Departamentos · Direção e controlo de gestão Business intelligence com IA no controlo de gestão e na direção: relatórios, indicadores e documentos de apoio à decisão

Relatórios e indicadores: visão geral de seis tarefas

São processos típicos, não projetos de clientes. Em cada um, a IA prepara, e a direção ou o controlo de gestão verifica e decide. Os nossos artigos Criar atas com IA e Casos de utilização de IA nas empresas aprofundam parte destas tarefas.

1. Relatório mensal e de gestão com comentário

O relatório é elaborado a partir das mesmas fontes do mês anterior, mas o comentário tem de ser escrito de novo em cada ocasião.

• Entrada: as análises da contabilidade, do ERP e do CRM à data de referência e o relatório do mês anterior.
• A IA prepara: o código calcula os indicadores e os desvios face ao mês anterior e ao plano. A IA redige depois um comentário que identifica as principais alterações e indica a fonte de cada número.
• O controlo de gestão verifica: os números e o comentário e acrescenta o que só é conhecido internamente.
• Saída: um rascunho de relatório com números, gráficos e comentário.

2. Reunir indicadores de vários sistemas

O volume de negócios está no ERP, os valores em aberto na contabilidade e o pipeline comercial no CRM, e nenhum número coincide com os restantes.

• Entrada: exportações ou interfaces dos sistemas.
• A IA prepara: reúne os dados através de chaves comuns, calcula os indicadores com código e mostra onde os sistemas divergem e porquê (data de referência, delimitação do período, valores brutos ou líquidos).
• O controlo de gestão verifica: as divergências e decide que fonte prevalece.
• Saída: uma visão geral dos indicadores, com fonte e data de referência para cada valor.

3. Acompanhar prazos contratuais e obrigações

Os prazos de denúncia, as renovações e as obrigações de pagamento estão dispersos pelos contratos.

• Entrada: Contratos e acordos do sistema de arquivo.
• A IA prepara: Lê a vigência, o prazo de denúncia, a renovação e as obrigações de pagamento, regista-os numa lista de prazos e envia lembretes atempadamente.
• A direção verifica: O texto do contrato antes de cada decisão. A IA indica a passagem de origem.
• Saída: Uma lista de prazos com lembretes e passagens de origem.

4. Atas e deliberações de reuniões

As deliberações e as tarefas perdem-se quando a ata só é redigida dias depois.

• Entrada: A gravação ou as notas da reunião, se todos os participantes concordarem.
• A IA prepara: Redige uma ata com deliberações, tarefas e responsáveis e assinala as passagens em que tem dúvidas.
• Os participantes verificam: A ata antes do envio.
• Saída: Uma ata e uma lista de tarefas com prazos.

5. Documentos de apoio à decisão

Antes de um investimento ou de uma contratação, os valores, as alternativas e os riscos devem estar reunidos numa página.

• Entrada: Propostas, cálculos, relatórios e a questão que pretende esclarecer.
• A IA prepara: Compara opções com os valores dos documentos, indica pressupostos e pontos em aberto e assinala o que não consegue fundamentar.
• A direção verifica: E decide. O documento é um resumo, não uma recomendação da IA.
• Saída: Um documento de apoio à decisão com referências às fontes.

6. Previsão de tesouraria

As datas de entrada e saída de dinheiro estão dispersas por contas em aberto, contratos e prazos fiscais.

• Entrada: Contas em aberto, prazos de pagamento, contratos e prazos fiscais dos seus sistemas.
• A IA prepara: O código calcula, a partir dos dados, os recebimentos e pagamentos esperados por semana. A IA descreve a evolução e assinala insuficiências de tesouraria.
• A direção verifica: Os pressupostos, por exemplo, sobre o comportamento de pagamento dos clientes, e ajusta-os.
• Saída: Uma previsão de tesouraria com os pressupostos em que se baseia.

Programas e fontes: ligação ao que já utiliza

Os relatórios baseiam-se em vários sistemas. A tabela indica os casos habituais. Esclarecemos que via disponibiliza o seu sistema antes de apresentar a proposta.

Os nomes servem de referência e não significam uma parceria. Quando um sistema não disponibiliza uma interface, trabalhamos com exportação e importação, uma pasta monitorizada ou e-mail.

Integração em vez de substituição

Não precisa de uma nova ferramenta de relatórios e não oferecemos nenhuma. A IA lê os dados dos seus sistemas e redige o relatório cujos elementos alguém tinha de reunir até agora.

• Os seus sistemas de origem continuam a ser os sistemas principais. Os valores são produzidos nesses sistemas e a IA limita-se a lê-los.
• O formato dos seus relatórios mantém-se. O relatório tem o aspeto habitual e chega mais cedo.
• Um relatório de cada vez. Começamos por um relatório, por exemplo, o relatório mensal, e deixamo-lo funcionar primeiro em paralelo com o trabalho atual.
• Se pretender um painel de indicadores, desenvolvemo-lo com base nos seus dados. Não substitui os seus sistemas de origem.

Aprovações e rastreabilidade

A direção tem de poder confiar nos valores apresentados. Por isso, definimos antes de começar como é produzido cada valor e quem o pode ver.

• Fonte e data de referência: Cada valor no relatório indica a sua fonte e a sua data de referência. Se faltarem ambas, o valor não consta do relatório.
• Cálculo com código: Os indicadores são calculados pelo programa, não estimados pela IA. A IA descreve o que os valores mostram.
• Princípio da dupla verificação: O rascunho é enviado ao controlo de gestão ou à direção antes de ser partilhado.
• Permissões: Define quem pode ver que valores. A IA nunca mostra a uma pessoa mais do que aquilo a que teria acesso nos sistemas de origem.
• Divergências: Quando os sistemas fornecem valores diferentes, a IA indica ambos e não inventa uma média.
• Registo: cada rascunho fica registado com as fontes, o momento e a pessoa que o verifica.

A tabela indica as principais fontes para orientação. As obrigações aplicáveis à sua sociedade dependem da forma jurídica, do país e dos estatutos.

Esta responsabilidade não pode ser transferida para uma ferramenta. Um relatório de IA é um instrumento de apoio ao trabalho; a direção continua responsável pela decisão. Aos dados empresariais enviados a um serviço de IA aplica-se o RGPD, na medida em que estejam em causa pessoas, bem como os seus próprios requisitos de confidencialidade: um contrato de subcontratação (Art. 28) e tratamento na UE. Esta visão geral é informação de caráter geral e não constitui aconselhamento jurídico.

Dados: indicadores e definições

A qualidade de um relatório depende das definições que estão por detrás dos valores.

• Definir os indicadores de forma inequívoca: O que significa volume de negócios: bruto ou líquido, por data de faturação ou por data de prestação do serviço? Registamos as definições por escrito, para que cada relatório se refira ao mesmo valor.
• Datas de referência: Cada valor está associado a uma data de referência. A IA só compara o que é válido para a mesma data de referência.
• Qualidade dos dados: A IA assinala lançamentos em falta ou duplicados no sistema de origem, mas não os corrige por iniciativa própria.
• Divergências entre sistemas: Explicamo-las em vez de as disfarçar.
• Proteção de dados: Os relatórios contêm valores relativos a clientes, fornecedores e, por vezes, trabalhadores. Tratamo-los em servidores na UE e definimos consigo o prazo de conservação e a eliminação. Saiba mais em IA e proteção de dados.

Programas próprios para a gestão

Por vezes, o que falta não está no sistema de relatórios, mas no percurso até lá. Desenvolvemos programas próprios para essas necessidades quando os produtos standard não se adequam:

• Painel de indicadores: Os cinco a dez valores de que realmente precisa, provenientes dos seus sistemas de origem, cada um com a respetiva fonte e data de referência.
• Aplicação de indicadores para telemóvel: A situação do volume de negócios, das contas em aberto e das encomendas, onde quer que esteja.
• Aplicação de aprovação: Pagamentos e contratos para aprovação, com os dados mais importantes visíveis de imediato.

Estes programas complementam os seus sistemas de origem, não os substituem. Saiba mais em Desenvolvimento de aplicações.

Por onde começar

Estas três perguntas ajudam na avaliação:

1. Quanto tempo demora o relatório mensal, desde o lançamento contabilístico até chegar à direção, e quem o redige?
2. De que sistemas provêm os valores e há valores que nunca coincidem?
3. Que relatório, prazo ou ata consome mais tempo?

Se nos enviar as respostas, indicamos-lhe qual o processo que vale a pena começar por automatizar e o que deve continuar a seu cargo. Começamos com uma fase de teste em paralelo com o trabalho atual.