Departamente · Conducere și control de gestiune Business intelligence cu AI pentru controlul de gestiune și conducere: rapoarte, indicatori și documente pentru fundamentarea deciziilor

Rapoarte și indicatori: șase sarcini pe scurt

Acestea sunt fluxuri de lucru obișnuite, nu proiecte realizate pentru clienți. În fiecare caz, AI pregătește, iar conducerea sau departamentul de control de gestiune verifică și decide. O parte dintre acestea sunt detaliate în articolele noastre Redactarea proceselor-verbale cu AI și Exemple de utilizare a AI în companii.

1. Raport lunar și raport pentru conducere, cu comentarii

Raportul este întocmit din aceleași surse ca în luna precedentă, dar comentariul trebuie rescris de fiecare dată.

• Date de intrare: analizele din contabilitate, ERP și CRM la data de referință și raportul lunii precedente.
• AI pregătește: codul calculează indicatorii și abaterile față de luna precedentă și față de plan. AI redactează pe această bază un comentariu care prezintă cele mai importante schimbări și indică sursa fiecărei cifre.
• Departamentul de control de gestiune verifică: cifrele și comentariul și adaugă informațiile cunoscute doar în interiorul companiei.
• Rezultat: o primă versiune a raportului, cu cifre, grafice și comentarii.

2. Reunirea indicatorilor din mai multe sisteme

Cifra de afaceri se află în ERP, creanțele și datoriile neachitate în contabilitate, oportunitățile de vânzare în CRM, iar cifrele nu concordă între ele.

• Date de intrare: exporturi sau interfețe ale sistemelor.
• AI pregătește: reunește datele prin chei comune, calculează indicatorii cu ajutorul codului și arată unde diferă valorile între sisteme și de ce (data de referință, delimitarea pe perioade, brut sau net).
• Departamentul de control de gestiune verifică: abaterile și decide care sursă este valabilă.
• Rezultat: o situație de ansamblu a indicatorilor, cu sursă și dată de referință pentru fiecare valoare.

3. Urmărirea termenelor și obligațiilor contractuale

Termenele de preaviz pentru încetare, prelungirile și obligațiile de plată sunt răspândite în contracte.

• Date de intrare: contracte și acorduri din sistemul de arhivare.
• AI pregătește: citește durata contractului, termenul de preaviz pentru încetare, prelungirea și obligațiile de plată, le înscrie într-o listă de termene și trimite mementouri la timp.
• Conducerea verifică: textul contractului înaintea fiecărei decizii. AI indică pasajul relevant.
• Rezultat: o listă de termene cu mementouri și trimiteri la pasajele relevante.

4. Procese-verbale și hotărâri din ședințe

Hotărârile și sarcinile se pierd când procesul-verbal este redactat abia după câteva zile.

• Date de intrare: înregistrarea sau notițele ședinței, dacă toți participanții sunt de acord.
• AI pregătește: redactează un proces-verbal cu hotărâri, sarcini și responsabili și marchează pasajele asupra cărora are incertitudini.
• Participanții verifică: procesul-verbal înainte de trimitere.
• Rezultat: un proces-verbal și o listă de sarcini cu termene.

5. Documente pentru fundamentarea deciziilor

Înaintea unei investiții sau a unei angajări, cifrele, alternativele și riscurile trebuie prezentate pe o singură pagină.

• Date de intrare: oferte, calcule, rapoarte și întrebarea dumneavoastră.
• AI pregătește: compară opțiunile folosind cifrele din documente, precizează ipotezele și punctele deschise și semnalează ceea ce nu poate susține cu dovezi.
• Conducerea verifică și decide. Documentul este o sinteză, nu o recomandare a AI.
• Rezultat: un document pentru fundamentarea deciziei, cu trimiteri la surse.

6. Prognoza de lichiditate

Informațiile despre momentul încasărilor și plăților sunt dispersate între creanțe și datorii neachitate, contracte și termene fiscale.

• Date de intrare: creanțe și datorii neachitate, termene de plată, contracte și termene fiscale din sistemele dumneavoastră.
• AI pregătește: codul calculează din date încasările și plățile așteptate pentru fiecare săptămână. AI descrie evoluția și semnalează lipsurile de lichiditate.
• Conducerea verifică: ipotezele, de exemplu cele despre comportamentul de plată al clienților, și le ajustează.
• Rezultat: o prognoză de lichiditate cu ipotezele pe care se bazează.

Programe și surse: conectarea la sistemele pe care le folosiți

Rapoartele se bazează pe mai multe sisteme. Tabelul prezintă situațiile obișnuite. Clarificăm ce posibilitate de conectare oferă sistemul dumneavoastră înainte de a face oferta.

Numele servesc doar ca orientare și nu înseamnă un parteneriat. Unde un sistem nu are interfață, lucrăm cu export și import, un folder monitorizat sau e-mail.

Conectare în loc de înlocuire

Nu aveți nevoie de un nou instrument de raportare, iar noi nu oferim unul. AI citește din sistemele dumneavoastră și redactează raportul pentru care, până acum, cineva aduna manual informațiile.

• Sistemele dumneavoastră sursă rămân sistemele principale. Cifrele sunt generate acolo, iar AI doar le citește.
• Formatul rapoartelor dumneavoastră rămâne. Raportul arată ca până acum și ajunge mai devreme.
• Câte un raport pe rând. Începem cu un raport, de exemplu cel lunar, și îl generăm inițial în paralel cu activitatea existentă.
• Dacă doriți un tablou de bord, îl construim pe baza datelor dumneavoastră. Acesta nu înlocuiește sistemele sursă.

Aprobări și trasabilitate

Conducerea trebuie să se poată baza pe cifre. De aceea, stabilim înainte de pornire cum este obținută fiecare cifră și cine o vede.

• Sursa și data de referință: fiecare cifră din raport este însoțită de sursa și data sa de referință. Dacă lipsesc ambele, cifra nu apare în raport.
• Calcule prin cod: indicatorii sunt calculați de program, nu estimați de AI. AI descrie ceea ce arată cifrele.
• Principiul celor patru ochi: prima versiune ajunge la departamentul de control de gestiune sau la conducere înainte de a fi transmisă mai departe.
• Drepturi de acces: dumneavoastră stabiliți cine vede fiecare categorie de cifre. AI nu arată niciodată unei persoane mai mult decât ar avea dreptul să vadă în sistemele sursă.
• Abateri: acolo unde sistemele furnizează valori diferite, AI le indică pe ambele și nu inventează o medie.
• Jurnal: Fiecare schiță este înregistrată cu sursele, momentul și persoana care a verificat.

Tabelul prezintă principalele surse cu titlu orientativ. Obligațiile aplicabile societății dumneavoastră depind de forma juridică, țară și statut.

Această responsabilitate nu poate fi transferată unui instrument. Un raport AI este un ajutor în activitate, iar conducerea rămâne responsabilă pentru decizie. Cifrelor companiei transmise unui serviciu AI li se aplică GDPR, în măsura în care privesc persoane, precum și propriile cerințe de confidențialitate: un contract privind prelucrarea datelor în numele operatorului (Art. 28) și prelucrare în UE. Această prezentare oferă informații generale și nu constituie consultanță juridică.

Date: indicatori și definiții

Calitatea unui raport depinde de definițiile din spatele cifrelor.

• Definirea clară a indicatorilor: ce înseamnă cifra de afaceri, brută sau netă, după data facturii sau după data prestării? Consemnăm definițiile în scris, astfel încât fiecare raport să folosească aceeași semnificație a cifrelor.
• Date de referință: fiecare valoare corespunde unei date de referință. AI compară doar valorile valabile la aceeași dată de referință.
• Calitatea datelor: AI semnalează înregistrările contabile lipsă sau duplicate din sistemul sursă, dar nu le corectează singură.
• Diferențe între sisteme: le explicăm, nu le uniformizăm.
• Protecția datelor: rapoartele conțin cifre despre clienți, furnizori și, uneori, angajați. Le prelucrăm pe servere din UE și stabilim împreună cu dumneavoastră durata de păstrare și ștergerea. Mai multe informații la AI și protecția datelor.

Programe personalizate pentru conducere

Unele lipsuri nu țin de raportare, ci de etapele care o preced. Le acoperim prin programe personalizate atunci când produsele standard nu se potrivesc:

• Tablou de bord: cele cinci până la zece cifre de care aveți cu adevărat nevoie, din sistemele dumneavoastră sursă, fiecare cu sursă și dată de referință.
• Aplicație mobilă pentru indicatori: situația cifrei de afaceri, a creanțelor și datoriilor neachitate și a comenzilor, oriunde vă aflați.
• Aplicație de aprobare: plăți și contracte de aprobat, cu informațiile esențiale vizibile dintr-o privire.

Aceste programe completează sistemele dumneavoastră sursă, nu le înlocuiesc. Mai multe informații la Dezvoltare de aplicații.

De unde începeți

Aceste trei întrebări vă ajută la evaluare:

1. Cât durează realizarea raportului lunar, de la înregistrarea contabilă până când ajunge la conducere, și cine îl redactează?
2. Din ce sisteme provin cifrele și există cifre care nu concordă niciodată?
3. Care raport, termen sau proces-verbal consumă cel mai mult timp?

Dacă ne trimiteți răspunsurile, vă spunem ce flux de lucru merită abordat primul și ce trebuie să rămână în sarcina dumneavoastră. Începem cu o perioadă de testare în paralel cu activitatea existentă.