Τμήματα · Διοίκηση και controlling Business intelligence με AI: αναφορές, δείκτες και βάσεις αποφάσεων

Αναφορές και βασικά στοιχεία: έξι εργασίες με μια ματιά

Αυτές είναι τυπικές διαδικασίες, όχι έργα πελατών. Σε κάθε περίπτωση, η AI προετοιμάζεται και η διαχείριση ή ο έλεγχος ελέγχει και αποφασίζει. Τα άρθρα μας εμβαθύνουν σε μερικά από αυτά Δημιουργήστε πρωτόκολλα με AI και Υποθέσεις χρήσης AI στην εταιρεία.

1. Μηνιαία και διαχειριστική έκθεση με σχολιασμό

Η αναφορά προέρχεται από τις ίδιες πηγές με τον προηγούμενο μήνα, αλλά το σχόλιο πρέπει να ξαναγράφεται κάθε φορά.

• Είσοδος: τις αξιολογήσεις από τη λογιστική, ERP και CRM κατά την καταληκτική ημερομηνία και την αναφορά από τον προηγούμενο μήνα.
• Το AI προετοιμάζει: Ο Κώδικας υπολογίζει τα βασικά στοιχεία και τις αποκλίσεις από τον προηγούμενο μήνα και το σχέδιο. Στη συνέχεια, το AI γράφει ένα σχόλιο που παραθέτει τις πιο σημαντικές αλλαγές και αναφέρει την πηγή κάθε αριθμού.
• Έλεγχοι ελέγχου: Αριθμεί και σχολιάζει και συμπληρώνει ό,τι είναι γνωστό μόνο μέσα στο σπίτι.
• Έξοδος: σχέδιο έκθεσης με σχήματα, διαγράμματα και σχόλια.

2. Συγχωνεύστε βασικά στοιχεία από πολλαπλά συστήματα

Οι πωλήσεις είναι στο ERP, τα ανοιχτά στοιχεία στη λογιστική, η διοχέτευση στο CRM και κανένας αριθμός δεν ταιριάζει με τον άλλο.

• Είσοδος: Εξαγωγές ή διεπαφές των συστημάτων.
• Το AI προετοιμάζει: συγκεντρώνει τα δεδομένα χρησιμοποιώντας κοινά κλειδιά, υπολογίζει τα βασικά στοιχεία χρησιμοποιώντας κώδικα και δείχνει πού διαφέρουν τα συστήματα μεταξύ τους και γιατί (ημερομηνία κλειδιού, δεδουλευμένη, ακαθάριστη ή καθαρή).
• Έλεγχοι ελέγχου: τις αποκλίσεις και αποφασίζει ποια πηγή ισχύει.
• Έξοδος: μια επισκόπηση των βασικών αριθμών με την πηγή και την ημερομηνία κλειδιού για κάθε τιμή.

3. Παρακολουθήστε τις προθεσμίες και τις υποχρεώσεις της σύμβασης

Οι περίοδοι προειδοποίησης, οι παρατάσεις και οι υποχρεώσεις πληρωμής είναι διάσπαρτες σε όλες τις συμβάσεις.

• Είσοδος: Συμβάσεις και συμφωνίες από το σύστημα αρχειοθέτησης.
• Το AI προετοιμάζει: διαβάζει τον όρο, την περίοδο προειδοποίησης, τις υποχρεώσεις παράτασης και πληρωμής, τα καταχωρεί σε λίστα προθεσμιών και υπενθυμίζει έγκαιρα.
• Έλεγχοι διαχείρισης: πριν λάβετε οποιαδήποτε απόφαση, διαβάστε το κείμενο της σύμβασης. Το AI δείχνει την τοποθεσία.
• Έξοδος: μια λίστα προθεσμιών με υπενθυμίσεις και τοποθεσίες.

4. Πρακτικά και ψηφίσματα συνεδριάσεων

Οι αποφάσεις και τα καθήκοντα χάνονται αν τα πρακτικά γραφτούν μέρες αργότερα.

• Είσοδος: την ηχογράφηση ή τις σημειώσεις της συνάντησης εάν συμφωνούν όλοι οι εμπλεκόμενοι.
• Το AI προετοιμάζει: γράφει ένα πρωτόκολλο με τις αποφάσεις, τα καθήκοντα και τους υπεύθυνους και επισημαίνει μέρη όπου δεν είναι σίγουρη.
• Ελέγξτε τους συμμετέχοντες: το πρωτόκολλο πριν από την αποστολή.
• Έξοδος: ένα πρωτόκολλο και μια λίστα εργασιών με προθεσμίες.

5. Υποδείγματα αποφάσεων

Πριν κάνετε μια επένδυση ή πρόσληψη, οι αριθμοί, οι εναλλακτικές λύσεις και οι κίνδυνοι πρέπει να βρίσκονται στην ίδια σελίδα.

• Είσοδος: Προσφορές, υπολογισμοί, αναφορές και οι ερωτήσεις σας.
• Το AI προετοιμάζει: συγκρίνει τις επιλογές με τα στοιχεία από τα έγγραφα, αναφέρει υποθέσεις και ανοιχτά σημεία και σημειώνει όσα δεν μπορεί να τεκμηριώσει.
• Έλεγχοι διαχείρισης: και αποφασίζει. Το πρότυπο είναι μια περίληψη, όχι μια σύσταση από το AI.
• Έξοδος: ένα πρότυπο απόφασης με παραπομπές σε πηγές.

6. Πρόβλεψη ρευστότητας

Όταν τα χρήματα μπαίνουν και βγαίνουν κατανέμονται σε ανοιχτά είδη, συμβόλαια και ημερομηνίες φορολογίας.

• Είσοδος: ανοιχτά είδη, προθεσμίες πληρωμής, συμβόλαια και ημερομηνίες φόρου από τα συστήματά σας.
• Το AI προετοιμάζει: Ο Code υπολογίζει τις αναμενόμενες εισερχόμενες και εξερχόμενες πληρωμές ανά εβδομάδα από τα δεδομένα. Το AI περιγράφει την ανάπτυξη και επισημαίνει τα σημεία συμφόρησης.
• Έλεγχοι διαχείρισης: Υποθέσεις, όπως η συμπεριφορά πληρωμής πελατών, και τις προσαρμόζει.
• Έξοδος: μια πρόβλεψη ρευστότητας με τις υποθέσεις πίσω από αυτήν.

Προγράμματα και πηγές: σύνδεση με αυτό που χρησιμοποιείτε

Οι αναφορές βασίζονται σε πολλαπλά συστήματα. Ο πίνακας παραθέτει τις συνήθεις περιπτώσεις. Θα διευκρινίσουμε ποια επιλογή προσφέρει το σύστημά σας πριν κάνετε την προσφορά.

Τα ονόματα είναι για λόγους προσανατολισμού και δεν σημαίνουν συνεργασία. Όπου ένα σύστημα δεν προσφέρει διεπαφή, εργαζόμαστε με εξαγωγή και εισαγωγή, έναν φάκελο παρακολούθησης ή ένα email.

Σύνδεση αντί αντικατάστασης

Δεν χρειάζεστε νέο εργαλείο αναφοράς και εμείς δεν το προσφέρουμε. Το AI διαβάζει από τα συστήματά σας και γράφει την αναφορά που έχει συντάξει κάποιος μέχρι στιγμής.

• Τα συστήματα πηγής σας παραμένουν κορυφαία. Οι αριθμοί δημιουργούνται εκεί και διαβάζονται μόνο από το AI.
• Η φόρμα αναφοράς σας παραμένει. Η έκθεση μοιάζει με πριν και έρχεται νωρίτερα.
• Η μια αναφορά μετά την άλλη. Ξεκινάμε με μια αναφορά, όπως τη μηνιαία αναφορά, και την εκτελούμε παράλληλα με την προηγούμενη εργασία.
• Αν θέλετε ένα ταμπλό, το χτίζουμε με βάση τα δεδομένα σας. Δεν αντικαθιστά τα συστήματα πηγής σας.

Εγκρίσεις και ιχνηλασιμότητα

Η διοίκηση πρέπει να μπορεί να βασίζεται σε αριθμούς. Γι' αυτό καθορίζουμε πριν ξεκινήσουμε πώς δημιουργείται κάθε αριθμός και ποιος τον βλέπει.

• Πηγή και ημερομηνία αναφοράς: Κάθε αριθμός στην αναφορά αναφέρει την πηγή και την ημερομηνία λήξης του. Εάν λείπουν και τα δύο, ο αριθμός δεν υπάρχει στην αναφορά.
• Υπολογισμός με κώδικα: Τα βασικά στοιχεία υπολογίζονται από το πρόγραμμα, δεν υπολογίζονται από το AI. Το AI περιγράφει τι δείχνουν οι αριθμοί.
• Αρχή των τεσσάρων ματιών: Το προσχέδιο περνά στον έλεγχο ή τη διαχείριση προτού διαβιβαστεί.
• Άδειες: Εσείς καθορίζετε ποιος βλέπει ποιους αριθμούς. Η τεχνητή νοημοσύνη δεν δείχνει ποτέ σε ένα άτομο περισσότερα από αυτά που επιτρέπεται να δει στα συστήματα πηγής.
• Αποκλίσεις: Όπου τα συστήματα παρέχουν διαφορετικές τιμές, το AI δηλώνει και τα δύο και δεν εφευρίσκει έναν μέσο όρο.
• Πρωτόκολλο: Κάθε προσχέδιο καταγράφεται με πηγές, ημερομηνία και αναθεωρητή.

Ο πίνακας παραθέτει τις πιο σημαντικές πηγές καθοδήγησης. Οι υποχρεώσεις που ισχύουν για την εταιρεία σας εξαρτώνται από τη νομική μορφή, τη χώρα και το καταστατικό.

Αυτή η ευθύνη δεν μπορεί να μεταβιβαστεί σε ένα εργαλείο. Μια αναφορά AI είναι ένα βοήθημα εργασίας. Η διοίκηση παραμένει υπεύθυνη για την απόφαση. Για τους αριθμούς επιχειρήσεων που πηγαίνουν σε μια υπηρεσία τεχνητής νοημοσύνης, ισχύει ο GDPR όσον αφορά τα άτομα, και το δικό σας απόρρητο: μια σύμβαση για την επεξεργασία παραγγελιών (άρθρο 28) και την επεξεργασία στην ΕΕ. Αυτή η επισκόπηση είναι γενικές πληροφορίες και όχι νομικές συμβουλές.

Δεδομένα: βασικά στοιχεία και ορισμοί

Μια αναφορά είναι τόσο καλή όσο οι ορισμοί πίσω από τους αριθμούς.

• Καθορίστε με σαφήνεια τα βασικά στοιχεία: Τι σημαίνουν οι πωλήσεις, ακαθάριστες ή καθαρές, κατά ημερομηνία τιμολογίου ή ημερομηνία εξυπηρέτησης; Δίνουμε τους ορισμούς γραπτώς, ώστε κάθε αναφορά να σημαίνει τον ίδιο αριθμό.
• Προθεσμίες: Κάθε τιμή ανήκει σε μια βασική ημερομηνία. Το AI συγκρίνει μόνο τι ισχύει την ίδια ημερομηνία.
• Ποιότητα δεδομένων: Η τεχνητή νοημοσύνη εμφανίζει ελλείψεις ή διπλότυπες κρατήσεις στο σύστημα πηγής, αλλά δεν τις διορθώνει από μόνο του.
• Διαφορές μεταξύ συστημάτων: Τα εξηγούμε αντί να τα εξομαλύνουμε.
• Προστασία δεδομένων: Οι εκθέσεις περιέχουν στοιχεία για πελάτες, προμηθευτές και, σε ορισμένες περιπτώσεις, υπαλλήλους. Το επεξεργαζόμαστε σε διακομιστές στην ΕΕ και καθορίζουμε την περίοδο αποθήκευσης και τη διαγραφή μαζί σας. Περισσότερα παρακάτω AI και προστασία δεδομένων.

Τα δικά σας προγράμματα για την ηγεσία

Κάποια πράγματα δεν λείπουν στο ρεπορτάζ, αλλά στο δρόμο προς τα εκεί. Κατασκευάζουμε αυτά ως δικά μας προγράμματα εάν τα τυπικά προϊόντα δεν ταιριάζουν:

• Ταμπλό: τους πέντε έως δέκα αριθμούς που πραγματικά χρειάζεστε από τα συστήματα πηγής σας, ο καθένας με την πηγή και την ημερομηνία κλειδιού.
• Εφαρμογή βασικών αριθμών για κινητά τηλέφωνα: την κατάσταση των πωλήσεων, τα ανοιχτά είδη και τις παραγγελίες καθ' οδόν.
• Κοινή χρήση εφαρμογής: Πληρωμές και συμβόλαια για έγκριση με τις πιο σημαντικές πληροφορίες με μια ματιά.

Αυτά τα προγράμματα συμπληρώνουν τα συστήματα πηγής σας, δεν τα αντικαθιστούν. Περισσότερα για αυτό παρακάτω Ανάπτυξη εφαρμογών.

Εκεί που ξεκινάς

Αυτές οι τρεις ερωτήσεις βοηθούν στην αξιολόγηση:

1. Πόσος χρόνος διαρκεί η μηνιαία αναφορά από την κράτηση έως τη διαχείριση και ποιος τη συντάσσει;
2. Από ποια συστήματα προέρχονται οι αριθμοί και υπάρχουν αριθμοί που δεν συμφωνούν ποτέ;
3. Ποια αναφορά, προθεσμία ή πρωτόκολλο απαιτεί τον περισσότερο χρόνο;

Αν μας γράψετε τις απαντήσεις, θα σας πούμε ποια διαδικασία αξίζει πρώτα και τι πρέπει να σας μείνει. Ξεκινάμε με μια δοκιμαστική λειτουργία παράλληλα με την προηγούμενη εργασία.