Oddelenia · Vedenie firmy a controlling Business intelligence s AI v controllingu a vedení firmy: správy, ukazovatele a podklady na rozhodovanie

Správy a ukazovatele: prehľad šiestich úloh

Ide o typické procesy, nie o zákaznícke projekty. V každom AI pripravuje podklady a vedenie firmy alebo controlling kontroluje a rozhoduje. Časť z nich podrobnejšie rozoberajú naše články Tvorba zápisníc pomocou AI a Prípady využitia AI vo firme.

1. Mesačná správa a správa pre vedenie s komentárom

Správa vzniká z rovnakých zdrojov ako v predchádzajúcom mesiaci, ale komentár treba zakaždým napísať nanovo.

• Vstup: Prehľady z účtovníctva, ERP a CRM k rozhodnému dátumu a správa z predchádzajúceho mesiaca.
• AI pripraví podklady: Kód vypočíta ukazovatele a odchýlky od predchádzajúceho mesiaca a plánu. AI z nich napíše komentár, ktorý uvedie najdôležitejšie zmeny, a pri každom čísle uvedie zdroj.
• Controlling skontroluje: Čísla a komentár a doplní to, čo je známe len vo firme.
• Výstup: Návrh správy s číslami, grafmi a komentárom.

2. Spájanie ukazovateľov z viacerých systémov

Tržby sú v ERP, neuhradené položky v účtovníctve, rozpracované obchodné príležitosti v CRM a žiadne číslo sa nezhoduje s iným.

• Vstup: Exporty alebo rozhrania systémov.
• AI pripraví podklady: Spojí údaje pomocou spoločných kľúčov, pomocou kódu vypočíta ukazovatele a ukáže, kde a prečo sa systémy líšia (rozhodný dátum, časové rozlíšenie, brutto alebo netto).
• Controlling skontroluje: Odchýlky a rozhodne, ktorý zdroj je rozhodujúci.
• Výstup: Prehľad ukazovateľov so zdrojom a rozhodným dátumom pri každej hodnote.

3. Prehľad o zmluvných lehotách a záväzkoch

Výpovedné lehoty, predĺženia a platobné záväzky sú roztrúsené v zmluvách.

• Vstup: zmluvy a dohody z úložiska dokumentov.
• AI pripraví: načíta dobu platnosti, výpovednú lehotu, predĺženie a platobné záväzky, zapíše ich do zoznamu lehôt a včas pripomenie.
• Vedenie preverí: text zmluvy pred každým rozhodnutím. AI ukáže príslušné miesto v zdroji.
• Výstup: zoznam lehôt s pripomienkami a odkazmi na príslušné miesta v zdrojoch.

4. Zápisnice a uznesenia z porád

Uznesenia a úlohy sa strácajú, ak sa zápisnica píše až o niekoľko dní.

• Vstup: nahrávka alebo poznámky z porady, ak s tým všetci zúčastnení súhlasia.
• AI pripraví: napíše zápisnicu s uzneseniami, úlohami a zodpovednými osobami a označí miesta, pri ktorých si nie je istá.
• Účastníci preveria: zápisnicu pred odoslaním.
• Výstup: zápisnica a zoznam úloh s lehotami.

5. Podklady na rozhodovanie

Pred investíciou alebo prijatím zamestnanca majú byť čísla, alternatívy a riziká na jednej strane.

• Vstup: ponuky, výpočty, správy a Vaša otázka.
• AI pripraví: porovná možnosti s číslami z podkladov, uvedie predpoklady a otvorené otázky a označí, čo nedokáže doložiť.
• Vedenie preverí: a rozhodne. Podklad je zhrnutím, nie odporúčaním AI.
• Výstup: podklad na rozhodovanie s odkazmi na zdroje.

6. Výhľad likvidity

Informácie o tom, kedy peniaze prídu a odídu, sú rozptýlené medzi otvorenými položkami, zmluvami a daňovými termínmi.

• Vstup: otvorené položky, lehoty splatnosti, zmluvy a daňové termíny z Vašich systémov.
• AI pripraví: kód vypočíta z údajov očakávané peňažné príjmy a výdavky za jednotlivé týždne. AI opíše vývoj a upozorní na nedostatok likvidity.
• Vedenie preverí: predpoklady, napríklad o platobnej disciplíne zákazníkov, a upraví ich.
• Výstup: výhľad likvidity s predpokladmi, z ktorých vychádza.

Programy a zdroje: napojenie na to, čo používate

Správy vychádzajú z viacerých systémov. Tabuľka uvádza bežné prípady. Akú možnosť ponúka Váš systém, objasníme pred ponukou.

Názvy slúžia na orientáciu a neznamenajú partnerstvo. Ak systém neponúka rozhranie, pracujeme s exportom a importom, sledovaným priečinkom alebo e-mailom.

Prepojenie namiesto náhrady

Nepotrebujete nový nástroj na tvorbu správ a my ho ani neponúkame. AI načítava údaje z Vašich systémov a napíše správu, ktorej podklady doteraz niekto musel zhromažďovať.

• Vaše zdrojové systémy zostávajú rozhodujúce. Čísla vznikajú v nich a AI ich len číta.
• Podoba Vašich správ zostáva zachovaná. Správa vyzerá ako doteraz a príde skôr.
• Jedna správa po druhej. Začíname jednou správou, napríklad mesačnou, a jej tvorbu najprv necháme bežať popri doterajšej práci.
• Ak chcete dashboard, vytvoríme ho na základe Vašich údajov. Nenahradí Vaše zdrojové systémy.

Schvaľovanie a dohľadateľnosť

Vedenie sa musí môcť na čísla spoľahnúť. Preto pred spustením určíme, ako každé číslo vzniká a kto ho vidí.

• Zdroj a rozhodný dátum: každé číslo v správe uvádza svoj zdroj a dátum, ku ktorému platí. Ak chýbajú oba údaje, číslo sa v správe neobjaví.
• Výpočty pomocou kódu: ukazovatele vypočíta program, AI ich neodhaduje. AI opisuje, čo čísla ukazujú.
• Princíp štyroch očí: návrh ide pred ďalším odovzdaním na controlling alebo vedeniu.
• Oprávnenia: určíte, kto uvidí ktoré čísla. AI nikdy neukáže osobe viac, než by smela vidieť v zdrojových systémoch.
• Odchýlky: ak systémy poskytujú rôzne hodnoty, AI uvedie obe a nevymýšľa priemer.
• Záznam: každý návrh sa zaznamená spolu so zdrojmi, časom a kontrolujúcou osobou.

Tabuľka uvádza najdôležitejšie zdroje na orientáciu. To, aké povinnosti platia pre Vašu spoločnosť, závisí od právnej formy, krajiny a stanov.

Túto zodpovednosť nemožno preniesť na nástroj. Správa vytvorená AI je pracovnou pomôckou, za rozhodnutie naďalej zodpovedá vedenie. Na firemné čísla odovzdávané službe AI sa vzťahuje GDPR, pokiaľ sa týkajú osôb, a Vaše vlastné pravidlá dôvernosti: zmluva o spracúvaní osobných údajov (Art. 28) a spracúvanie v EÚ. Tento prehľad poskytuje všeobecné informácie a nie je právnym poradenstvom.

Údaje: ukazovatele a definície

Správa je len taká dobrá ako definície, z ktorých jej čísla vychádzajú.

• Jednoznačne definovať ukazovatele: čo znamenajú tržby, brutto alebo netto, podľa dátumu faktúry alebo dátumu dodania? Definície zaznamenáme písomne, aby každá správa pod daným číslom chápala to isté.
• Rozhodné dátumy: každá hodnota patrí k určitému dátumu. AI porovnáva len to, čo platí k rovnakému dátumu.
• Kvalita údajov: AI ukáže chýbajúce alebo duplicitné účtovné zápisy v zdrojovom systéme, ale sama ich neopravuje.
• Odchýlky medzi systémami: vysvetlíme ich, namiesto toho, aby sme ich zahladzovali.
• Ochrana osobných údajov: správy obsahujú čísla týkajúce sa zákazníkov, dodávateľov a niekedy aj zamestnancov. Spracúvame ich na serveroch v EÚ a dobu uchovávania a vymazanie dohodneme s Vami. Viac v časti AI a ochrana osobných údajov.

Vlastné programy pre vedenie

Niekedy niečo nechýba v reportingu, ale na ceste k nemu. Ak štandardné produkty nevyhovujú, vytvoríme na to vlastné programy:

• Dashboard: päť až desať čísel, ktoré skutočne potrebujete, z Vašich zdrojových systémov, vždy so zdrojom a rozhodným dátumom.
• Mobilná aplikácia s ukazovateľmi: stav tržieb, otvorených položiek a objednávok na cestách.
• Schvaľovacia aplikácia: platby a zmluvy na schválenie s najdôležitejšími údajmi na prvý pohľad.

Tieto programy Vaše zdrojové systémy dopĺňajú, nenahrádzajú ich. Viac v časti Vývoj aplikácií.

Kde začať

Pri posúdení pomôžu tieto tri otázky:

1. Ako dlho trvá príprava mesačnej správy od zaúčtovania po doručenie vedeniu a kto ju píše?
2. Z ktorých systémov pochádzajú čísla a existujú čísla, ktoré sa nikdy nezhodujú?
3. Ktorá správa, lehota alebo zápisnica zaberá najviac času?

Ak nám napíšete odpovede, povieme Vám, ktorý proces sa oplatí riešiť ako prvý a čo musí zostať na Vás. Začíname skúšobnou prevádzkou popri doterajšej práci.