Services · Projets et ingénierie AI project management : automatiser les rapports, les métrés et la documentation en gestion de projet et en ingénierie

L’IA en gestion de projet : sept tâches en bref

Il s’agit de processus courants, et non de projets clients. Dans chaque cas, l’IA prépare le travail et un professionnel vérifie et décide. La page sur l’automatisation par l’IA présente un exemple du premier processus. La page sur le traitement des documents approfondit le volet documentaire.

1. Rapports techniques et d’expertise à partir de plans, de photos et de mesures

Un rapport technique synthétise les informations des plans, des photos et des relevés de mesures. Sa préparation prend des jours.

• Entrée : plans et indices de révision, photos de la visite sur site, données de mesure et votre modèle de rapport.
• L’IA prépare : elle lit les documents, répartit les informations entre les chapitres du modèle et rédige un projet. Chaque énoncé cite un plan, une photo ou une mesure comme source. Les éléments ambigus, comme une photo floue, sont signalés.
• Le professionnel vérifie : le projet phrase par phrase et ajoute les éléments qui ne peuvent être constatés que sur place.
• Résultat : un projet de rapport dans votre modèle, avec les références aux sources.

2. Établir les métrés et les coûts à partir des plans

Les quantités sont souvent comptées et mesurées manuellement sur les dessins, et le travail augmente à chaque modification du plan.

• Entrée : plans au format PDF, IFC ou DWG, descriptif des prestations et grille tarifaire.
• L’IA prépare : elle extrait des plans les éléments de construction, les surfaces, les longueurs et les nombres d’unités, propose des postes et calcule les totaux à l’aide de code. Les prix proviennent de votre grille tarifaire.
• Le professionnel vérifie : les métrés par rapport au plan et décide de ce qui figure dans l’offre ou le décompte.
• Résultat : un relevé des quantités avec leur emplacement dans le plan, et une estimation des coûts à valider avec les prix de votre grille.

3. Rapports journaliers de chantier et rapports d’intervention

Les rapports journaliers sont rédigés le soir, de mémoire et à partir de notes.

• Entrée : note vocale, mots-clés, photos et relevés de temps de la journée.
• L’IA prépare : elle rédige à partir de ces éléments le rapport journalier avec la météo, le personnel, les prestations, les obstacles et les particularités, puis y associe les photos.
• La direction de chantier vérifie : rapidement le rapport et le corrige.
• Résultat : un rapport journalier de chantier dans le format convenu, classé dans le dossier du projet.

4. Examiner les appels d’offres et les contrats

Avant de remettre une offre ou de signer, il faut repérer les exigences, les échéances et les particularités.

• Entrée : dossiers d’appel d’offres, contrats et exigences techniques.
• L’IA prépare : elle résume les exigences, les échéances, les pénalités contractuelles et les garanties, puis les compare à vos standards. Les écarts sont indiqués avec leur emplacement dans le document.
• Le professionnel vérifie : la synthèse et lit lui-même les passages critiques. L’analyse juridique relève des juristes.
• Résultat : une synthèse avec les références aux passages concernés et une liste des écarts.

5. Documentation technique et fiches techniques

La documentation est souvent rédigée à la fin, quand tout le monde est déjà passé au projet suivant.

• Entrée : données de conception, procès-verbaux de contrôle, informations des fabricants et documentations précédentes.
• L’IA prépare : elle constitue la documentation à partir des documents, repère les informations manquantes et vérifie la concordance des fiches techniques avec l’état du projet.
• Le professionnel vérifie : le contenu et l’exhaustivité. Il contrôle lui-même à la source les informations relatives à la sécurité.
• Résultat : une documentation au format demandé par le client ou l’autorité, avec les points restant à traiter.

6. État d’avancement du projet à partir de plusieurs systèmes

Les informations sur l’état d’avancement d’un projet sont réparties entre les plans, le suivi du temps, les achats et les e-mails.

• Entrée : données du logiciel de gestion de projet, du suivi du temps, de l’ERP et de la boîte mail.
• L’IA prépare : le code calcule l’avancement, les heures et les coûts par rapport aux prévisions. L’IA en tire un rapport d’avancement et cite les chiffres sur lesquels elle s’appuie.
• La direction de projet vérifie : le rapport et ajoute ce que les chiffres ne montrent pas.
• Résultat : un rapport d’avancement avec les écarts et les points restant à traiter.

7. Feuilles de temps

Les heures sont saisies tardivement et avec imprécision, et leur affectation aux projets prend du temps.

• Entrée : notes vocales, calendrier, rapports journaliers et suivi du temps.
• L’IA prépare : elle propose d’affecter les heures aux projets et aux activités, puis signale les informations manquantes.
• Le collaborateur confirme : ses heures. L’IA n’évalue ni ne compare personne.
• Résultat : une feuille de temps confirmée pour le suivi du temps et la facturation.

Logiciels et formats de fichiers : connexion aux outils que vous utilisez

En ingénierie et en gestion de projet, les données se trouvent dans les plans, les tableaux et les logiciels spécialisés. Le tableau présente les cas courants. Nous déterminons les possibilités offertes par votre système avant de vous remettre une offre.

Ces noms sont cités à titre indicatif et n’impliquent aucun partenariat. Lorsqu’un logiciel ne propose pas d’interface, nous utilisons l’export et l’import, un dossier surveillé ou les e-mails.

Connecter plutôt que remplacer

Vous n’avez besoin ni d’un nouveau logiciel de gestion de projet ni d’un nouveau logiciel de gestion de chantier, et nous n’en proposons pas. L’IA travaille en parallèle de vos logiciels : elle lit les plans et les documents, puis rédige des projets.

• Vos logiciels restent la référence. Les échéances, les calculs de coûts et les décomptes y sont conservés. L’IA écrit uniquement dans les champs que vous autorisez.
• Vos formats de rapport restent les mêmes. Les rapports conservent leur présentation habituelle et sont disponibles plus tôt.
• Un processus à la fois. Nous commençons par une étape, par exemple les rapports journaliers, et la faisons d’abord fonctionner en parallèle du travail habituel.
• Le retour en arrière reste possible. Tous les documents se trouvent dans vos systèmes. Sans l’IA, vos équipes continuent de travailler comme avant.

Validations et responsabilité

En ingénierie, la personne qui signe engage sa responsabilité. C’est pourquoi nous définissons avant le démarrage ce que l’IA est autorisée à faire.

• Responsabilité technique : elle reste celle de l’ingénieur, de l’expert ou du chef de projet. L’IA fournit un projet de document, pas une appréciation professionnelle.
• Une source pour chaque chiffre : chaque quantité, chaque cote et chaque énoncé renvoient à un plan, une page ou une mesure. Ce qui ne peut pas être justifié ne figure pas dans le projet.
• Visa de contrôle : avant l’envoi d’un rapport, la personne qui l’a vérifié consigne sa validation.
• Points incertains : les photos floues, les plans contradictoires et les mesures manquantes sont signalés, sans être complétés.
• Informations liées à la sécurité : le professionnel vérifie lui-même à la source les données relatives aux structures, à la protection incendie, à l’électricité et aux substances dangereuses.
• Journal : chaque brouillon est consigné avec ses sources, l’horodatage et la personne chargée du contrôle.

Il n’existe pas de réponse générale à la question de la responsabilité lorsqu’un brouillon de l’IA contient une erreur. En principe, la personne qui valide le rapport reste responsable, comme pour un tableur ou un dessin préparé par un tiers. Avant toute utilisation, clarifiez la position de votre assureur en responsabilité civile professionnelle et de votre organisation professionnelle sur les brouillons produits par l’IA. Lorsque des données de salariés sont concernées, par exemple dans les feuilles de temps, les dispositifs techniques nécessitent la participation du comité d’entreprise : en Allemagne selon le § 87 BetrVG, et en Autriche selon le § 96a ArbVG. Ce résumé fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique.

Données : plans, photos et mesures

La qualité des brouillons dépend des documents utilisés par l’IA.

• Versions des plans et révisions : l’IA doit savoir quelle version fait foi. Nous extrayons l’indice du plan et les informations de révision, et signalons les versions contradictoires.
• Documentation photographique : les photos doivent comporter une date, un lieu et un lien avec l’élément de construction. Nous les classons à partir des métadonnées et des notes, et signalons celles que nous ne pouvons pas rattacher.
• Données de mesure : les valeurs mesurées proviennent des rapports et des fichiers des appareils de mesure. Le code effectue les calculs, l’IA les décrit.
• Dossier de projet et accès : vous décidez où sont conservés les documents et qui peut y accéder. L’IA ne voit que ce dont elle a besoin pour l’étape concernée.
• Protection des données : les photos de chantier montrent souvent des personnes et les rapports mentionnent des noms. Nous traitons l’ensemble sur des serveurs dans l’UE et définissons avec vous la durée de conservation et la suppression. Pour en savoir plus, consultez IA et protection des données.

Applications spécifiques pour le bureau et le chantier

Parfois, ce qui manque ne se trouve pas dans le logiciel de gestion de projet, mais sur le smartphone au chantier. Nous développons alors des programmes spécifiques lorsque les produits standard ne conviennent pas :

• Application de métré : saisir les dimensions et les photos, voir immédiatement les quantités et transmettre le résultat au chiffrage.
• Application de journal de chantier : une note vocale et les photos du jour servent à produire le rapport journalier.
• Application de suivi des défauts : enregistrer les défauts avec une photo, un lieu et une échéance, puis les suivre jusqu’à leur correction.
• Feuille de temps numérique : confirmer les heures sur le téléphone, en les affectant au projet et à l’activité.

Ces programmes complètent votre logiciel de gestion de projet, ils ne le remplacent pas. Pour en savoir plus, consultez Développement d’applications et Développement logiciel.

Par où commencer

Ces trois questions vous aident à faire le point :

1. Quel rapport prend le plus de temps à vos techniciens et à partir de quoi est-il établi (plans, photos, mesures) ?
2. Quel logiciel de gestion de projet et quels formats utilisez-vous, et où se trouvent les plans et les dossiers de projet ?
3. Comment les rapports journaliers et les feuilles de temps sont-ils établis aujourd’hui, et à quel moment ?

Si vous nous envoyez vos réponses, nous vous dirons quel processus mérite d’être abordé en premier et ce qui doit rester du ressort de vos professionnels. Nous commençons par un fonctionnement à l’essai en parallèle du travail habituel.