KI‑Automatisierung · Architektur und Bau KI für Architekten und Bau: Protokolle, Planlisten und Nachträge automatisieren, und was bei den Planern bleibt

Typische Abläufe im Planungsbüro und auf der Baustelle

Das sind typische Abläufe, keine Kundenprojekte. In jedem bereitet die KI vor, und eine Architektin, ein Ingenieur oder die Bauleitung prüft und entscheidet.

1. Protokolle und Aufgabenlisten aus Besprechungen

Planungs- und Baubesprechungen erzeugen Beschlüsse, die festgehalten und nachverfolgt werden müssen, meist nachträglich aus dem Gedächtnis.

• Eingang: Notizen der Besprechung oder, wenn alle Beteiligten einverstanden sind, eine Aufnahme, dazu die laufende Aufgabenliste des Projekts.
• KI bereitet vor: einen Protokollentwurf mit Beschlüssen, eine Liste der Aufgaben mit Verantwortlichem und Termin und die Aktualisierung der Aufgabenliste. Was sie nicht sicher verstanden hat, markiert sie.
• Projektleitung prüft: Inhalt und Zuordnung, bevor das Protokoll verteilt wird.
• Ausgang: ein Protokoll und eine aktualisierte Aufgabenliste, nach Freigabe versandfertig.

2. Planlisten und Planverteiler abgleichen

Planlisten hinken nach. Indizes fehlen, Dateien heißen anders als in der Liste, und der Verteiler stimmt nicht mit dem überein, was verschickt wurde.

• Eingang: die Planliste, die exportierte Dateiliste und der Planverteiler.
• KI bereitet vor: vergleicht Plannummern, Titel und Indizes, markiert fehlende, überholte oder falsch benannte Dateien und entwirft die berichtigte Planliste und das Versandschreiben.
• Planverantwortliche prüfen: jede markierte Stelle, bevor etwas hinausgeht.
• Ausgang: eine geprüfte Planliste, ein Verteiler und eine Liste der Abweichungen.

3. Baustellenberichte, Fotos und Mängellisten

Nach einer Begehung müssen aus Fotos, Notizen und Beobachtungen ein Bericht und eine Mängelliste werden, die sich verfolgen lässt.

• Eingang: Fotos mit Ortsangabe, Sprach- oder Textnotizen und die Liste der Räume oder Bereiche.
• KI bereitet vor: ordnet jede Beobachtung dem richtigen Ort zu, entwirft den Bericht in Ihrem Layout und legt die Mängelliste mit Fotoverweisen an. Beobachtungen, die einen zweiten Blick brauchen, werden markiert.
• Bauleitung prüft: jede Beobachtung mit dem Wissen von der Baustelle, ergänzt die Beurteilung und gibt den Bericht frei.
• Ausgang: ein Berichtsentwurf und eine Mängelliste mit Fristen.

4. Angebote vergleichen: Preisspiegel

Aus den Angeboten der Bieter entsteht der Preisspiegel, und das Eintragen jeder Position dauert.

• Eingang: die Angebote der Bieter als PDF oder Tabelle und das Leistungsverzeichnis.
• KI bereitet vor: liest die Positionen, ordnet sie dem Leistungsverzeichnis zu, trägt Einheitspreise und Summen ein und markiert fehlende, geänderte oder alternative Positionen. Summen rechnet Code.
• Bauleitung prüft: den Preisspiegel und entscheidet, wie mit Abweichungen und Alternativen umzugehen ist.
• Ausgang: ein Preisspiegel mit Fundstelle zu jeder Zahl.

5. Nachträge prüfen

Nachtragsangebote kommen in verschiedenen Formen und müssen gegen Vertrag und Leistungsverzeichnis gelesen werden.

• Eingang: das Nachtragsangebot, der Vertrag, das Leistungsverzeichnis und der Schriftverkehr zur Änderung.
• KI bereitet vor: zeigt, welche Positionen neu sind, welche sich mit vereinbarten Leistungen überschneiden und welche Preise von den Vertragspreisen abweichen, jeweils mit Fundstelle.
• Bauleitung prüft: die Übersicht und bewertet den Nachtrag. Ob ein Anspruch besteht, entscheiden Bauleitung und Juristen.
• Ausgang: eine Prüfübersicht mit Fundstellen und ein Entwurf der Rückfragen.

6. Einreichunterlagen auf Vollständigkeit prüfen

Einreichungen scheitern an fehlenden oder widersprüchlichen Unterlagen.

• Eingang: die Projektunterlagen und die Checkliste der Behörde.
• KI bereitet vor: prüft, ob alle geforderten Unterlagen vorhanden sind, ob Titel, Maßstäbe und Bezüge zusammenpassen und ob die Aussagen im Text zu den Plänen passen.
• Planer prüfen: den Inhalt, die Entwurfsaussagen und die Nachweise und unterschreiben.
• Ausgang: ein Unterlagensatz mit Vollständigkeitsbericht. Einreichung und Bescheinigungen bleiben bei den Planern.

Was bei den Planern und der Bauleitung bleibt, und was wir nicht tun

• Entwurf: Konzept, Detailplanung und die Entscheidungen dahinter. Die KI sieht Dokumente, die Planerin sieht das Projekt.
• Unterschrift und Nachweise: Aussagen zu Vorschriften, Bescheinigungen und die Freigabe von Plänen liegen bei der verantwortlichen Person. Software unterschreibt und reicht nie für jemanden ein.
• Bauüberwachung vor Ort: Abnahmen, Mängelfeststellung und Anordnungen auf der Baustelle bleiben bei der Bauleitung.
• Urheberrecht und Vertraulichkeit: Pläne und Bauherrendaten kommen nur dann in KI‑Werkzeuge, wenn Vertrag und Lizenzbedingungen es erlauben.
• Honorar und Verträge: Aufträge, Honorarangebote und Nachträge entscheidet die Büroleitung.
• Entscheidungen über Menschen: Wir bauen keine Systeme, die Personen bewerten oder auswählen, etwa die Vorauswahl von Bewerbungen. Sie sind nach Anhang III der KI‑Verordnung Hochrisiko, siehe Risikoklassen.

Regeln, auf die es ankommt

Die Tabelle nennt die wichtigsten Quellen zur Orientierung. Berufsrecht, Vertragsrecht und Honorarregeln unterscheiden sich in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Dazu gilt für personenbezogene Daten in Projektunterlagen die DSGVO: ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit jedem Anbieter (Art. 28), Verarbeitung in der EU und klare Zugriffsrechte je Projekt. Die Verantwortung für Pläne und Berichte bleibt bei der Person, die sie freigibt, gleich welches Werkzeug sie vorbereitet hat. Diese Übersicht ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Ihre Kammer, Ihr Verband und Ihre Haftpflichtversicherung können bestätigen, was für Ihr Büro gilt.

Systeme, die Sie vermutlich nutzen

Planungsbüros modellieren meist in ArchiCAD, Revit, Allplan oder Vectorworks, zeichnen in AutoCAD, kommentieren PDFs mit Bluebeam, schreiben Ausschreibungen in einem AVA-Programm und tauschen Unterlagen über eine Projektplattform oder gemeinsame Ordner aus. Baubetriebe arbeiten oft mit Kalkulations- und Abrechnungssoftware, Zeiterfassung und Excel. Wir binden über Exporte, die Schnittstellen dieser Systeme, E‑Mail und gemeinsame Ordner an. Die Namen dienen der Orientierung und bedeuten keine Partnerschaft.

Wie KI‑Assistenten Planungsbüros finden

Bauherren fragen ChatGPT, Gemini oder Googles KI‑Übersichten nach „einem Architekten für ein Einfamilienhaus in Graz“ oder „einem Statiker für eine Aufstockung in Wien“. Die Antwort stützt sich auf die Seiten des Büros, Kammer- und Verbandsverzeichnisse, Preise und Presse, das Google-Unternehmensprofil und Bewertungen.

• Eine Seite je Bauaufgabe: Einfamilienhaus, Sanierung, Aufstockung, Gewerbebau, mit typischem Ablauf, Planungsweg und Genehmigungsverfahren.
• Projektseiten mit Substanz: Ort, Aufgabe, Randbedingungen und Ergebnis. Bauherren werden nur mit Zustimmung genannt.
• Stimmige Verzeichniseinträge: Büroname, Anschrift und Kammermitgliedschaft, zum Beispiel im Verzeichnis der zuständigen Architekten- oder Ingenieurkammer.
• Dieselben Angaben überall: Website, Google-Unternehmensprofil und Verzeichnisse.

Lohnt sich Automatisierung? Acht Fragen

1. Werden Protokolle und Aufgabenlisten erst Tage nach der Besprechung geschrieben?
2. Gleicht jemand vor jedem Versand die Planliste von Hand mit den Dateien ab?
3. Liegen Baustellenfotos und Notizen im Handy, bis der Bericht fällig ist?
4. Wird der Preisspiegel aus den Angeboten von Hand befüllt?
5. Müssen Nachträge Position für Position gegen Vertrag und Leistungsverzeichnis gelesen werden?
6. Kommen Einreichungen zurück, weil eine Unterlage oder ein Bezug fehlt?
7. Gibt es eine schriftliche Regel, was in KI‑Werkzeuge darf, angesichts von Bauherrenverträgen und Lizenzbedingungen?
8. Können Sie eine Aufgabe nennen, bei der schon ein Entwurf zur Prüfung Zeit sparen würde?

Drei oder mehr Ja-Antworten sprechen meist für einen Ablauf, den es zu testen lohnt. Frage 7 ist die Voraussetzung.