителни площадки често има хора, а докладите посочват имена. Обработваме всичко на сървъри в ЕС и определяме с Вас срока за съхранение и изтриването. Повече в ИИ и защита на личните данни.

Индивидуални приложения за офиса и строителната площадка

Понякога липсата не е в софтуера за проекти, а в смартфона на строителната площадка. За това изграждаме индивидуални програми, когато стандартните продукти не са подходящи:

• Приложение за заснемане на размери: въвеждате размери и снимки, веднага виждате количествата и прехвърляте резултата в калкулацията.
• Приложение за строителен дневник: гласова бележка и снимки от деня, от които се създава дневният отчет.
• Приложение за дефекти: регистриране на дефекти със снимка, място и срок и проследяване до отстраняването им.
• Дигитален отчет за отработените часове: потвърждаване на часовете от телефона с отнасяне към проект и дейност.

Тези програми допълват Вашия софтуер за проекти, не го заменят. Повече в Разработка на приложения и Разработка на софтуер.

Откъде да започнете

Тези три въпроса помагат да прецените:

1. Кой доклад отнема най-много време на Вашите технически специалисти и от какво се съставя (чертежи, снимки, измервания)?
2. Кой софтуер за проекти и кои формати използвате и къде се намират чертежите и проектните досиета?
3. Как и кога се изготвят дневните отчети и отчетите за отработените часове сега?

Ако ни изпратите отговорите, ще Ви кажем кой процес си струва да бъде първи и какво трябва да остане при Вашите специалисти. Започваме с тестова работа паралелно с досегашния процес.