Departamentos · Proyectos e ingeniería AI project management: automatizar informes, mediciones y documentación en la gestión de proyectos e ingeniería

IA en la gestión de proyectos: resumen de siete tareas

Son procesos habituales, no proyectos de clientes. En todos ellos, la IA prepara el trabajo y un especialista revisa y decide. La página de automatización con IA muestra un ejemplo del primer proceso; la de procesamiento de documentos profundiza en el tratamiento de la documentación.

1. Informes y dictámenes a partir de planos, fotos y datos de medición

Un informe técnico resume lo que figura en planos, fotos y registros de mediciones, y elaborarlo lleva días.

• Entrada: planos y sus revisiones, fotos de la visita, datos de medición y su plantilla de informe.
• La IA prepara: lee la documentación, asigna la información a los capítulos de la plantilla y redacta un borrador. Cada afirmación indica como fuente un plano, una foto o un valor medido. Se marcan los puntos dudosos, como una foto desenfocada.
• El especialista revisa: el borrador frase por frase y añade lo que solo puede observarse sobre el terreno.
• Resultado: un borrador de informe en su plantilla, con referencias a las fuentes.

2. Obtener mediciones y costes a partir de planos

Las cantidades suelen obtenerse de los planos contando y midiendo a mano, y el trabajo aumenta con cada modificación del plano.

• Entrada: planos en PDF, IFC o DWG, relación de partidas y lista de precios.
• La IA prepara: extrae de los planos elementos constructivos, superficies, longitudes y números de unidades, propone partidas y calcula los totales mediante código. Los precios proceden de su lista de precios.
• El especialista revisa: las mediciones cotejándolas con el plano y decide cuáles se incluyen en la oferta o en la facturación.
• Resultado: una relación de cantidades con su ubicación en el plano y un borrador de costes con precios de su lista.

3. Partes diarios de obra y partes de intervención

Los partes diarios se redactan al final del día, de memoria y a partir de notas.

• Entrada: una nota de voz, apuntes, fotos y el registro de horas del día.
• La IA prepara: redacta con ese material el parte diario con las condiciones meteorológicas, el personal, los trabajos realizados, los impedimentos y las particularidades, y asocia las fotos correspondientes.
• La dirección de obra revisa: brevemente el parte y lo corrige.
• Resultado: un parte diario de obra en el formato acordado, archivado en el expediente del proyecto.

4. Revisar licitaciones y contratos

Antes de presentar una oferta o firmar, hay que identificar los requisitos, los plazos y las particularidades.

• Entrada: documentación de licitación, contratos y requisitos técnicos.
• La IA prepara: resume requisitos, fechas, penalizaciones contractuales y garantías, y los compara con sus criterios habituales. Las diferencias se muestran con su ubicación en la fuente.
• El especialista revisa: el resumen y lee personalmente los pasajes críticos. La valoración jurídica corresponde a los juristas.
• Resultado: un breve resumen con referencias a las fuentes y una lista de discrepancias.

5. Documentación y fichas técnicas

La documentación suele dejarse para el final, cuando todo el equipo ya está trabajando en el siguiente proyecto.

• Entrada: datos de diseño, actas de inspección, información del fabricante y documentación anterior.
• La IA prepara: reúne la documentación a partir de los documentos disponibles, detecta la información que falta y coteja las fichas técnicas con el estado del proyecto.
• El especialista revisa: el contenido y si está completo. Comprueba personalmente en la fuente los datos relevantes para la seguridad.
• Resultado: documentación en el formato exigido por el cliente o la autoridad competente, con los puntos pendientes.

6. Estado del proyecto a partir de varios sistemas

La información sobre el estado de un proyecto está repartida entre planos, registros de horas, compras y correos electrónicos.

• Entrada: datos del software de proyectos, el registro de horas, el ERP y el buzón de correo.
• La IA prepara: mediante código se calculan el avance, las horas y los costes respecto a lo planificado. A partir de ellos, la IA redacta el informe de estado e indica las cifras en las que se basa.
• La dirección del proyecto revisa: el informe y añade lo que las cifras no muestran.
• Resultado: un informe de estado con desviaciones y puntos pendientes.

7. Partes de horas

Las horas se registran tarde y con poca precisión, y asignarlas a los proyectos lleva tiempo.

• Entrada: notas de voz, calendario, partes diarios y registro de horas.
• La IA prepara: propone la asignación de horas a proyectos y actividades, y avisa de los datos que faltan.
• El empleado confirma: sus horas. La IA no evalúa ni compara a nadie.
• Resultado: un parte de horas confirmado para el registro de horas y la facturación.

Programas y formatos de archivo: integración con lo que ya utiliza

En ingeniería y proyectos, los datos están en planos, tablas y programas especializados. La tabla recoge los casos habituales. Antes de presentar el presupuesto, aclaramos qué vía ofrece su sistema.

Los nombres se indican a título orientativo y no implican ninguna colaboración comercial. Si un programa no ofrece una interfaz, trabajamos con exportaciones e importaciones, una carpeta supervisada o correo electrónico.

Integración en lugar de sustitución

No necesita un nuevo programa de proyectos ni de construcción, y no ofrecemos ninguno. La IA trabaja junto a sus programas: lee planos y documentación y redacta borradores.

• Sus programas siguen siendo los sistemas principales. Las fechas, los cálculos y la facturación están allí. La IA solo escribe en los campos que usted autoriza.
• Los formatos de sus informes se mantienen. Los informes tienen el mismo aspecto de siempre y están listos antes.
• Un proceso cada vez. Empezamos por un paso, por ejemplo, los partes diarios, y al principio lo hacemos funcionar en paralelo al trabajo habitual.
• Siempre puede volver atrás. Toda la documentación está en sus sistemas. Sin la IA, su equipo sigue trabajando como antes.

Aprobaciones y responsabilidad

En ingeniería, quien firma asume la responsabilidad. Por eso, antes de empezar definimos qué puede hacer la IA.

• Responsabilidad técnica: sigue recayendo en el ingeniero, el perito o el director del proyecto. La IA aporta un borrador, no una valoración.
• Una referencia para cada cifra: cada cantidad, medida y afirmación indica el plano, la página o el valor medido que la respalda. Lo que no se puede justificar no se incluye en el borrador.
• Constancia de revisión: antes de enviar un informe, la persona que lo revisa deja constancia de su aprobación.
• Puntos dudosos: las fotos desenfocadas, los planos contradictorios y los valores de medición que faltan se marcan, no se completan.
• Información relevante para la seguridad: el especialista comprueba personalmente en la fuente los datos sobre cálculo estructural, protección contra incendios, electricidad y sustancias peligrosas.
• Registro: cada borrador se registra con las fuentes, el momento y la persona que lo revisa.

No hay una respuesta general a quién responde si un borrador de la IA contiene un error. En principio, sigue siendo responsable la persona que aprueba el informe, igual que con una hoja de cálculo o un plano preparado por otra persona. Antes de utilizar borradores de IA, consulte cómo contemplan su uso su seguro de responsabilidad civil profesional y su asociación profesional. Cuando se ven afectados datos de los empleados, por ejemplo en los partes de horas, los sistemas técnicos requieren la participación del comité de empresa: en Alemania, según el § 87 BetrVG, y en Austria, según el § 96a ArbVG. Este resumen es información general, no asesoramiento jurídico.

Datos: planos, fotos y datos de medición

La calidad de los borradores depende de los documentos con los que trabaja la IA.

• Versiones de planos y revisiones: la IA debe saber qué versión está vigente. Extraemos el código de revisión del plano y los datos de revisión, y avisamos si hay versiones contradictorias.
• Documentación fotográfica: las fotos necesitan fecha, ubicación y referencia al elemento constructivo. Las vinculamos a partir de los metadatos y las notas, y señalamos las que no podemos vincular.
• Datos de medición: los valores proceden de registros y archivos de los equipos de medición. El código calcula con ellos y la IA describe.
• Expediente del proyecto y acceso: usted decide dónde se guardan los documentos y quién puede acceder a ellos. La IA solo ve lo que necesita para cada paso.
• Protección de datos: las fotos de las obras suelen mostrar personas y los informes incluyen nombres. Tratamos toda la información en servidores de la UE y acordamos con usted los plazos de conservación y la eliminación. Más información en IA y protección de datos.

Aplicaciones a medida para la oficina y la obra

A veces las carencias no están en el programa de gestión de proyectos, sino en el móvil que se utiliza en la obra. Creamos programas a medida para cubrirlas cuando los productos estándar no encajan:

• Aplicación de mediciones de obra: registrar medidas y fotos, ver las cantidades al instante y trasladar el resultado al cálculo de costes.
• Aplicación de diario de obra: una nota de voz y las fotos del día sirven para elaborar el informe diario.
• Aplicación de deficiencias: registrar las deficiencias con foto, ubicación y plazo, y hacer un seguimiento hasta su subsanación.
• Parte de horas digital: confirmar las horas en el móvil, asignándolas al proyecto y a la actividad.

Estos programas complementan su software de gestión de proyectos, no lo sustituyen. Más información en Desarrollo de aplicaciones y Desarrollo de software.

Por dónde empezar

Estas tres preguntas ayudan a valorar la situación:

1. ¿Qué informe consume más tiempo de sus técnicos y a partir de qué se elabora (planos, fotos, datos de medición)?
2. ¿Qué software de gestión de proyectos y qué formatos utiliza, y dónde se guardan los planos y los expedientes de los proyectos?
3. ¿Cómo se elaboran actualmente los informes diarios y los partes de horas, y cuándo?

Si nos envía sus respuestas, le diremos qué proceso merece la pena abordar primero y qué debe seguir en manos de sus especialistas. Empezamos con una prueba en paralelo al trabajo habitual.