Afdelinger · Ledelse og controlling Business intelligence med AI: rapporter, nøgletal og beslutningsgrundlag

Rapporter og nøgletal: seks opgaver på et øjeblik

Det er typiske processer, ikke kundeprojekter. I hvert tilfælde forbereder AI, og ledelsen eller kontrollerende kontrollerer og beslutter. Vores artikler går dybere ned i noget af dette Opret protokoller med AI og AI use cases i virksomheden.

1. Måneds- og ledelsesberetning med kommentar

Rapporten kommer fra de samme kilder som den foregående måned, men kommentaren skal omskrives hver gang.

• Indgang: evalueringerne fra regnskab, ERP og CRM pr. deadline og rapporten fra den foregående måned.
• AI forbereder: Kode beregner nøgletallene og afvigelserne fra den foregående måned og planen. AI’en skriver derefter en kommentar, der viser de vigtigste ændringer og citerer kilden til hvert nummer.
• Kontrol af kontroller: Tal og kommentarer og supplerer, hvad der kun er kendt i huset.
• Output: et udkast til rapport med figurer, diagrammer og kommentarer.

2. Sammenflet nøgletal fra flere systemer

Salget er i ERP, åbne poster i regnskabet, pipeline i CRM, og intet nummer matcher det andet.

• Indgang: Eksport eller grænseflader af systemerne.
• AI forbereder: brings the data together using common keys, calculates the key figures using code and shows where systems differ from each other and why (key date, accrual, gross or net).
• Kontrol af kontroller: afvigelserne og afgør, hvilken kilde der gælder.
• Output: en oversigt over nøgletal med kilde og nøgledato for hver værdi.

3. Hold øje med kontraktfrister og forpligtelser

Opsigelsesfrister, forlængelser og betalingsforpligtelser er spredt ud over kontrakter.

• Indgang: Kontrakter og aftaler fra arkivsystemet.
• AI forbereder: læser termin, opsigelsesfrist, forlængelse og betalingsforpligtelser, skriver dem på en fristliste og minder rettidigt.
• Ledelsestjek: før du træffer nogen beslutning, skal du læse kontraktteksten. AI viser placeringen.
• Output: en liste over deadlines med påmindelser og lokationer.

4. Referater og beslutninger fra møder

Beslutninger og opgaver går tabt, hvis referatet skrives dage senere.

• Indgang: optagelsen eller notaterne af mødet, hvis alle involverede er enige.
• AI forbereder: skriver en protokol med beslutninger, opgaver og de ansvarlige og markerer steder, hvor hun er usikker.
• Tjek deltagere: protokollen inden forsendelse.
• Output: en protokol og en opgaveliste med deadlines.

5. Beslutningsskabeloner

Før du foretager en investering eller ansættelse, bør tal, alternativer og risici være på samme side.

• Indgang: Tilbud, beregninger, rapporter og dine spørgsmål.
• AI forbereder: sammenligner muligheder med tallene fra dokumenterne, nævner antagelser og åbne pointer og markerer, hvad hun ikke kan underbygge.
• Ledelsestjek: og bestemmer. Skabelonen er et resumé, ikke en anbefaling fra AI.
• Output: en beslutningsskabelon med henvisninger til kilder.

6. Likviditetsprognose

Når penge kommer ind og går ud, fordeles det på åbne poster, kontrakter og skattedatoer.

• Indgang: åbne varer, betalingsfrister, kontrakter og afgiftsdatoer fra dine systemer.
• AI forbereder: Kode beregner de forventede indgående og udgående betalinger pr. uge ud fra dataene. AI’en beskriver udviklingen og påpeger flaskehalse.
• Ledelsestjek: Antagelser, såsom kundebetalingsadfærd, og justerer dem.
• Output: en likviditetsprognose med forudsætningerne bag.

Programmer og kilder: forbindelse til det, du bruger

Rapporter er afhængige af flere systemer. Tabellen viser de sædvanlige tilfælde. Vi vil afklare, hvilken mulighed dit system tilbyder, inden vi afgiver tilbuddet.

Navnene er til orientering og betyder ikke et partnerskab. Hvor et system ikke tilbyder en grænseflade, arbejder vi med eksport og import, en overvåget mappe eller e-mail.

Tilslutning i stedet for udskiftning

Du behøver ikke et nyt rapporteringsværktøj, og vi tilbyder ikke et. AI’en læser fra dine systemer og skriver den rapport, som nogen har udarbejdet indtil videre.

• Dine kildesystemer forbliver førende. Der oprettes numre og læses kun af AI'en.
• Din indberetningsformular forbliver. Rapporten ser ud som før og kommer tidligere.
• Den ene rapport efter den anden. Vi starter med en rapport, såsom den månedlige rapport, og kører den sammen med tidligere arbejde.
• Hvis du vil have et dashboard, vi bygger det på dine data. Det erstatter ikke dine kildesystemer.

Godkendelser og sporbarhed

Ledelsen skal kunne stole på tal. Det er derfor, vi bestemmer, før vi starter, hvordan hvert tal er skabt, og hvem der ser det.

• Kilde og referencedato: Hvert tal i rapporten angiver dets kilde og skæringsdato. Hvis begge mangler, er nummeret ikke i rapporten.
• Beregning med kode: Nøgletal er beregnet af programmet, ikke estimeret af AI. AI’en beskriver, hvad tallene viser.
• Fire-øjne princip: Udkastet går til kontrol eller forvaltning, inden det videregives.
• Tilladelser: Du bestemmer, hvem der ser hvilke tal. AI viser aldrig en person mere end hvad de har lov til at se i kildesystemerne.
• Afvigelser: Hvor systemer giver forskellige værdier, angiver AI begge dele og opfinder ikke et gennemsnit.
• Protokol: Hvert udkast optages med kilder, dato og anmelder.

Tabellen viser de vigtigste kilder til vejledning. De forpligtelser, der gælder for din virksomhed, afhænger af juridisk form, land og vedtægter.

Dette ansvar kan ikke overlades til et værktøj. En AI‑rapport er en arbejdshjælp; ledelsen er fortsat ansvarlig for beslutningen. For virksomhedsnumre, der går til en AI‑tjeneste, gælder GDPR for så vidt angår enkeltpersoner, og din egen fortrolighed: en kontrakt om ordrebehandling (artikel 28) og behandling i EU. Denne oversigt er generel information og ikke juridisk rådgivning.

Data: nøgletal og definitioner

En rapport er kun så god som definitionerne bag tallene.

• Definer tydeligt nøgletal: Hvad betyder salg, brutto eller netto, efter fakturadato eller efter servicedato? Vi sætter definitionerne på skrift, så hver rapport betyder det samme antal.
• Deadlines: Hver værdi tilhører en nøgledato. AI’en sammenligner kun, hvad der gælder på samme dato.
• Datakvalitet: AI viser manglende eller duplikerede reservationer i kildesystemet, men retter dem ikke selv.
• Forskelle mellem systemer: Vi forklarer dem i stedet for at udjævne dem.
• Databeskyttelse: Rapporter indeholder tal om kunder, leverandører og i nogle tilfælde medarbejdere. Vi behandler det på servere i EU og fastlægger opbevaringsperioden og sletningen sammen med dig. Mere nedenfor AI og databeskyttelse.

Egne programmer for ledelse

Nogle ting mangler ikke i indberetningen, men på vej derhen. Vi bygger disse som vores egne programmer, hvis standardprodukter ikke passer:

• Dashboard: de fem til ti tal, som du virkelig har brug for fra dine kildesystemer, hver med kilde og nøgledato.
• Nøgletal app til mobiltelefoner: status for salg, åbne varer og ordrer på vej.
• Delingsapp: Betalinger og kontrakter til godkendelse med de vigtigste oplysninger på et øjeblik.

Disse programmer supplerer dine kildesystemer, de erstatter dem ikke. Mere om dette nedenfor App udvikling.

Hvor du starter

Disse tre spørgsmål hjælper med vurderingen:

1. Hvor lang tid tager den månedlige rapport fra booking til ledelsen, og hvem skriver den?
2. Hvilke systemer kommer tallene fra, og er der tal, der aldrig stemmer overens?
3. Hvilken rapport, deadline eller protokol tager mest tid?

Hvis du skriver svarene til os, fortæller vi dig, hvilken proces der først er det værd, og hvad der skal blive hos dig. Vi starter med en testoperation ved siden af ​​det tidligere arbejde.