Stručně
- Vhodná je administrativa kolem zakázky: čtení poptávek a vyhodnocování fotografií, plánování obhlídek, návrhy nabídek z Vašeho ceníku, psaní zpráv o zakázce i příprava faktur a připomínek.
- Cena, rozhodnutí o zakázce, samotná práce a každý bezpečnostní protokol zůstávají na odborném pracovníkovi. Bez schválení se zákazníkovi nic neodesílá.
- Soukromí zákazníci mají práva, která musí Vaše podklady zohledňovat, například právo na odstoupení u smluv uzavřených mimo obchodní prostory. Text je součástí šablon a Vy ho kontrolujete.
- Lidé se ptají AI asistentů na „instalatéra v okolí“ nebo „spolehlivou firmu na vestavbu podkroví“. Firmy s jasnými stránkami služeb, zápisy v registrech a skutečnými recenzemi se snáze dostanou do odpovědí.
Typické procesy v řemeslné firmě
Jde o typické procesy, nikoli zákaznické projekty. V každém AI připravuje podklady a majitel nebo odborný pracovník rozhoduje.
1. Poptávky a termíny obhlídek
Zákazník pošle fotografie a pár řádků e-mailem, přes WhatsApp nebo webový formulář: „Z topení kape voda, přikládám fotografii“.
- Vstup: zpráva s fotografiemi z libovolného kanálu.
- AI připraví: Přečte text a vyhodnotí fotografie, rozpozná řemeslný obor a typ zakázky, najde zákazníka ve Vašich podkladech a navrhne dotaz na vše, co chybí, například stáří zařízení nebo možnosti přístupu. Zkontroluje kalendář a navrhne dva termíny obhlídky. Zprávy s výrazy, které jste stanovili, například zápach plynu nebo škoda způsobená vodou, jdou okamžitě k pohotovostní službě.
- Vy posoudíte: zda zakázku přijmete a kdy přijedete.
- Výstup: karta zakázky ve Vašem softwaru pro řemeslníky a návrh odpovědi.
2. Nabídka po obhlídce
Po obhlídce se večer píše nabídka z poznámek, fotografií a zaměření.
- Vstup: hlasová poznámka, fotografie a rozměry z obhlídky, Váš ceník a seznam materiálu.
- AI připraví: návrh nabídky ve Vaší grafické úpravě, s položkami, množstvím, materiálem z ceníků Vašich dodavatelů a standardními podmínkami. U soukromých zákazníků doplní informace, které musí obdržet před přijetím nabídky, včetně práva na odstoupení, pokud se smlouva uzavírá mimo obchodní prostory.
- Vy zkontrolujete: rozsah, ceny a marži i znění podmínek.
- Výstup: nabídka, která se odešle až po Vašem schválení.
3. Zprávy o zakázkách a kontrolní protokoly
Během zakázky i po jejím dokončení musí někdo zaznamenat, co se provedlo, jaká sériová čísla mají instalované součásti a jaké hodnoty byly naměřeny.
- Vstup: fotografie, poznámky a naměřené hodnoty ze zakázky načtené z aplikace nebo zpráv.
- AI připraví: zprávu o zakázce, seznam spotřebovaného materiálu a návrh protokolu nebo oznámení o dokončení, které vyžadují příslušná pravidla, se všemi hodnotami z Vašich poznámek a označenými chybějícími údaji.
- Odborný pracovník zkontroluje: každý záznam a podepíše ho. Protokoly se nikdy nevytvářejí ani nepodepisují automaticky.
- Výstup: úplná dokumentace zakázky a podklady pro zákazníka, hotové po podpisu.
4. Faktury a připomínky
Faktury vycházejí ze zprávy o zakázce a připomínky zákazníkům s platbami po splatnosti závisejí na tom, zda si na ně někdo vzpomene.
- Vstup: schválená zpráva o zakázce, nabídka a dohodnuté změny.
- AI připraví: fakturu porovnanou s nabídkou, dodatečnými pracemi a materiálem a zdvořilou připomínku v intervalech, které určíte.
- Vy zkontrolujete: fakturu před odesláním a každou upomínku následující po první připomínce.
- Výstup: faktura ve Vašem účetním softwaru a seznam neuhrazených položek.
Co zůstává na Vás a co neděláme
- Práce a rozhodování: posoudit závadu, zvolit řešení a rozhodnout, co je bezpečné. AI vidí fotografie, Vy vidíte budovu.
- Ceny a přísliby: Nabídku, termín zahájení a plnění nad rámec povinností stanovujete Vy. AI připravuje návrhy.
- Bezpečnost a protokoly: Plynové, elektroinstalační a podobné práce zůstávají na registrovaných kvalifikovaných osobách. Software nikdy nic nepodepisuje ani nepodává jejich jménem.
- Nouzové situace: Zpráva, která naznačuje nouzovou situaci, jde okamžitě k člověku. AI nikdy zákazníkovi neradí, co má dělat při úniku plynu.
- Rozhodování o osobách: Nevytváříme systémy, které hodnotí nebo vybírají jednotlivé osoby, například provádějí předvýběr uchazečů. Podle přílohy III nařízení o AI jsou vysoce rizikové, viz Rizikové kategorie.
Pravidla pro nabídky a smlouvy se soukromými zákazníky
Tabulka pro orientaci uvádí nejdůležitější spotřebitelská pravidla podle zemí. Registrace živnosti, certifikáty a pojištění závisejí na Vašem řemeslném oboru a příslušných předpisech.
| Země | Právní základ | Co v zásadě platí |
|---|---|---|
| Spojené království | Předpisy o spotřebitelských smlouvách 2013 a Zákon o právech spotřebitelů 2015 | U smluv uzavřených mimo Vaše obchodní prostory dostávají zákazníci stanovené informace a lhůtu pro odstoupení. Služby musí být poskytovány s přiměřenou péčí a odborností |
| Spojené království, stavební předpisy | Programy registrace odborně způsobilých osob | Registrovaní instalatéři mohou sami osvědčovat určité práce a musí zákazníkovi předat certifikát. Podepisuje ho odborný pracovník |
| Irsko | S.I. 484/2013, předpis o informování spotřebitelů, odstoupení a dalších právech | Informační povinnosti a právo na odstoupení u smluv uzavřených mimo obchodní prostory |
| Německo | § 312g BGB a § 650l BGB | Právo spotřebitelů na odstoupení u smluv uzavřených mimo obchodní prostory a u spotřebitelských smluv o výstavbě |
| Rakousko | § 11 FAGG | Čtrnáctidenní právo na odstoupení u smluv uzavřených na dálku a mimo obchodní prostory |
V oblasti ochrany osobních údajů platí GDPR, jakmile ukládáte jména, adresy a fotografie bytů: smlouva o zpracování osobních údajů s každým poskytovatelem (Art. 28), servery v EU nebo ve Spojeném království a jasné pravidlo, jak dlouho se fotografie uchovávají. Art. 4 nařízení o AI vyžaduje dostatečnou gramotnost zaměstnanců v oblasti AI. Zákaznický chat musí sdělit, že je AI (Art. 50). Tento přehled poskytuje obecné informace a není právním poradenstvím. Váš cech nebo řemeslná komora a Váš advokát mohou potvrdit, co platí pro Vaši firmu.
Systémy, které pravděpodobně používáte
V německy mluvících zemích jsou rozšířené nástroje jako Craftnote nebo HERO a účetnictví přes Lexware nebo DATEV. Malé stavební firmy ve Spojeném království a Irsku často pracují s nástroji ServiceM8, Tradify nebo Powered Now a používají Xero nebo QuickBooks. Propojujeme se přes rozhraní těchto nástrojů i přes e-mail a komunikační aplikace a tam, kde to jinak nejde, pracujeme souběžně s nimi. Názvy slouží pro orientaci a neznamenají partnerství.
Jak AI asistenti vybírají firmy, které doporučují
Zákazníci se ptají ChatGPT, Gemini nebo Google AI Overviews na „spolehlivého elektrikáře v Linci“ nebo „kdo vybuduje koupelnu v Grazu“. Odpověď vychází z Vašich stránek, Firemního profilu Google, seznamů firem a cechů, katalogů a recenzí.
- Samostatná stránka pro každý typ zakázky: Výměna topení, elektroinstalace, přístavba, střecha, s oblastí působení, postupem a tím, co je potřeba připravit.
- Odpovídající zápisy v registrech: Název firmy, adresa a registrace tak, jak jsou uvedeny v příslušném seznamu firem a u Vašeho cechu.
- Skutečné recenze: Vyžádané po každé zakázce a se zdvořilou odpovědí bez osobních údajů.
- Všude stejné údaje: Web, Firemní profil Google a katalogy.
Podrobnostem se věnuje náš průvodce SEO pro řemeslníky.
Vyplatí se automatizace? Osm otázek
- Píšete nabídky večer nebo o víkendu?
- Čekají poptávky na první odpověď den nebo déle?
- Končí fotografie a poznámky ze zakázek v galerii telefonu místo v dokumentaci zakázky?
- Vyplňujete pro každou zakázku znovu stejné podklady?
- Odesíláte faktury pozdě, protože jsou údaje ještě na papíře?
- Posíláte upomínky jen tehdy, když si na ně vzpomenete?
- Ptá se někdo v týmu stále znovu na ceníky a materiál?
- Dokážete uvést úkol, u kterého by i návrh určený ke kontrole ušetřil čas?
Tři nebo více odpovědí ano většinou ukazují na proces, který stojí za otestování.
Zdroje
- Spojené království: Předpisy o spotřebitelských smlouvách 2013; Zákon o právech spotřebitelů 2015; GOV.UK, Program registrace odborně způsobilých osob (anglicky)
- Irsko: S.I. No. 484/2013 (anglicky)
- Německo: § 312g BGB, § 650l BGB
- Rakousko: § 11 FAGG
- Směrnice 2011/83/EU o právech spotřebitelů: EUR-Lex; nařízení (EU) 2016/679 (GDPR), Art. 28: EUR-Lex; nařízení (EU) 2024/1689 (nařízení o AI), Art. 4, 50 a příloha III: EUR-Lex