Oddělení · Projekty a technika AI project management: automatizace zpráv, výpočtů množství a dokumentace v projektech a technice

AI v projektovém řízení: přehled sedmi úkolů

Jde o typické postupy, nikoli o zákaznické projekty. V každém z nich AI připravuje podklady a odborník je kontroluje a rozhoduje. Příklad prvního postupu ukazuje stránka Automatizace s AI, dokumentům se podrobněji věnuje stránka Zpracování dokumentů.

1. Zprávy a posudky z výkresů, fotografií a naměřených dat

Technická zpráva shrnuje obsah výkresů, fotografií a měřicích protokolů a její příprava trvá celé dny.

• Vstup: výkresy a jejich revize, fotografie z prohlídky, naměřená data a Vaše šablona zprávy.
• AI připraví podklady: přečte podklady, přiřadí jednotlivá tvrzení ke kapitolám šablony a sepíše návrh. U každého tvrzení uvede jako zdroj výkres, fotografii nebo naměřenou hodnotu. Nejasná místa, například rozmazaná fotografie, se označí.
• Odborník zkontroluje: návrh větu po větě a doplní to, co lze zjistit pouze na místě.
• Výstup: návrh zprávy ve Vaší šabloně s odkazy na zdroje.

2. Zjišťování množství a nákladů z výkresů

Množství z výkresů se často ručně počítají a měří a pracnost roste s každou změnou výkresu.

• Vstup: výkresy v PDF, IFC nebo DWG, soupis prací a ceník.
• AI připraví podklady: vyčte z výkresů konstrukční prvky, plochy, délky a počty kusů, navrhne položky a pomocí kódu vypočítá součty. Ceny pocházejí z Vašeho ceníku.
• Odborník zkontroluje: množství podle výkresu a rozhodne, co se zahrne do nabídky nebo vyúčtování.
• Výstup: soupis množství s odkazem na příslušné místo ve výkresu, návrh nákladů s cenami z Vašeho ceníku.

3. Denní zprávy ze stavby a protokoly o provedených pracích

Denní zprávy vznikají večer, zpaměti a z poznámek.

• Vstup: hlasová poznámka, heslovité poznámky, fotografie a evidence pracovní doby za daný den.
• AI připraví podklady: sepíše z nich denní zprávu s údaji o počasí, pracovnících, provedených pracích, překážkách a zvláštních okolnostech a přiřadí fotografie.
• Vedení stavby provede: krátkou kontrolu zprávy a opravy.
• Výstup: denní zpráva ze stavby v dohodnutém formátu uložená v projektovém spisu.

4. Kontrola zadávací dokumentace a smluv

Před podáním nebo podpisem je nutné vyhledat požadavky, lhůty a zvláštní podmínky.

• Vstup: zadávací dokumentace, smlouvy a technické požadavky.
• AI připraví podklady: shrne požadavky, termíny, smluvní pokuty a odpovědnost za vady a porovná je s Vašimi standardy. Odchylky zobrazí s odkazem na příslušné místo.
• Odborník zkontroluje: shrnutí a sám si přečte kritická místa. Právní posouzení je úkolem právníků.
• Výstup: stručný přehled s odkazy na zdrojová místa a seznam odchylek.

5. Technická dokumentace a technické listy

Dokumentace se často sepisuje až na konci, když už všichni pracují na dalším projektu.

• Vstup: konstrukční data, zkušební protokoly, údaje výrobce a dřívější dokumentace.
• AI připraví podklady: sestaví z podkladů dokumentaci, rozpozná chybějící údaje a porovná technické listy se stavem projektu.
• Odborník zkontroluje: obsah a úplnost. Údaje důležité pro bezpečnost sám ověří u zdroje.
• Výstup: dokumentace ve formátu požadovaném zákazníkem nebo úřadem s nevyřešenými body.

6. Stav projektu z více systémů

Informace o stavu projektu jsou rozptýlené ve výkresech, evidenci pracovní doby, nákupu a e-mailech.

• Vstup: data z projektového softwaru, evidence pracovní doby, ERP a e-mailové schránky.
• AI připraví podklady: kód vypočítá postup prací, hodiny a náklady v porovnání s plánem. AI z nich sepíše zprávu o stavu projektu a uvede číselné údaje, o které se opírá.
• Vedení projektu zkontroluje: zprávu a doplní to, co číselné údaje neukazují.
• Výstup: zpráva o stavu projektu s odchylkami a nevyřešenými body.

7. Pracovní výkazy

Odpracované hodiny se zaznamenávají pozdě a nepřesně a jejich přiřazení k projektům zabírá čas.

• Vstup: hlasové poznámky, kalendář, denní zprávy a evidence pracovní doby.
• AI připraví podklady: navrhne přiřazení hodin k projektům a činnostem a upozorní na mezery.
• Zaměstnanec potvrdí: své hodiny. AI nikoho nehodnotí ani neporovnává.
• Výstup: potvrzený pracovní výkaz pro evidenci pracovní doby a vyúčtování.

Programy a formáty souborů: napojení na to, co používáte

V technice a projektech jsou data ve výkresech, tabulkách a odborných programech. Tabulka uvádí běžné případy. Jaké možnosti nabízí Váš systém, vyjasníme před předložením nabídky.

Názvy slouží pro orientaci a neznamenají partnerství. Pokud program nenabízí rozhraní, pracujeme s exportem a importem, sledovanou složkou nebo e-mailem.

Propojení místo nahrazování

Nepotřebujete nový projektový ani stavební software a žádný nenabízíme. AI pracuje souběžně s Vašimi programy: čte výkresy a podklady a píše návrhy.

• Vaše programy zůstávají hlavními systémy. Termíny, kalkulace a vyúčtování zůstávají v nich. AI zapisuje pouze do polí, která povolíte.
• Formáty Vašich zpráv zůstávají. Zprávy vypadají stejně jako dosud a jsou k dispozici dříve.
• Jeden proces po druhém. Začneme jedním krokem, například denními zprávami, a nejprve ho necháme běžet souběžně s dosavadní prací.
• Cesta zpět zůstává otevřená. Všechny podklady jsou ve Vašich systémech. Bez AI Vaši lidé pracují dál jako dříve.

Schvalování a odpovědnost

V technických oborech nese odpovědnost ten, kdo se podepíše. Proto před spuštěním stanovíme, co AI smí.

• Odborná odpovědnost: zůstává na inženýrovi, znalci nebo vedoucím projektu. AI dodává návrh, nikoli odborné posouzení.
• Zdroj ke každému číslu: každé množství, každý rozměr a každé tvrzení odkazuje na plán, stránku nebo naměřenou hodnotu. Co nelze doložit, v návrhu není.
• Záznam o kontrole: před odesláním zprávy kontrolující osoba zaznamená své schválení.
• Nejasná místa: neostré fotografie, rozporné plány nebo chybějící naměřené hodnoty se označí, nikoli doplní.
• Údaje důležité pro bezpečnost: údaje o statice, požární ochraně, elektroinstalaci a nebezpečných látkách odborník sám ověří u zdroje.
• Záznam: Každý koncept se zaznamená spolu se zdroji, časem a kontrolující osobou.

Kdo odpovídá za chybu v návrhu od AI, nelze určit obecně. V zásadě zůstává odpovědná osoba, která zprávu schválí, stejně jako při použití tabulkového procesoru nebo výkresu připraveného někým jiným. Před použitím si prosím ověřte, jak se k návrhům od AI staví Vaše pojištění profesní odpovědnosti a Vaše profesní sdružení. Tam, kde se pracuje s údaji zaměstnanců, například ve výkazech pracovní doby, vyžadují technická zařízení v Německu podle § 87 BetrVG a v Rakousku podle § 96a ArbVG zapojení rady zaměstnanců. Tento přehled poskytuje obecné informace, nikoli právní poradenství.

Data: plány, fotografie a data z měření

Kvalita návrhů závisí na podkladech, se kterými AI pracuje.

• Verze plánů a revize: AI musí vědět, která verze platí. Čteme index plánu a údaje o revizích a hlásíme, pokud si verze odporují.
• Fotodokumentace: fotografie potřebují datum, místo a vazbu na stavební prvek. Přiřazujeme je podle metadat a poznámek a označujeme ty, které přiřadit nedokážeme.
• Data z měření: naměřené hodnoty pocházejí z protokolů a souborů měřicích přístrojů. Kód s nimi počítá, AI je popisuje.
• Projektový spis a přístup: Vy určujete, kde jsou podklady uložené a kdo k nim smí přistupovat. AI vidí jen to, co potřebuje pro daný krok.
• Ochrana osobních údajů: fotografie ze staveb často zachycují osoby a zprávy uvádějí jména. Vše zpracováváme na serverech v EU a dobu uchovávání i mazání stanovíme s Vámi. Více na stránce AI a ochrana osobních údajů.

Vlastní aplikace pro kancelář i stavbu

Některé funkce nechybějí v projektovém softwaru, ale na chytrém telefonu na stavbě. Pokud standardní produkty nevyhovují, vytváříme je jako samostatné programy:

• Aplikace pro zaměřování: zaznamenávání rozměrů a fotografií, okamžité zobrazení množství, předání výsledku do kalkulace.
• Aplikace pro stavební deník: z hlasové poznámky a fotografií daného dne vznikne denní zpráva.
• Aplikace pro vady: evidence vad s fotografií, místem a lhůtou a jejich sledování až do odstranění.
• Digitální výkaz pracovní doby: potvrzování hodin na telefonu s přiřazením k projektu a činnosti.

Tyto programy Váš projektový software doplňují, nenahrazují ho. Více na stránkách Vývoj aplikací a Vývoj softwaru.

Kde začít

S posouzením pomohou tyto tři otázky:

1. Která zpráva zabírá Vašim technikům nejvíce času a z čeho vzniká (plány, fotografie, data z měření)?
2. Jaký projektový software a jaké formáty používáte a kde jsou uložené plány a projektové spisy?
3. Jak a kdy dnes vznikají denní zprávy a výkazy pracovní doby?

Když nám napíšete odpovědi, řekneme Vám, kterým procesem se vyplatí začít a co musí zůstat na Vašich odbornících. Začínáme testovacím provozem souběžně s dosavadní prací.