Departamente · Proiecte și inginerie Managementul proiectelor cu AI: automatizarea rapoartelor, a calculului cantităților și a documentației pentru proiecte și inginerie

AI în managementul proiectelor: prezentarea a șapte sarcini

Acestea sunt fluxuri tipice, nu proiecte realizate pentru clienți. În fiecare, AI pregătește datele, iar un specialist verifică și decide. Pagina despre automatizarea cu AI prezintă un exemplu pentru primul flux, iar pagina despre procesarea documentelor detaliază partea de documente.

1. Rapoarte și expertize pe baza planurilor, fotografiilor și datelor de măsurare

Un raport tehnic sintetizează informațiile din planuri, fotografii și procese-verbale de măsurare, iar pregătirea lui durează zile.

• Date de intrare: planuri și versiunile lor revizuite, fotografii de la inspecția la fața locului, date de măsurare și șablonul dumneavoastră de raport.
• AI pregătește: citește documentele, repartizează informațiile în capitolele șablonului și redactează o ciornă. Fiecare afirmație indică drept sursă un plan, o fotografie sau o valoare măsurată. Elementele neclare, de exemplu o fotografie neclară, sunt semnalate.
• Specialistul verifică: ciorna, propoziție cu propoziție, și adaugă ceea ce se poate observa doar la fața locului.
• Rezultat: o ciornă de raport în șablonul dumneavoastră, cu trimiteri la surse.

2. Determinarea cantităților și a costurilor din planuri

Cantitățile din desenele tehnice sunt adesea numărate și măsurate manual, iar efortul crește cu fiecare modificare a planului.

• Date de intrare: planuri în format PDF, IFC sau DWG, lista de lucrări și lista de prețuri.
• AI pregătește: extrage din planuri elementele de construcție, suprafețele, lungimile și numărul de bucăți, propune poziții și calculează totalurile prin cod. Prețurile provin din lista dumneavoastră de prețuri.
• Specialistul verifică: cantitățile comparativ cu planul și decide ce intră în ofertă sau în decont.
• Rezultat: o situație a cantităților, cu indicarea sursei din plan, și o estimare preliminară a costurilor, cu prețuri din lista dumneavoastră.

3. Rapoarte zilnice de șantier și procese-verbale de intervenție

Rapoartele zilnice sunt redactate seara, din memorie și din notițe.

• Intrare: notă vocală, idei principale, fotografii și pontajul zilei.
• AI pregătește: redactează pe baza acestora raportul zilnic cu informații despre vreme, personal, lucrări executate, obstacole în execuție și particularități și asociază fotografiile.
• Conducerea șantierului verifică: pe scurt raportul și îl corectează.
• Ieșire: un raport zilnic de șantier în formatul convenit, arhivat în dosarul proiectului.

4. Verificarea documentațiilor de licitație și a contractelor

Înainte de depunere sau semnare trebuie identificate cerințele, termenele și particularitățile.

• Intrare: documentații de licitație, contracte și cerințe tehnice.
• AI pregătește: rezumă cerințele, termenele, penalitățile contractuale și garanția legală și le compară cu standardele dumneavoastră. Diferențele sunt afișate împreună cu locul din document în care apar.
• Specialistul verifică: rezumatul și citește personal pasajele critice. Evaluarea juridică este sarcina juriștilor.
• Ieșire: o prezentare scurtă cu trimiteri la surse și o listă a diferențelor.

5. Documentație tehnică și fișe de date

Documentația este adesea redactată abia la final, când toată lumea lucrează deja la următorul proiect.

• Intrare: date de proiectare, procese-verbale de verificare, informații de la producători și documentații anterioare.
• AI pregătește: alcătuiește documentația pe baza materialelor existente, identifică informațiile lipsă și compară fișele de date cu stadiul proiectului.
• Specialistul verifică: conținutul și caracterul complet al documentației. Informațiile relevante pentru siguranță le verifică personal la sursă.
• Ieșire: o documentație în formatul cerut de client sau autoritate, cu punctele rămase deschise.

6. Stadiul proiectului din mai multe sisteme

Informațiile despre stadiul unui proiect sunt răspândite în planuri, pontaje, datele departamentului de achiziții și e-mailuri.

• Intrare: date din programul de management al proiectelor, pontaj, ERP și căsuța de e-mail.
• AI pregătește: codul calculează progresul, orele și costurile în raport cu planul. AI redactează apoi raportul de stadiu și indică cifrele pe care se bazează.
• Conducerea proiectului verifică: raportul și completează aspectele pe care cifrele nu le arată.
• Ieșire: un raport de stadiu cu abateri și puncte rămase deschise.

7. Fișe de pontaj

Orele sunt înregistrate târziu și imprecis, iar alocarea lor pe proiecte consumă timp.

• Intrare: note vocale, calendar, rapoarte zilnice și pontaj.
• AI pregătește: propune alocarea orelor pe proiecte și activități și semnalează informațiile lipsă.
• Angajatul confirmă: propriile ore. AI nu evaluează și nu compară nicio persoană.
• Ieșire: o fișă de pontaj confirmată pentru evidența timpului și decontare.

Programe și formate de fișiere: conectare la ceea ce folosiți

În activitățile tehnice și în proiecte, datele se află în planuri, tabele și programe de specialitate. Tabelul prezintă cazurile obișnuite. Clarificăm înainte de ofertă ce modalitate oferă sistemul dumneavoastră.

Numele servesc doar ca orientare și nu înseamnă un parteneriat. Unde un program nu are interfață, lucrăm cu export și import, un folder monitorizat sau e-mail.

Conectare în loc de înlocuire

Nu aveți nevoie de un program nou de management al proiectelor sau de construcții și nici noi nu oferim asemenea programe. AI lucrează alături de programele dumneavoastră: citește planuri și documente și redactează versiuni preliminare.

• Programele dumneavoastră rămân sistemele principale. Termenele, calculațiile și decontările se află acolo. AI scrie doar în câmpurile pentru care îi acordați permisiunea.
• Formatele dumneavoastră de raportare rămân aceleași. Rapoartele arată ca până acum și sunt gata mai devreme.
• Un proces după altul. Începem cu o etapă, de exemplu rapoartele zilnice, și o lăsăm mai întâi să funcționeze în paralel cu activitatea existentă.
• Puteți reveni la modul anterior de lucru. Toate documentele se află în sistemele dumneavoastră. Fără AI, personalul dumneavoastră continuă să lucreze ca înainte.

Aprobări și responsabilitate

În domeniul tehnic, cine semnează răspunde. De aceea, stabilim înainte de începere ce are voie să facă AI.

• Responsabilitatea de specialitate: rămâne la inginer, expert sau managerul de proiect. AI furnizează o versiune preliminară, nu o evaluare.
• Sursa pentru fiecare cifră: fiecare cantitate, dimensiune și afirmație indică planul, pagina sau valoarea măsurată. Ceea ce nu poate fi susținut prin dovezi nu apare în versiunea preliminară.
• Mențiunea de verificare: înainte de trimiterea unui raport, persoana care îl verifică își consemnează aprobarea.
• Aspecte neclare: fotografiile neclare, planurile contradictorii sau valorile măsurate care lipsesc sunt semnalate, fără a completa informațiile lipsă.
• Aspecte relevante pentru siguranță: specialistul verifică personal la sursă informațiile despre rezistența structurilor, protecția împotriva incendiilor, instalațiile electrice și substanțele periculoase.
• Jurnal: Fiecare schiță este înregistrată cu sursele, momentul și persoana care a verificat.

Nu există un răspuns general valabil la întrebarea cine răspunde dacă o versiune preliminară redactată de AI conține o eroare. În principiu, responsabilitatea rămâne la persoana care aprobă raportul, la fel ca în cazul unui calcul tabelar sau al unui desen pregătit de altcineva. Clarificați înainte de utilizare poziția asigurătorului de răspundere profesională și a asociației dumneavoastră profesionale față de utilizarea versiunilor preliminare redactate de AI. Acolo unde sunt implicate date ale angajaților, de exemplu în fișele de pontaj, echipamentele tehnice necesită implicarea comitetului de întreprindere, în Germania conform § 87 BetrVG, iar în Austria conform § 96a ArbVG. Această prezentare oferă informații generale și nu constituie consultanță juridică.

Date: planuri, fotografii și date de măsurare

Calitatea versiunilor preliminare depinde de documentele cu care lucrează AI.

• Versiunile planurilor și reviziile: AI trebuie să știe care versiune este valabilă. Citim indicii planurilor și informațiile despre revizii și semnalăm situațiile în care versiunile se contrazic.
• Documentație fotografică: fotografiile au nevoie de dată, loc și legătură cu componenta respectivă. Le asociem pe baza metadatelor și a notițelor și marcăm ceea ce nu putem asocia.
• Date de măsurare: valorile măsurate provin din procese-verbale și din fișierele aparatelor de măsură. Codul efectuează calculele cu acestea, iar AI le descrie.
• Dosarul proiectului și accesul: dumneavoastră stabiliți unde se află documentele și cine are acces. AI vede doar ce îi este necesar pentru etapa respectivă.
• Protecția datelor: în fotografiile de șantier apar adesea persoane, iar rapoartele menționează nume. Prelucrăm totul pe servere din UE și stabilim împreună cu dumneavoastră durata stocării și ștergerea. Mai multe la AI și protecția datelor.

Aplicații proprii pentru birou și șantier

Unele funcții lipsesc de pe telefonul folosit pe șantier, nu din programul de management al proiectelor. Le realizăm ca programe proprii atunci când produsele standard nu se potrivesc:

• Aplicație pentru măsurători: înregistrați dimensiuni și fotografii, vedeți imediat cantitățile și transmiteți rezultatul în calculație.
• Aplicație pentru jurnalul de șantier: din nota vocală și fotografiile zilei se creează raportul zilnic.
• Aplicație pentru defecte: înregistrați defectele cu fotografie, loc și termen și urmăriți-le până la remediere.
• Fișă digitală de pontaj: confirmați orele de pe telefon, cu alocare pe proiect și activitate.

Aceste programe completează programul dumneavoastră de management al proiectelor, fără a-l înlocui. Mai multe la dezvoltare de aplicații și dezvoltare software.

De unde începeți

Aceste trei întrebări vă ajută la evaluare:

1. Ce raport consumă cel mai mult timp tehnicienilor dumneavoastră și pe baza căror materiale este creat (planuri, fotografii, date de măsurare)?
2. Ce program de management al proiectelor și ce formate folosiți și unde se află planurile și dosarele proiectelor?
3. Cum și când sunt întocmite în prezent rapoartele zilnice și fișele de pontaj?

Dacă ne trimiteți răspunsurile, vă spunem ce proces merită abordat primul și ce trebuie să rămână în sarcina specialiștilor dumneavoastră. Începem cu o testare în paralel cu activitatea existentă.