Abteilungen · Projekte und Technik KI im Projektmanagement und in der Technik: Berichte, Massen und Dokumentation automatisieren

KI im Projektmanagement: sieben Aufgaben im Überblick

Das sind typische Abläufe, keine Kundenprojekte. In jedem bereitet die KI vor, und eine Fachperson prüft und entscheidet. Ein Beispiel für den ersten Ablauf zeigt die Seite zur KI‑Automatisierung, die Dokumente vertieft die Seite zur Dokumentenverarbeitung.

1. Berichte und Gutachten aus Plänen, Fotos und Messdaten

Ein technischer Bericht fasst zusammen, was in Plänen, auf Fotos und in Messprotokollen steht, und braucht dafür Tage.

• Eingang: Pläne und Revisionsstände, Fotos der Begehung, Messdaten und Ihre Berichtsvorlage.
• KI bereitet vor: liest die Unterlagen, ordnet Aussagen den Kapiteln der Vorlage zu und schreibt einen Entwurf. Jede Aussage nennt Plan, Foto oder Messwert als Quelle. Unklare Stellen, etwa ein unscharfes Foto, werden markiert.
• Fachperson prüft: den Entwurf Satz für Satz und ergänzt, was nur vor Ort erkennbar ist.
• Ausgang: ein Berichtsentwurf in Ihrer Vorlage, mit Quellenverweisen.

2. Massen und Kosten aus Plänen ermitteln

Mengen aus Zeichnungen werden oft von Hand gezählt und gemessen, und der Aufwand wächst mit jeder Planänderung.

• Eingang: Pläne als PDF, IFC oder DWG, Leistungsverzeichnis und Preisliste.
• KI bereitet vor: liest Bauteile, Flächen, Längen und Stückzahlen aus den Plänen, schlägt Positionen vor und rechnet mit Code die Summen. Preise stammen aus Ihrer Preisliste.
• Fachperson prüft: die Massen gegen den Plan und entscheidet, was in das Angebot oder die Abrechnung geht.
• Ausgang: eine Mengenaufstellung mit Fundstelle im Plan, ein Kostenentwurf mit Preisen aus Ihrer Liste.

3. Bautagesberichte und Einsatzprotokolle

Tagesberichte entstehen abends, aus dem Gedächtnis und aus Notizen.

• Eingang: Sprachnotiz, Stichworte, Fotos und Zeiterfassung des Tages.
• KI bereitet vor: schreibt daraus den Tagesbericht mit Wetter, Personal, Leistungen, Behinderungen und Besonderheiten und ordnet Fotos zu.
• Bauleitung prüft: den Bericht kurz und korrigiert.
• Ausgang: ein Bautagesbericht im vereinbarten Format, abgelegt in der Projektakte.

4. Ausschreibungen und Verträge prüfen

Vor der Abgabe oder Unterschrift müssen Anforderungen, Fristen und Besonderheiten gefunden werden.

• Eingang: Ausschreibungsunterlagen, Verträge und technische Anforderungen.
• KI bereitet vor: fasst Anforderungen, Termine, Vertragsstrafen und Gewährleistung zusammen und vergleicht sie mit Ihren Standards. Abweichungen werden mit Fundstelle gezeigt.
• Fachperson prüft: die Zusammenfassung und liest die kritischen Stellen selbst. Rechtliche Würdigung ist Sache der Juristen.
• Ausgang: eine Kurzübersicht mit Fundstellen und eine Liste der Abweichungen.

5. Technische Dokumentation und Datenblätter

Dokumentation wird gern am Ende geschrieben, wenn alle schon beim nächsten Projekt sind.

• Eingang: Konstruktionsdaten, Prüfprotokolle, Herstellerangaben und frühere Dokumentationen.
• KI bereitet vor: stellt die Dokumentation aus den Unterlagen zusammen, erkennt fehlende Angaben und gleicht Datenblätter mit dem Projektstand ab.
• Fachperson prüft: Inhalt und Vollständigkeit. Sicherheitsrelevante Angaben prüft sie selbst an der Quelle.
• Ausgang: eine Dokumentation im Format, das Kunde oder Behörde verlangt, mit offenen Punkten.

6. Projektstatus aus mehreren Systemen

Der Stand eines Projekts steht in Plänen, Zeiterfassung, Einkauf und Mails verteilt.

• Eingang: Daten aus Projektsoftware, Zeiterfassung, ERP und Postfach.
• KI bereitet vor: Code rechnet Fortschritt, Stunden und Kosten gegen Plan. Die KI schreibt daraus den Statusbericht und nennt die Zahlen, auf die sie sich stützt.
• Projektleitung prüft: den Bericht und ergänzt, was die Zahlen nicht zeigen.
• Ausgang: ein Statusbericht mit Abweichungen und offenen Punkten.

7. Stundenzettel

Stunden werden spät und ungenau erfasst, und die Zuordnung zu Projekten kostet Zeit.

• Eingang: Sprachnotizen, Kalender, Tagesberichte und Zeiterfassung.
• KI bereitet vor: schlägt die Zuordnung von Stunden zu Projekten und Tätigkeiten vor und meldet Lücken.
• Mitarbeiter bestätigt: seine Stunden. Niemand wird von der KI bewertet oder verglichen.
• Ausgang: ein bestätigter Stundenzettel für Zeiterfassung und Abrechnung.

Programme und Dateiformate: Anbindung an das, was Sie nutzen

In Technik und Projekten liegen Daten in Plänen, Tabellen und Fachprogrammen. Die Tabelle nennt die üblichen Fälle. Welchen Weg Ihr System bietet, klären wir vor dem Angebot.

Die Namen dienen der Orientierung und bedeuten keine Partnerschaft. Wo ein Programm keine Schnittstelle bietet, arbeiten wir mit Export und Import, einem überwachten Ordner oder E‑Mail.

Anbindung statt Ersatz

Sie brauchen keine neue Projektsoftware und keine neue Bausoftware, und wir bieten keine an. Die KI arbeitet neben Ihren Programmen: Sie liest Pläne und Unterlagen und schreibt Entwürfe.

• Ihre Programme bleiben führend. Termine, Kalkulationen und Abrechnungen liegen dort. Die KI schreibt nur in Felder, die Sie freigeben.
• Ihre Berichtsformate bleiben. Berichte sehen aus wie bisher und stehen früher bereit.
• Ein Ablauf nach dem anderen. Wir beginnen mit einem Schritt, etwa den Tagesberichten, und lassen ihn zuerst neben der bisherigen Arbeit laufen.
• Der Rückweg bleibt offen. Alle Unterlagen liegen in Ihren Systemen. Ohne die KI arbeiten Ihre Leute weiter wie vorher.

Freigaben und Verantwortung

In der Technik haftet, wer unterschreibt. Darum legen wir vor dem Start fest, was die KI darf.

• Fachliche Verantwortung: Sie bleibt beim Ingenieur, Gutachter oder Projektleiter. Die KI liefert einen Entwurf, keine Beurteilung.
• Fundstelle für jede Zahl: Jede Menge, jedes Maß und jede Aussage nennt Plan, Seite oder Messwert. Was sich nicht belegen lässt, steht nicht im Entwurf.
• Prüfvermerk: Bevor ein Bericht hinausgeht, vermerkt die prüfende Person ihre Freigabe.
• Unklare Stellen: Unscharfe Fotos, widersprüchliche Pläne oder fehlende Messwerte werden markiert und nicht ergänzt.
• Sicherheitsrelevantes: Angaben zu Statik, Brandschutz, Elektrik und Gefahrstoffen prüft die Fachperson selbst an der Quelle.
• Protokoll: Jeder Entwurf wird mit Quellen, Zeitpunkt und Prüfer festgehalten.

Wer haftet, wenn ein Entwurf der KI einen Fehler enthält, lässt sich nicht pauschal beantworten. Grundsätzlich bleibt die Person verantwortlich, die den Bericht freigibt, so wie bei einer Tabellenkalkulation oder einer zugearbeiteten Zeichnung. Wie Ihre Berufshaftpflicht und Ihr Berufsverband den Einsatz von KI‑Entwürfen sehen, klären Sie bitte vor dem Einsatz. Wo Daten von Beschäftigten berührt werden, etwa bei Stundenzetteln, brauchen technische Einrichtungen in Deutschland nach § 87 BetrVG und in Österreich nach § 96a ArbVG die Beteiligung des Betriebsrats. Diese Übersicht ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

Daten: Pläne, Fotos und Messdaten

Die Qualität der Entwürfe hängt an den Unterlagen, mit denen die KI arbeitet.

• Planstände und Revisionen: Die KI muss wissen, welcher Stand gilt. Wir lesen Planindex und Revisionsangaben aus und melden, wenn Stände sich widersprechen.
• Fotodokumentation: Fotos brauchen Datum, Ort und Bezug zum Bauteil. Wir ordnen sie anhand von Metadaten und Notizen zu und markieren, was wir nicht zuordnen können.
• Messdaten: Messwerte kommen aus Protokollen und Dateien der Messgeräte. Code rechnet damit, die KI beschreibt.
• Projektakte und Zugriff: Wo die Unterlagen liegen und wer zugreifen darf, bestimmen Sie. Die KI sieht nur, was sie für den Schritt braucht.
• Datenschutz: Fotos von Baustellen zeigen oft Personen, und Berichte nennen Namen. Wir verarbeiten alles auf Servern in der EU und legen Speicherdauer und Löschung mit Ihnen fest. Mehr unter KI und Datenschutz.

Eigene Apps für Büro und Baustelle

Manches fehlt nicht in der Projektsoftware, sondern am Smartphone auf der Baustelle. Das bauen wir als eigene Programme, wenn Standardprodukte nicht passen:

• Aufmaß-App: Maße und Fotos erfassen, Mengen sofort sehen, Ergebnis in die Kalkulation übergeben.
• Bautagebuch-App: Sprachnotiz und Fotos des Tages, daraus entsteht der Tagesbericht.
• Mängel-App: Mängel mit Foto, Ort und Frist erfassen und bis zur Behebung verfolgen.
• Digitaler Stundenzettel: Stunden am Handy bestätigen, mit Zuordnung zu Projekt und Tätigkeit.

Diese Programme ergänzen Ihre Projektsoftware, sie ersetzen sie nicht. Mehr dazu unter App-Entwicklung und Softwareentwicklung.

Wo Sie anfangen

Diese drei Fragen helfen bei der Einschätzung:

1. Welcher Bericht kostet Ihre Techniker die meiste Zeit, und woraus entsteht er (Pläne, Fotos, Messdaten)?
2. Welche Projektsoftware und welche Formate nutzen Sie, und wo liegen Pläne und Projektakten?
3. Wie entstehen Tagesberichte und Stundenzettel heute, und wann?

Wenn Sie uns die Antworten schreiben, sagen wir Ihnen, welcher Ablauf sich zuerst lohnt und was bei Ihren Fachleuten bleiben muss. Wir beginnen mit einem Testbetrieb neben der bisherigen Arbeit.