Oddelki · Vodenje in kontroling AI v kontrolingu in upravljanju: poročila, ključne številke in predloge odločitev

Poročila in ključne številke: šest nalog na prvi pogled

To so tipični procesi, ne projekti strank. V vsakem primeru AI pripravi, vodstvo ali nadzor pa preveri in odloči. Naši članki se poglobijo v nekaj od tega Ustvarite protokole z AI in Primeri uporabe AI v podjetju.

1. Mesečno in poslovno poročilo s komentarjem

Poročilo prihaja iz istih virov kot prejšnji mesec, le da je treba komentar vsakič znova napisati.

• Vhod: ocene iz računovodstva, ERP in CRM na dan roka ter poročilo iz preteklega meseca.
• AI pripravi: Koda izračuna ključne številke in odstopanja od preteklega meseca in plana. AI nato napiše komentar, ki navaja najpomembnejše spremembe in navaja vir vsake številke.
• Kontrolni pregledi: Številke in komentar ter dopolnjuje tisto, kar je znano samo znotraj hiše.
• Izhod: osnutek poročila s slikami, diagrami in komentarji.

2. Združite ključne številke iz več sistemov

Prodaja je v ERP, odprte postavke v računovodstvu, cevovod v CRM in nobena številka se ne ujema z drugo.

• Vhod: Izvozi ali vmesniki sistemov.
• AI pripravi: združuje podatke z uporabo skupnih ključev, izračuna ključne številke z uporabo kode in prikazuje, kje se sistemi med seboj razlikujejo in zakaj (ključni datum, obračunsko obdobje, bruto ali neto).
• Kontrolni pregledi: odstopanja in se odloči, kateri vir se uporablja.
• Izhod: pregled ključnih številk z virom in ključnim datumom za vsako vrednost.

3. Pazi na pogodbene roke in obveznosti

Odpovedni roki, podaljšanja in plačilne obveznosti so razpršeni po pogodbah.

• Vhod: Pogodbe in sporazumi iz zbirke podatkov.
• AI pripravi: prebere termin, odpovedni rok, podaljšanje in plačilne obveznosti, jih vpiše v seznam rokov in pravočasno opomni.
• Vodstveni pregledi: preden se odločite, preberite besedilo pogodbe. AI prikazuje lokacijo.
• Izhod: seznam rokov z opomniki in lokacijami.

4. Zapisniki in sklepi sej

Odločitve in naloge se izgubijo, če se zapisnik napiše dneve pozneje.

• Vhod: posnetek ali zapiske sestanka, če se vsi vpleteni strinjajo.
• AI pripravi: piše protokol s sklepi, nalogami in odgovornimi ter označi mesta, kjer ni prepričana.
• Preverite udeležence: protokol pred pošiljanjem.
• Izhod: protokol in seznam nalog z roki.

5. Predloge odločitev

Preden naredite naložbo ali zaposlitev, bi morali biti številke, alternative in tveganja na istem.

• Vhod: Ponudbe, izračuni, poročila in vaša vprašanja.
• AI pripravi: možnosti primerja s številkami iz dokumentov, navaja predpostavke in odprte točke ter označuje tisto, česar ne more utemeljiti.
• Vodstveni pregledi: in se odloči. Predloga je povzetek in ne priporočilo AI.
• Izhod: predlogo odločitve s sklicevanjem na vire.

6. Napoved likvidnosti

Ko denar pride in odide, se porazdeli po odprtih postavkah, pogodbah in davčnih datumih.

• Vhod: odprte postavke, plačilne roke, pogodbe in davčne datume iz vaših sistemov.
• AI pripravi: Koda iz podatkov izračuna pričakovana dohodna in odhodna plačila na teden. AI opisuje razvoj in opozarja na ozka grla.
• Vodstveni pregledi: Predpostavke, kot je vedenje strank pri plačilu, in jih prilagodi.
• Izhod: napoved likvidnosti s predpostavkami za njo.

Programi in viri: povezava s tem, kar uporabljate

Poročila temeljijo na več sistemih. V tabeli so navedeni običajni primeri. Pred ponudbo bomo razjasnili, katero možnost ponuja vaš sistem.

Imena služijo za orientacijo in ne pomenijo partnerstva. Kadar sistem nima vmesnika, uporabimo izvoz in uvoz, spremljano mapo ali e-pošto.

Povezava namesto zamenjave

Ne potrebujete novega orodja za poročanje in mi ga ne ponujamo. AI bere iz vaših sistemov in piše poročilo, ki ga je nekdo do sedaj sestavil.

• Vaši izvorni sistemi ostajajo vodilni. Številke so ustvarjene tam in jih bere samo AI.
• Vaš obrazec za poročanje ostane. Poročilo izgleda kot prej in pride prej.
• Eno poročilo za drugim. Začnemo s poročilom, kot je mesečno poročilo, in ga vodimo skupaj s prejšnjim delom.
• Če želite nadzorno ploščo, gradimo ga na vaših podatkih. Ne nadomešča vaših izvornih sistemov.

Odobritve in sledljivost

Vodstvo se mora zanesti na številke. Zato pred začetkom določimo, kako je posamezna številka ustvarjena in kdo jo vidi.

• Vir in referenčni datum: Vsaka številka v poročilu navaja izvor in presečni datum. Če oboje manjka, številke ni v poročilu.
• Računalništvo s kodo: Ključne številke izračuna program, ne pa jih oceni AI. Umetna inteligenca opisuje, kaj kažejo številke.
• Načelo štirih oči: Osnutek gre v kontroling ali management, preden se posreduje naprej.
• Dovoljenja: Vi določite, kdo vidi katere številke. AI osebi nikoli ne pokaže več od tistega, kar ji je dovoljeno videti v izvornih sistemih.
• Odstopanja: Kadar sistemi zagotavljajo različne vrednosti, umetna inteligenca navede oboje in si ne izmisli povprečja.
• Dnevnik: Vsak osnutek se zabeleži skupaj z viri, časom in pregledovalcem.

Tabela navaja najpomembnejše vire za napotke. Obveznosti, ki veljajo za vaše podjetje, so odvisne od pravne oblike, države in statuta.

Te odgovornosti ni mogoče prenesti na orodje. Poročilo AI je pomoč pri delu; vodstvo ostaja odgovorno za odločitev. Za poslovne številke, ki gredo v storitev AI, velja GDPR, kar zadeva fizične osebe, vaša lastna zaupnost pa: pogodba za obdelavo naročil (28. člen) in obdelava v EU. Ta pregled je splošna informacija in ne pravni nasvet.

Podatki: ključne številke in definicije

Poročilo je tako dobro, kolikor so dobre definicije za številkami.

• Jasno opredelite ključne številke: Kaj pomeni prodaja, bruto ali neto, po datumu računa ali po datumu storitve? Definicije smo zapisali tako, da vsako poročilo pomeni isto številko.
• Roki: Vsaka vrednost pripada ključnemu datumu. Umetna inteligenca primerja samo tisto, kar velja na isti datum.
• Data quality: AI prikaže manjkajoče ali podvojene rezervacije v izvornem sistemu, vendar jih sam ne popravi.
• Razlike med sistemi: Razlagamo jih, namesto da bi jih gladili.
• Varstvo podatkov: Poročila vsebujejo podatke o kupcih, dobaviteljih in v nekaterih primerih zaposlenih. Obdelujemo ga na strežnikih v EU in se z vami dogovorimo za obdobje hrambe in izbrisa. Več spodaj AI in varstvo podatkov.

Lastni programi za vodenje

Nekatere stvari ne manjkajo v poročanju, ampak na poti do tja. Te gradimo kot lastne programe, če standardni izdelki ne ustrezajo:

• Dashboard: pet do deset številk, ki jih resnično potrebujete iz svojih izvornih sistemov, vsaka z virom in ključnim datumom.
• Aplikacija ključnih številk za mobilne telefone: stanje prodaje, odprtih artiklov in naročil na poti.
• Aplikacija za skupno rabo: Plačila in pogodbe za odobritev z najpomembnejšimi informacijami na prvi pogled.

Ti programi dopolnjujejo vaše izvorne sisteme, ne nadomeščajo jih. Več o tem spodaj Razvoj aplikacij.

Kje začeti

Ta tri vprašanja pomagajo pri oceni:

1. Koliko časa traja mesečno poročilo od bookinga do managementa in kdo ga piše?
2. Iz katerih sistemov prihajajo številke in ali obstajajo številke, ki se nikoli ne ujemajo?
3. Katero poročilo, rok ali protokol vzame največ časa?

Če nam napišete odgovore, vam bomo povedali, kateri postopek se najprej splača in kaj mora ostati z vami. Ob predhodnem delu začnemo s testnim obratovanjem.