Odjeli · Uprava i kontroling Poslovna inteligencija uz AI za kontroling i upravu: izvještaji, pokazatelji i podloge za odlučivanje

Izvještaji i pokazatelji: pregled šest zadataka

Ovo su tipični procesi, a ne projekti za klijente. U svakom AI priprema, a uprava ili kontroling provjerava i odlučuje. Dio toga detaljnije obrađuju naši članci Izrada zapisnika uz AI i Primjene AI‑ja u tvrtki.

1. Mjesečni i upravljački izvještaj s komentarom

Izvještaj nastaje iz istih izvora kao prethodnog mjeseca, ali komentar se svaki put mora napisati iznova.

• Ulaz: analize iz knjigovodstva, ERP-a i CRM-a na određeni datum te izvještaj iz prethodnog mjeseca.
• AI priprema: kod izračunava pokazatelje te odstupanja u odnosu na prethodni mjesec i plan. AI na temelju toga piše komentar koji navodi najvažnije promjene i uz svaku brojku daje izvor.
• Kontroling provjerava: brojke i komentar te dopunjuje ono što je poznato samo unutar tvrtke.
• Izlaz: nacrt izvještaja s brojkama, dijagramima i komentarom.

2. Objedinjavanje pokazatelja iz više sustava

Prihod se nalazi u ERP-u, otvorene stavke u knjigovodstvu, prodajne prilike u CRM-u, a nijedna se brojka ne podudara s drugom.

• Ulaz: izvozi podataka ili sučelja sustava.
• AI priprema: objedinjuje podatke putem zajedničkih ključeva, kodom izračunava pokazatelje te prikazuje gdje se sustavi razlikuju i zašto (datum na koji se podaci odnose, vremenska razgraničenja, bruto ili neto).
• Kontroling provjerava: odstupanja i odlučuje koji je izvor mjerodavan.
• Izlaz: pregled pokazatelja s izvorom i datumom na koji se svaka vrijednost odnosi.

3. Pregled ugovornih rokova i obveza

Rokovi za otkaz, produljenja i obveze plaćanja raspršeni su po ugovorima.

• Ulaz: ugovori i sporazumi iz sustava za pohranu dokumentacije.
• AI priprema: čita trajanje, rok za otkaz, produljenje i obveze plaćanja, unosi ih u popis rokova i pravodobno podsjeća.
• Uprava provjerava: tekst ugovora prije svake odluke. AI prikazuje mjesto u izvoru.
• Izlaz: popis rokova s podsjetnicima i mjestima u izvoru.

4. Zapisnici i odluke sa sastanaka

Odluke i zadaci gube se kada se zapisnik piše tek nekoliko dana kasnije.

• Ulaz: snimka ili bilješke sa sastanka, ako su svi sudionici suglasni.
• AI priprema: piše zapisnik s odlukama, zadacima i odgovornim osobama te označava mjesta za koja nije siguran.
• Sudionici provjeravaju: zapisnik prije slanja.
• Izlaz: zapisnik i popis zadataka s rokovima.

5. Podloge za odlučivanje

Prije ulaganja ili zapošljavanja brojke, alternative i rizici trebali bi biti prikazani na jednoj stranici.

• Ulaz: ponude, izračuni, izvještaji i Vaše pitanje.
• AI priprema: uspoređuje mogućnosti uz brojke iz dokumentacije, navodi pretpostavke i otvorena pitanja te označava ono što ne može potkrijepiti.
• Uprava provjerava: i odlučuje. Podloga je sažetak, a ne preporuka AI‑ja.
• Izlaz: podloga za odlučivanje s upućivanjima na izvore.

6. Projekcija likvidnosti

Podaci o tome kada novac dolazi i odlazi raspoređeni su po otvorenim stavkama, ugovorima i poreznim rokovima.

• Ulaz: otvorene stavke, rokovi plaćanja, ugovori i porezni rokovi iz Vaših sustava.
• AI priprema: kod iz podataka izračunava očekivane novčane priljeve i odljeve po tjednima. AI opisuje kretanje i upozorava na manjkove likvidnosti.
• Uprava provjerava: pretpostavke, primjerice o navikama plaćanja klijenata, i prilagođava ih.
• Izlaz: projekcija likvidnosti s pretpostavkama na kojima se temelji.

Programi i izvori: povezivanje s onim što upotrebljavate

Izvještaji se temelje na više sustava. Tablica navodi uobičajene slučajeve. Koji način povezivanja nudi Vaš sustav, razjašnjavamo prije ponude.

Nazivi služe za orijentaciju i ne podrazumijevaju partnerstvo. Ako sustav nema sučelje, koristimo izvoz i uvoz, nadziranu mapu ili e-poštu.

Povezivanje umjesto zamjene

Ne trebate novi alat za izvještavanje i mi ga ne nudimo. AI čita iz Vaših sustava i piše izvještaj za koji je dosad netko morao prikupljati podatke.

• Vaši izvorni sustavi ostaju glavni. Brojke nastaju u njima, a AI ih samo čita.
• Oblik Vašeg izvještaja ostaje. Izvještaj izgleda kao i dosad, a stiže ranije.
• Jedan izvještaj za drugim. Počinjemo jednim izvještajem, primjerice mjesečnim, i najprije ga izrađujemo usporedno s dosadašnjim radom.
• Ako želite nadzornu ploču, izrađujemo je na temelju Vaših podataka. Ona ne zamjenjuje Vaše izvorne sustave.

Odobravanje i sljedivost

Uprava se mora moći osloniti na brojke. Zato prije početka utvrđujemo kako svaka brojka nastaje i tko je vidi.

• Izvor i referentni datum: uz svaku brojku u izvještaju navode se njezin izvor i datum na koji se odnosi. Ako nedostaje oboje, brojka nije u izvještaju.
• Računanje kodom: pokazatelje izračunava program, AI ih ne procjenjuje. AI opisuje što brojke pokazuju.
• Načelo kontrole dviju osoba: nacrt ide kontrolingu ili upravi prije daljnjeg prosljeđivanja.
• Ovlasti: Vi određujete tko vidi koje brojke. AI osobi nikada ne prikazuje više nego što bi smjela vidjeti u izvornim sustavima.
• Odstupanja: kada sustavi daju različite vrijednosti, AI navodi obje i ne izmišlja prosjek.
• Evidencija: Svaki nacrt bilježi se s izvorima, vremenom i osobom koja ga provjerava.

Tablica navodi najvažnije izvore za orijentaciju. Koje se obveze primjenjuju na Vaše društvo, ovisi o pravnom obliku, zemlji i statutu.

Ta se odgovornost ne može prenijeti na alat. AI izvještaj pomoć je u radu, a za odluku ostaje odgovorna uprava. Na poslovne brojke koje se šalju AI usluzi primjenjuje se GDPR ako se odnose na osobe, kao i Vaša pravila povjerljivosti: ugovor o obradi osobnih podataka (Art. 28) i obrada u EU-u. Ovaj pregled pruža opće informacije i nije pravni savjet.

Podaci: pokazatelji i definicije

Izvještaj je dobar onoliko koliko su dobre definicije na kojima se brojke temelje.

• Jednoznačno definiranje pokazatelja: što znači prihod, bruto ili neto, prema datumu računa ili datumu isporuke robe ili obavljanja usluge? Definicije bilježimo u pisanom obliku kako bi svaki izvještaj pod istom brojkom podrazumijevao isto.
• Referentni datumi: svaka vrijednost odnosi se na određeni datum. AI uspoređuje samo ono što vrijedi na isti datum.
• Kvaliteta podataka: AI prikazuje knjiženja koja nedostaju ili su dvostruka u izvornom sustavu, ali ih ne ispravlja samostalno.
• Odstupanja između sustava: objašnjavamo ih umjesto da ih izravnavamo.
• Zaštita podataka: izvještaji sadrže brojke o klijentima, dobavljačima, a dijelom i o zaposlenicima. Obrađujemo ih na poslužiteljima u EU-u te s Vama određujemo trajanje pohrane i brisanje. Više na stranici AI i zaštita podataka.

Posebno razvijeni programi za upravu

Neke funkcije ne nedostaju u izvještavanju, nego na putu do njega. Njih izrađujemo kao posebno razvijene programe kada standardni proizvodi ne odgovaraju:

• Nadzorna ploča: pet do deset brojki koje doista trebate, iz Vaših izvornih sustava, svaka s izvorom i datumom na koji se odnosi.
• Aplikacija s pokazateljima za mobitel: stanje prihoda, otvorenih stavki i narudžbi dok ste u pokretu.
• Aplikacija za odobravanje: plaćanja i ugovori za odobrenje s najvažnijim podacima vidljivima na prvi pogled.

Ti programi dopunjuju Vaše izvorne sustave, ne zamjenjuju ih. Više na stranici Razvoj aplikacija.

Odakle krenuti

Ova tri pitanja pomažu u procjeni:

1. Koliko vremena treba da mjesečni izvještaj od knjiženja stigne do uprave i tko ga piše?
2. Iz kojih sustava dolaze brojke i postoje li brojke koje se nikad ne podudaraju?
3. Koji izvještaj, rok ili zapisnik oduzima najviše vremena?

Ako nam pošaljete odgovore, reći ćemo Vam koji se proces najprije isplati automatizirati i što mora ostati Vama. Počinjemo probnim radom usporedno s dosadašnjim radom.