Reparti · Direzione aziendale e controllo di gestione Business intelligence con l’IA nel controllo di gestione e nella direzione aziendale: report, indicatori e documenti a supporto delle decisioni

Report e indicatori: panoramica di sei attività

Si tratta di processi tipici, non di progetti realizzati per clienti. In ognuno l’IA prepara il lavoro e la direzione aziendale o il controllo di gestione verifica e decide. I nostri articoli Creare verbali con l’IA e Casi d’uso dell’IA in azienda ne approfondiscono una parte.

1. Report mensile e direzionale con commento

Il report utilizza le stesse fonti del mese precedente, ma il commento deve essere riscritto ogni volta.

• In ingresso: le analisi di contabilità, ERP e CRM alla data di riferimento e il report del mese precedente.
• L’IA prepara: il codice calcola gli indicatori e gli scostamenti rispetto al mese precedente e al piano. L’IA ne ricava un commento che illustra le variazioni principali e indica la fonte di ogni cifra.
• Il controllo di gestione verifica: cifre e commento e aggiunge le informazioni note solo all’interno dell’azienda.
• In uscita: una bozza di report con cifre, grafici e commento.

2. Riunire gli indicatori di più sistemi

Il fatturato si trova nell’ERP, le partite aperte nella contabilità, la pipeline nel CRM e nessuna cifra coincide con le altre.

• In ingresso: esportazioni o interfacce dei sistemi.
• L’IA prepara: riunisce i dati tramite chiavi comuni, calcola gli indicatori con il codice e mostra dove i sistemi differiscono e perché (data di riferimento, attribuzione al periodo di competenza, lordo o netto).
• Il controllo di gestione verifica: gli scostamenti e decide quale fonte utilizzare.
• In uscita: una panoramica degli indicatori con fonte e data di riferimento per ogni valore.

3. Tenere sotto controllo scadenze contrattuali e obblighi

I termini di disdetta, i rinnovi e gli obblighi di pagamento si trovano sparsi nei contratti.

• Dati in ingresso: contratti e accordi dal sistema di archiviazione.
• L'IA prepara: legge durata, termine di preavviso per la disdetta, rinnovo e obblighi di pagamento, li inserisce in uno scadenzario e invia promemoria per tempo.
• La direzione verifica: il testo del contratto prima di ogni decisione. L'IA mostra il passaggio di riferimento.
• Risultato: uno scadenzario con promemoria e riferimenti ai documenti.

4. Verbali e decisioni delle riunioni

Decisioni e attività vanno perse quando il verbale viene scritto giorni dopo.

• Dati in ingresso: la registrazione o le note della riunione, se tutte le persone coinvolte sono d'accordo.
• L'IA prepara: scrive un verbale con decisioni, attività e responsabili e segnala i passaggi sui quali è incerta.
• I partecipanti verificano: il verbale prima dell'invio.
• Risultato: un verbale e un elenco di attività con scadenze.

5. Documenti a supporto delle decisioni

Prima di un investimento o di un'assunzione, dati, alternative e rischi devono essere riuniti in una pagina.

• Dati in ingresso: offerte, calcoli, report e il quesito da Lei posto.
• L'IA prepara: confronta le opzioni usando i dati dei documenti, indica ipotesi e questioni aperte e segnala ciò che non può documentare.
• La direzione verifica: e decide. Il documento è una sintesi, non una raccomandazione dell'IA.
• Risultato: un documento a supporto della decisione con riferimenti alle fonti.

6. Previsione della liquidità

Le informazioni su quando il denaro entra ed esce sono distribuite tra partite aperte, contratti e scadenze fiscali.

• Dati in ingresso: partite aperte, termini di pagamento, contratti e scadenze fiscali dai Suoi sistemi.
• L'IA prepara: il codice calcola, a partire dai dati, le entrate e le uscite di cassa previste per ogni settimana. L'IA descrive l'andamento e segnala le carenze di liquidità.
• La direzione verifica: le ipotesi, ad esempio sulle abitudini di pagamento dei clienti, e le modifica.
• Risultato: una previsione della liquidità con le ipotesi su cui si basa.

Programmi e fonti: collegamento agli strumenti che utilizza

I report si basano su più sistemi. La tabella riporta i casi più comuni. Chiariamo prima del preventivo quale modalità offre il Suo sistema.

I nomi servono da riferimento e non indicano una partnership. Se un sistema non offre un'interfaccia, utilizziamo esportazione e importazione, una cartella monitorata o l'e-mail.

Collegare anziché sostituire

Non serve un nuovo strumento di reporting e non ne offriamo uno. L'IA legge i dati dai Suoi sistemi e scrive il report per il quale finora qualcuno raccoglieva manualmente le informazioni.

• I Suoi sistemi di origine restano il riferimento. I dati numerici vengono generati lì e l'IA si limita a leggerli.
• Il formato dei Suoi report resta invariato. Il report mantiene lo stesso aspetto e arriva prima.
• Un report alla volta. Iniziamo con un report, ad esempio quello mensile, facendolo funzionare inizialmente in parallelo al lavoro attuale.
• Se desidera una dashboard, la realizziamo a partire dai Suoi dati. Non sostituisce i Suoi sistemi di origine.

Approvazioni e tracciabilità

La direzione deve poter contare sui dati numerici. Per questo definiamo prima dell'avvio come viene prodotto ogni dato e chi può vederlo.

• Fonte e data di riferimento: ogni dato numerico del report indica la propria fonte e la propria data di riferimento. Se mancano entrambe, il dato non compare nel report.
• Calcoli tramite codice: gli indicatori vengono calcolati dal programma, non stimati dall'IA. L'IA descrive ciò che mostrano i numeri.
• Controllo da parte di due persone: la bozza passa al controllo di gestione o alla direzione prima di essere diffusa.
• Autorizzazioni: Lei stabilisce chi può vedere quali dati numerici. L'IA non mostra mai a una persona più di quanto questa potrebbe vedere nei sistemi di origine.
• Scostamenti: quando i sistemi forniscono valori diversi, l'IA li indica entrambi e non inventa una media.
• Registro: ogni bozza viene registrata con fonti, data e ora e responsabile della verifica.

La tabella riporta le fonti principali a titolo orientativo. Gli obblighi applicabili alla Sua società dipendono dalla forma giuridica, dal paese e dallo statuto.

Questa responsabilità non può essere delegata a uno strumento. Un report generato dall'IA è un ausilio al lavoro; la direzione resta responsabile della decisione. Ai dati aziendali inviati a un servizio IA si applicano il GDPR, nella misura in cui riguardano persone, e le Sue regole di riservatezza: un accordo sul trattamento dei dati (Art. 28) e trattamento nell'UE. Questa panoramica fornisce informazioni generali e non costituisce consulenza legale.

Dati: indicatori e definizioni

La qualità di un report dipende dalle definizioni alla base dei dati numerici.

• Definire gli indicatori senza ambiguità: cosa significa fatturato, lordo o netto, per data della fattura o per data della prestazione? Mettiamo le definizioni per iscritto affinché ogni report si riferisca allo stesso dato.
• Date di riferimento: ogni valore si riferisce a una data precisa. L'IA confronta soltanto dati validi alla stessa data di riferimento.
• Qualità dei dati: l'IA segnala registrazioni contabili mancanti o duplicate nel sistema di origine, ma non le corregge autonomamente.
• Scostamenti tra sistemi: li spieghiamo anziché uniformarli artificialmente.
• Protezione dei dati: i report contengono dati numerici su clienti, fornitori e talvolta dipendenti. Li trattiamo su server nell'UE e definiamo con Lei la durata di conservazione e la cancellazione. Maggiori informazioni in IA e protezione dei dati.

Programmi su misura per la direzione

A volte manca qualcosa nel percorso che porta alla reportistica, anziché nella reportistica stessa. Lo realizziamo sotto forma di programmi su misura quando i prodotti standard non sono adatti:

• Dashboard: da cinque a dieci dati numerici di cui Lei ha davvero bisogno, tratti dai Suoi sistemi di origine, ciascuno con fonte e data di riferimento.
• App degli indicatori per il telefono: la situazione di fatturato, partite aperte e ordini anche fuori ufficio.
• App per le approvazioni: pagamenti e contratti da approvare con le informazioni principali visibili a colpo d'occhio.

Questi programmi integrano i Suoi sistemi di origine, senza sostituirli. Maggiori informazioni in sviluppo di app.

Da dove iniziare

Queste tre domande aiutano a valutare la situazione:

1. Quanto tempo richiede il report mensile, dalla registrazione contabile alla consegna alla direzione, e chi lo scrive?
2. Da quali sistemi provengono i dati numerici? Ci sono dati che non coincidono mai?
3. Quale report, scadenza o verbale richiede più tempo?

Se ci scrive le risposte, Le diremo quale processo conviene affrontare per primo e cosa deve restare nelle Sue mani. Iniziamo con un funzionamento di prova in parallelo al lavoro attuale.