Отдели · Ръководство и контролинг Business intelligence с ИИ за контролинг и ръководство: отчети, показатели и материали за вземане на решения

Отчети и показатели: преглед на шест задачи

Това са типични процеси, а не клиентски проекти. Във всеки ИИ подготвя, а ръководството или контролингът проверява и решава. Част от тях разглеждаме по-подробно в статиите Изготвяне на протоколи с ИИ и Приложения на ИИ във фирмата.

1. Месечен и управленски отчет с коментар

Отчетът се изготвя от същите източници като предходния месец, но коментарът трябва да се пише наново всеки път.

• Вход: справките от счетоводството, ERP и CRM към отчетната дата и отчетът за предходния месец.
• ИИ подготвя: програмен код изчислява показателите и отклоненията спрямо предходния месец и плана. ИИ съставя коментар с най-важните промени и посочва източника за всяко число.
• Контролингът проверява: числата и коментара и допълва това, което е известно само вътре във фирмата.
• Изход: чернова на отчет с числа, диаграми и коментар.

2. Обединяване на показатели от няколко системи

Оборотът е в ERP, непогасените позиции са в счетоводството, продажбените възможности са в CRM и нито едно число не съвпада с останалите.

• Вход: експорти или интерфейси на системите.
• ИИ подготвя: обединява данните чрез общи ключове, изчислява показателите с програмен код и показва къде системите се разминават и защо (отчетна дата, разпределяне по периоди, бруто или нето).
• Контролингът проверява: отклоненията и решава кой източник е меродавен.
• Изход: преглед на показателите с източник и отчетна дата за всяка стойност.

3. Следене на договорни срокове и задължения

Сроковете за предизвестие, подновяванията и задълженията за плащане са разпръснати в договори.

• Вход: договори и споразумения от системата за съхранение на документи.
• ИИ подготвя: извлича срока на договора, срока за предизвестие, подновяването и задълженията за плащане, вписва ги в списък със срокове и напомня навреме.
• Ръководството проверява: текста на договора преди всяко решение. ИИ показва мястото в източника.
• Изход: списък със срокове, напомняния и места в източниците.

4. Протоколи и решения от срещи

Решения и задачи се губят, когато протоколът се пише дни по-късно.

• Вход: записът или бележките от срещата, ако всички участници са съгласни.
• ИИ подготвя: пише протокол с решения, задачи и отговорници и отбелязва местата, за които е несигурен.
• Участниците проверяват: протокола преди изпращане.
• Изход: протокол и списък със задачи и срокове.

5. Материали за вземане на решения

Преди инвестиция или назначаване е добре числата, алтернативите и рисковете да са на една страница.

• Вход: оферти, изчисления, отчети и поставеният от Вас въпрос.
• ИИ подготвя: съпоставя вариантите с числата от документите, посочва допускания и неизяснени въпроси и отбелязва какво не може да подкрепи с доказателства.
• Ръководството проверява: и решава. Материалът е обобщение, а не препоръка от ИИ.
• Изход: материал за вземане на решение с препратки към източниците.

6. Прогноза за ликвидността

Информацията кога постъпват и излизат пари е разпределена между непогасени позиции, договори и данъчни срокове.

• Вход: непогасени позиции, срокове за плащане, договори и данъчни срокове от Вашите системи.
• ИИ подготвя: програмен код изчислява от данните очакваните входящи и изходящи плащания за всяка седмица. ИИ описва развитието и посочва недостига на средства.
• Ръководството проверява: допусканията, например за платежното поведение на клиентите, и ги коригира.
• Изход: прогноза за ликвидността с допусканията, на които се основава.

Програми и източници: свързване с това, което използвате

Отчетите се основават на няколко системи. Таблицата посочва обичайните случаи. Преди офертата изясняваме какъв начин за свързване предлага Вашата система.

Имената са дадени за ориентир и не означават партньорство. Когато дадена система не предлага интерфейс, работим с експорт и импорт, наблюдавана папка или имейл.

Свързване вместо замяна

Не Ви е нужен нов инструмент за отчети и ние не предлагаме такъв. ИИ чете от Вашите системи и пише отчета, за който досега някой е събирал информация ръчно.

• Вашите изходни системи остават водещи. Числата се формират там, а ИИ само ги чете.
• Форматът на Вашите отчети се запазва. Отчетът изглежда както досега и пристига по-рано.
• Един отчет след друг. Започваме с един отчет, например месечния, и първо го изготвяме паралелно с досегашната работа.
• Ако искате табло с показатели, го изграждаме върху Вашите данни. То не заменя изходните Ви системи.

Одобрения и проследимост

Ръководството трябва да може да разчита на числата. Затова преди началото определяме как се формира всяко число и кой го вижда.

• Източник и отчетна дата: всяко число в отчета посочва източника си и датата, към която се отнася. Ако липсват и двете, числото не се включва в отчета.
• Изчисления с програмен код: показателите се изчисляват от програмата, а не се предполагат от ИИ. ИИ описва какво показват числата.
• Принцип на проверката от втори човек: черновата се изпраща на контролинга или ръководството, преди да се предаде нататък.
• Права за достъп: Вие определяте кой кои числа вижда. ИИ никога не показва на човек повече, отколкото той има право да вижда в изходните системи.
• Отклонения: когато системите дават различни стойности, ИИ посочва и двете и не измисля средна стойност.
• Запис: Всяка чернова се записва с източници, момент и проверяващ.

Таблицата посочва най-важните източници за ориентация. Кои задължения се прилагат за Вашето дружество, зависи от правната форма, държавата и устава.

Тази отговорност не може да се прехвърли на инструмент. Отчетът с ИИ е помощно средство, а ръководството остава отговорно за решението. За фирмените числови данни, изпратени към услуга с ИИ, се прилага ОРЗД, доколкото са засегнати лица, както и Вашите собствени правила за поверителност: договор за обработване на лични данни (Art. 28) и обработване в ЕС. Този преглед е обща информация и не представлява правна консултация.

Данни: показатели и определения

Един отчет е толкова добър, колкото са определенията зад числата.

• Еднозначно определяне на показателите: какво означава оборот, бруто или нето, по дата на фактурата или по дата на изпълнението? Записваме определенията, така че всеки отчет да използва едно и също значение на числото.
• Отчетни дати: всяка стойност се отнася към определена дата. ИИ сравнява само стойности, валидни към една и съща дата.
• Качество на данните: ИИ показва липсващите или дублирани счетоводни записи в изходната система, но не ги коригира сам.
• Отклонения между системите: обясняваме ги, вместо да ги изглаждаме.
• Защита на личните данни: отчетите съдържат числови данни за клиенти, доставчици, а понякога и за служители. Обработваме ги на сървъри в ЕС и определяме с Вас срока за съхранение и изтриването. Повече в ИИ и защита на личните данни.

Индивидуални програми за ръководството

Понякога липсата не е в отчитането, а по пътя към него. За това изграждаме индивидуални програми, когато стандартните продукти не са подходящи:

• Табло с показатели: между пет и десет числа, които наистина са Ви нужни, от Вашите изходни системи, всяко с източник и отчетна дата.
• Мобилно приложение за показатели: актуален оборот, непогасени позиции и поръчки, достъпни в движение.
• Приложение за одобрение: плащания и договори за одобрение с най-важните данни на един поглед.

Тези програми допълват изходните Ви системи, не ги заменят. Повече в Разработка на приложения.

Откъде да започнете

Тези три въпроса помагат да прецените:

1. Колко време отнема месечният отчет от осчетоводяването до ръководството и кой го пише?
2. От кои системи идват числата и има ли числа, които никога не съвпадат?
3. Кой отчет, кой срок или кой протокол отнема най-много време?

Ако ни изпратите отговорите, ще Ви кажем кой процес си струва да бъде първи и какво трябва да остане при Вас. Започваме с тестова работа паралелно с досегашния процес.