KI‑Automatisierung · Handwerk KI im Handwerk: von der Anfrage bis zur Rechnung, und was bei den Leuten auf der Baustelle bleibt

Typische Abläufe in einem Handwerksbetrieb

Das sind typische Abläufe, keine Kundenprojekte. In jedem bereitet die KI vor, und der Inhaber oder eine Fachkraft entscheidet.

1. Anfragen und Besichtigungstermine

Ein Kunde schickt Fotos und ein paar Zeilen per E‑Mail, WhatsApp oder Webformular: „Heizung tropft, Foto anbei“.

• Eingang: die Nachricht mit Fotos, aus jedem Kanal.
• KI bereitet vor: liest Text und Fotos, erkennt Gewerk und Art des Auftrags, findet den Kunden in Ihren Unterlagen und entwirft die Rückfrage zu allem, was fehlt, etwa dem Alter der Anlage oder dem Zugang. Sie prüft den Kalender und schlägt zwei Termine für die Besichtigung vor. Nachrichten mit Begriffen, die Sie festgelegt haben, etwa Gasgeruch oder Wasserschaden, gehen sofort an den Bereitschaftsdienst.
• Sie prüfen: ob Sie den Auftrag annehmen und wann Sie vorbeikommen.
• Ausgang: eine Auftragskarte in Ihrer Handwerkersoftware und ein Antwortentwurf.

2. Angebot nach der Besichtigung

Nach dem Termin wird das Angebot abends aus Notizen, Fotos und Aufmaß geschrieben.

• Eingang: eine Sprachnotiz, Fotos und Maße vom Termin, Ihre Preisliste und Ihre Materialliste.
• KI bereitet vor: einen Angebotsentwurf in Ihrem Layout, mit Positionen, Mengen, Material aus den Preislisten Ihrer Lieferanten und den Standardbedingungen. Für Privatkunden ergänzt sie die Informationen, die diese vor der Zusage erhalten müssen, einschließlich des Widerrufsrechts, wenn der Vertrag außerhalb der Geschäftsräume geschlossen wird.
• Sie prüfen: Umfang, Preise und Marge sowie den Wortlaut der Bedingungen.
• Ausgang: ein Angebot, das erst nach Ihrer Freigabe rausgeht.

3. Auftragsberichte und Prüfprotokolle

Während und nach dem Auftrag muss jemand festhalten, was gemacht wurde, welche Seriennummern verbaut wurden und welche Messwerte vorliegen.

• Eingang: Fotos, Notizen und Messwerte vom Auftrag, aus der App oder aus Nachrichten gelesen.
• KI bereitet vor: den Auftragsbericht, eine Liste des verbrauchten Materials und den Entwurf des Protokolls oder der Fertigmeldung, die Ihre Regelung verlangt, mit allen Werten aus Ihren Notizen und markierten Lücken.
• Fachkraft prüft: jeden Eintrag und unterschreibt. Protokolle werden nie automatisch erstellt oder unterschrieben.
• Ausgang: eine vollständige Auftragsakte und Kundenunterlagen, fertig nach der Unterschrift.

4. Rechnungen und Erinnerungen

Rechnungen folgen dem Auftragsbericht, und Erinnerungen an säumige Zahler hängen davon ab, dass jemand daran denkt.

• Eingang: der freigegebene Auftragsbericht, das Angebot und die vereinbarten Änderungen.
• KI bereitet vor: die Rechnung mit abgeglichenem Angebot, Zusatzleistungen und Material, und eine höfliche Erinnerung in den Abständen, die Sie festlegen.
• Sie prüfen: die Rechnung vor dem Versand und jede Mahnung, die über die erste Erinnerung hinausgeht.
• Ausgang: die Rechnung in Ihrer Buchhaltungssoftware und eine Liste der offenen Posten.

Was bei Ihnen bleibt und was wir nicht tun

• Die Arbeit und die Entscheidungen: einen Fehler beurteilen, eine Lösung wählen und entscheiden, was sicher ist. Die KI sieht Fotos, Sie sehen das Gebäude.
• Preise und Zusagen: Angebot, Starttermin und Kulanz legen Sie fest. Die KI entwirft.
• Sicherheit und Protokolle: Gas-, Elektro- und ähnliche Arbeiten bleiben bei eingetragenen, qualifizierten Personen. Software unterschreibt oder reicht nie in deren Namen ein.
• Notfälle: eine Nachricht, die nach Notfall klingt, geht sofort an einen Menschen. Die KI rät einem Kunden nie, was er bei einem Gasleck tun soll.
• Entscheidungen über Personen: wir bauen keine Systeme, die einzelne Personen bewerten oder auswählen, etwa die Vorauswahl von Bewerbungen. Sie sind nach Anhang III der KI‑Verordnung Hochrisiko, siehe Risikoklassen.

Regeln für Angebote und Verträge mit Privatkunden

Die Tabelle nennt die wichtigsten Verbraucherregeln je Land zur Orientierung. Gewerbeanmeldung, Zertifikate und Versicherung hängen von Ihrem Gewerk und Ihrer Regelung ab.

Beim Datenschutz gilt die DSGVO, sobald Sie Namen, Anschriften und Fotos von Wohnungen speichern: ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Anbieter (Art. 28), Server in der EU oder im Vereinigten Königreich und eine klare Regel, wie lange Fotos aufbewahrt werden. Art. 4 der KI‑Verordnung verlangt ausreichende KI‑Kompetenz der Mitarbeitenden. Ein Kunden-Chat muss sagen, dass er eine KI ist (Art. 50). Diese Übersicht ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Ihre Innung oder Handwerkskammer und Ihr Rechtsanwalt können bestätigen, was für Ihren Betrieb gilt.

Systeme, die Sie vermutlich nutzen

Im deutschsprachigen Raum sind Werkzeuge wie Craftnote oder HERO und die Buchhaltung über Lexware oder DATEV verbreitet. Kleine Bauunternehmen im Vereinigten Königreich und in Irland arbeiten oft mit ServiceM8, Tradify oder Powered Now und nutzen Xero oder QuickBooks. Wir binden über die Schnittstellen dieser Werkzeuge sowie über E‑Mail und Messenger an und arbeiten daneben, wo nichts anderes möglich ist. Die Namen dienen der Orientierung und bedeuten keine Partnerschaft.

Wie KI‑Assistenten die Betriebe auswählen, die sie empfehlen

Kunden fragen ChatGPT, Gemini oder Googles KI‑Übersichten nach „einem zuverlässigen Elektriker in Linz“ oder „wer baut ein Bad in Graz ein“. Die Antwort stützt sich auf Ihre Seiten, das Google-Unternehmensprofil, Betriebsverzeichnisse und Innungslisten, Verzeichnisse und Bewertungen.

• Eine Seite je Auftragsart: Heizungstausch, Elektroinstallation, Anbau, Dach, mit Einsatzgebiet, Ablauf und dem, was vorzubereiten ist.
• Passende Registereinträge: Firmenname, Anschrift und Eintragungen so, wie sie in Ihrem Betriebsverzeichnis und bei Ihrer Innung stehen.
• Echte Bewertungen: nach jedem Auftrag erbeten und höflich beantwortet, ohne persönliche Angaben.
• Überall dieselben Angaben: Website, Google-Unternehmensprofil und Verzeichnisse.

Unser Ratgeber SEO für Handwerker behandelt die Einzelheiten.

Lohnt sich Automatisierung? Acht Fragen

1. Schreiben Sie Angebote abends oder am Wochenende?
2. Warten Anfragen einen Tag oder länger auf die erste Antwort?
3. Landen Fotos und Notizen von Aufträgen in der Handygalerie statt in der Auftragsakte?
4. Füllen Sie für jeden Auftrag dieselben Unterlagen neu aus?
5. Gehen Rechnungen spät raus, weil die Angaben noch auf Papier stehen?
6. Mahnen Sie nur, wenn Sie daran denken?
7. Fragt jemand im Team immer wieder nach Preislisten und Material?
8. Können Sie eine Aufgabe nennen, bei der schon ein Entwurf zur Prüfung Zeit sparen würde?

Drei oder mehr Ja-Antworten sprechen meist für einen Ablauf, den es zu testen lohnt.