Avdelinger · Ledelse og controlling Business intelligence med AI: rapporter, nøkkeltall og beslutningsgrunnlag

Rapporter og nøkkeltall: seks oppgaver på et øyeblikk

Dette er typiske prosesser, ikke kundeprosjekter. I hvert tilfelle forbereder AI og ledelsen eller kontrollerende kontrollerer og bestemmer. Artiklene våre går dypere inn i noe av dette Lag protokoller med AI og AI‑brukstilfeller i selskapet.

1. Måneds- og ledelsesrapport med kommentar

Rapporten kommer fra samme kilder som forrige måned, men kommentaren må skrives om hver gang.

• Inngang: evalueringene fra regnskap, ERP og CRM pr. fristen og rapporten fra forrige måned.
• AI forbereder: Kode beregner nøkkeltallene og avvikene fra forrige måned og planen. AI skriver deretter en kommentar som viser de viktigste endringene og siterer kilden til hvert tall.
• Kontrollere sjekker: Tall og kommentarer og supplerer det som kun er kjent i huset.
• Utgang: et utkast til rapport med figurer, diagrammer og kommentarer.

2. Slå sammen nøkkeltall fra flere systemer

Salg er i ERP, åpne varer i regnskapet, pipeline i CRM, og ingen tall matcher den andre.

• Inngang: Eksport eller grensesnitt av systemene.
• AI forbereder: samler dataene ved hjelp av fellesnøkler, beregner nøkkeltallene ved hjelp av kode og viser hvor systemer skiller seg fra hverandre og hvorfor (nøkkeldato, periodisering, brutto eller netto).
• Kontrollere sjekker: avvikene og bestemmer hvilken kilde som gjelder.
• Utgang: en oversikt over nøkkeltall med kilde og nøkkeldato for hver verdi.

3. Hold øye med kontraktsfrister og -forpliktelser

Oppsigelsesfrister, forlengelser og betalingsforpliktelser er spredt utover kontrakter.

• Inngang: Kontrakter og avtaler fra arkivsystemet.
• AI forbereder: leser termin, oppsigelsesfrist, forlengelse og betalingsforpliktelser, fører disse inn i en fristliste og minner i tide.
• Ledelsessjekker: før du tar noen avgjørelse, les kontraktsteksten. AI viser plasseringen.
• Utgang: en liste over frister med påminnelser og steder.

4. Referater og vedtak fra møter

Vedtak og oppgaver går tapt dersom protokollen skrives dager senere.

• Inngang: opptak eller notater fra møtet dersom alle involverte er enige.
• AI forbereder: skriver protokoll med vedtak, oppgaver og ansvarlige og markerer steder hun er usikker.
• Sjekk deltakere: protokollen før forsendelse.
• Utgang: en protokoll og en oppgaveliste med frister.

5. Beslutningsmaler

Før du foretar en investering eller ansetter, bør tall, alternativer og risikoer være på samme side.

• Inngang: Tilbud, beregninger, rapporter og dine spørsmål.
• AI forbereder: sammenligner alternativer med tallene fra dokumentene, nevner antakelser og åpne poeng og markerer det hun ikke kan underbygge.
• Ledelsessjekker: og bestemmer. Malen er et sammendrag, ikke en anbefaling fra AI.
• Utgang: en beslutningsmal med referanser til kilder.

6. Likviditetsprognose

Når penger kommer inn og går ut, fordeles det på åpne varer, kontrakter og skattedatoer.

• Inngang: åpne varer, betalingsfrister, kontrakter og avgiftsdatoer fra systemene dine.
• AI forbereder: Kode beregner forventede inn- og utbetalinger per uke fra dataene. AI beskriver utviklingen og påpeker flaskehalser.
• Ledelsessjekker: Forutsetninger, for eksempel kundebetalingsatferd, og justerer dem.
• Utgang: en likviditetsprognose med forutsetningene bak.

Programmer og kilder: kobling til det du bruker

Rapporter er avhengige av flere systemer. Tabellen viser de vanlige tilfellene. Vi vil avklare hvilket alternativ systemet ditt tilbyr før du gir tilbudet.

Navnene er for orienteringsformål og betyr ikke et partnerskap. Der et system ikke tilbyr et grensesnitt, jobber vi med eksport og import, en overvåket mappe eller e-post.

Tilkobling i stedet for utskifting

Du trenger ikke et nytt rapporteringsverktøy, og vi tilbyr ikke noe. AI‑en leser fra systemene dine og skriver rapporten som noen har kompilert så langt.

• Kildesystemene dine forblir ledende. Tall opprettes der og leses kun av AI.
• Rapporteringsskjemaet ditt gjenstår. Rapporten ser ut som før og kommer tidligere.
• Den ene rapporten etter den andre. Vi starter med en rapport, som for eksempel månedsrapporten, og kjører den ved siden av tidligere arbeid.
• Hvis du vil ha et dashbord, vi bygger det på dine data. Det erstatter ikke kildesystemene dine.

Godkjenninger og sporbarhet

Ledelsen må kunne stole på tall. Det er derfor vi bestemmer før vi starter hvordan hvert tall er opprettet og hvem som ser det.

• Kilde og referansedato: Hvert tall i rapporten oppgir kilde og skjæringsdato. Hvis begge mangler, står ikke nummeret i rapporten.
• Databehandling med kode: Nøkkeltall beregnes av programmet, ikke estimert av AI. AI beskriver hva tallene viser.
• Fire-øyne-prinsippet: Utkastet går til kontroll eller forvaltning før det sendes videre.
• Tillatelser: Du bestemmer hvem som ser hvilke tall. AI viser aldri en person mer enn det de har lov til å se i kildesystemene.
• Avvik: Der systemer gir forskjellige verdier, oppgir AI begge deler og finner ikke opp et gjennomsnitt.
• Protokoll: Hvert utkast registreres med kilder, dato og anmelder.

Tabellen viser de viktigste veiledningskildene. Forpliktelsene som gjelder for din bedrift avhenger av juridisk form, land og vedtekter.

Dette ansvaret kan ikke overføres til et verktøy. En AI‑rapport er et arbeidshjelpemiddel; ledelsen er fortsatt ansvarlig for beslutningen. For bedriftsnumre som går til en AI‑tjeneste, gjelder GDPR for enkeltpersoner, og din egen konfidensialitet: en kontrakt for ordrebehandling (artikkel 28) og behandling i EU. Denne oversikten er generell informasjon og ikke juridisk rådgivning.

Data: nøkkeltall og definisjoner

En rapport er bare så god som definisjonene bak tallene.

• Definer nøkkeltall tydelig: Hva betyr salg, brutto eller netto, etter fakturadato eller etter servicedato? Vi legger definisjonene skriftlig slik at hver rapport betyr det samme antallet.
• Frister: Hver verdi tilhører en nøkkeldato. AI‑en sammenligner kun det som gjelder på samme dato.
• Datakvalitet: AI viser manglende eller dupliserte bestillinger i kildesystemet, men retter dem ikke selv.
• Forskjeller mellom systemer: Vi forklarer dem i stedet for å utjevne dem.
• Databeskyttelse: Rapporter inneholder tall om kunder, leverandører og i noen tilfeller ansatte. Vi behandler den på servere i EU og bestemmer lagringsperioden og slettingen sammen med deg. Mer nedenfor AI og databeskyttelse.

Egne programmer for ledelse

Noen ting mangler ikke i rapporteringen, men på veien dit. Vi bygger disse som våre egne programmer hvis standardprodukter ikke passer:

• Dashboard: de fem til ti tallene du virkelig trenger fra kildesystemene dine, hver med kilde og nøkkeldato.
• Nøkkeltall-app for mobiltelefoner: status for salg, åpne varer og bestillinger på vei.
• Delingsapp: Betalinger og kontrakter for godkjenning med den viktigste informasjonen på et øyeblikk.

Disse programmene utfyller kildesystemene dine, de erstatter dem ikke. Mer om dette nedenfor Apputvikling.

Hvor du begynner

Disse tre spørsmålene hjelper med vurderingen:

1. Hvor lang tid tar månedsrapporten fra bestilling til ledelsen og hvem skriver den?
2. Hvilke systemer kommer tallene fra, og er det tall som aldri stemmer?
3. Hvilken rapport, frist eller protokoll tar mest tid?

Hvis du skriver svarene til oss, vil vi fortelle deg hvilken prosess som er verdt det først og hva som må forbli hos deg. Vi starter med en testoperasjon ved siden av det tidligere arbeidet.