Departamentos · Dirección y control de gestión Business intelligence con IA para dirección y control de gestión: informes, indicadores y documentos para la toma de decisiones

Informes e indicadores: resumen de seis tareas

Son procesos habituales, no proyectos de clientes. En todos ellos, la IA prepara el trabajo y la dirección o control de gestión revisa y decide. Nuestros artículos Redactar actas con IA y Casos de uso de la IA en la empresa profundizan en algunos de ellos.

1. Informes mensuales y de gestión con comentarios

El informe se elabora a partir de las mismas fuentes que el mes anterior, pero los comentarios deben redactarse de nuevo cada vez.

• Entrada: los informes de contabilidad, el ERP y el CRM a la fecha de corte, y el informe del mes anterior.
• La IA prepara: mediante código se calculan los indicadores y las desviaciones respecto al mes anterior y al plan. A partir de ellos, la IA redacta un comentario con los cambios más importantes e indica la fuente de cada cifra.
• Control de gestión revisa: las cifras y los comentarios, y añade la información que solo se conoce dentro de la empresa.
• Resultado: un borrador de informe con cifras, gráficos y comentarios.

2. Reunir indicadores de varios sistemas

La facturación está en el ERP, las partidas pendientes en contabilidad y las oportunidades comerciales en el CRM, y ninguna cifra coincide con las demás.

• Entrada: exportaciones o interfaces de los sistemas.
• La IA prepara: reúne los datos mediante claves comunes, calcula los indicadores mediante código y muestra dónde difieren los sistemas y por qué (fecha de corte, periodificación, importes brutos o netos).
• Control de gestión revisa: las desviaciones y decide qué fuente es válida.
• Resultado: un resumen de indicadores con la fuente y la fecha de corte de cada valor.

3. Controlar plazos contractuales y obligaciones

Los plazos de preaviso de rescisión, las prórrogas y las obligaciones de pago están repartidos entre distintos contratos.

• Entrada: contratos y acuerdos del sistema de archivo.
• La IA prepara: lee la duración, el plazo de preaviso de rescisión, la prórroga y las obligaciones de pago, los incorpora a una lista de plazos y envía recordatorios a tiempo.
• La dirección revisa: el texto del contrato antes de cada decisión. La IA muestra dónde se encuentra la información.
• Resultado: una lista de plazos con recordatorios y referencias a las fuentes.

4. Actas y acuerdos a partir de reuniones

Los acuerdos y las tareas se pierden cuando el acta se redacta días después.

• Entrada: la grabación o las notas de la reunión, si todos los participantes están de acuerdo.
• La IA prepara: redacta un acta con acuerdos, tareas y responsables, y marca los puntos sobre los que tiene dudas.
• Los participantes revisan: el acta antes de enviarla.
• Resultado: un acta y una lista de tareas con plazos.

5. Documentos para la toma de decisiones

Antes de una inversión o de contratar a una persona, las cifras, las alternativas y los riesgos deben estar reunidos en una página.

• Entrada: ofertas, cálculos, informes y la cuestión que quiere resolver.
• La IA prepara: compara las opciones con las cifras de los documentos, indica los supuestos y los puntos pendientes, y marca lo que no puede justificar con fuentes.
• La dirección revisa: y decide. El documento es un resumen, no una recomendación de la IA.
• Resultado: un documento para la toma de decisiones con referencias a las fuentes.

6. Previsión de tesorería

La información sobre cuándo entra y sale el dinero está repartida entre partidas pendientes, contratos y fechas de obligaciones fiscales.

• Entrada: partidas pendientes, plazos de pago, contratos y fechas de obligaciones fiscales de sus sistemas.
• La IA prepara: mediante código se calculan, a partir de los datos, los cobros y pagos previstos para cada semana. La IA describe la evolución y señala las posibles tensiones de tesorería.
• La dirección revisa: los supuestos, por ejemplo, sobre el comportamiento de pago de los clientes, y los ajusta.
• Resultado: una previsión de tesorería con los supuestos en los que se basa.

Programas y fuentes: integración con lo que ya utiliza

Los informes se basan en varios sistemas. La tabla recoge los casos habituales. Antes de presentar el presupuesto, aclaramos qué vía ofrece su sistema.

Los nombres se indican a título orientativo y no implican ninguna colaboración comercial. Si un sistema no ofrece una interfaz, trabajamos con exportaciones e importaciones, una carpeta supervisada o correo electrónico.

Integración en lugar de sustitución

No necesita una nueva herramienta de informes y no ofrecemos ninguna. La IA lee los datos de sus sistemas y redacta el informe cuya información hasta ahora alguien tenía que recopilar.

• Sus sistemas de origen siguen siendo los principales. Las cifras se generan allí y la IA solo las lee.
• El formato de sus informes se mantiene. El informe tiene el mismo aspecto de siempre y llega antes.
• Un informe cada vez. Empezamos por un informe, por ejemplo, el mensual, y al principio lo hacemos funcionar en paralelo al trabajo habitual.
• Si quiere un cuadro de mando, lo desarrollamos a partir de sus datos. No sustituye a sus sistemas de origen.

Aprobaciones y trazabilidad

La dirección debe poder confiar en las cifras. Por eso, antes de empezar definimos cómo se obtiene cada cifra y quién tiene acceso a ella.

• Fuente y fecha de corte: cada cifra del informe indica su fuente y su fecha de corte. Si faltan ambas, la cifra no aparece en el informe.
• Cálculos mediante código: el programa calcula los indicadores; la IA no los estima. La IA describe lo que muestran las cifras.
• Revisión por una segunda persona: el borrador se envía a control de gestión o a la dirección antes de distribuirlo.
• Permisos: usted define quién ve cada cifra. La IA nunca muestra a una persona más información de la que tiene permitido ver en los sistemas de origen.
• Discrepancias: cuando los sistemas proporcionan valores distintos, la IA indica ambos y no inventa un valor medio.
• Registro: cada borrador se registra con las fuentes, el momento y la persona que lo revisa.

La tabla recoge las principales fuentes a título orientativo. Las obligaciones de su sociedad dependen de la forma jurídica, el país y los estatutos.

Esta responsabilidad no puede delegarse en una herramienta. Un informe de IA es una ayuda para el trabajo; la dirección sigue siendo responsable de la decisión. A las cifras empresariales que se envían a un servicio de IA se les aplica el RGPD cuando afectan a personas, además de sus propios requisitos de confidencialidad: un contrato de encargo del tratamiento (Art. 28) y tratamiento en la UE. Este resumen es información general, no asesoramiento jurídico.

Datos: indicadores y definiciones

La calidad de un informe depende de las definiciones que hay detrás de las cifras.

• Definir los indicadores con claridad: ¿Qué se entiende por facturación: bruta o neta, según la fecha de la factura o la de la operación? Dejamos las definiciones por escrito para que la misma cifra signifique lo mismo en todos los informes.
• Fechas de referencia: cada valor corresponde a una fecha de referencia. La IA solo compara los datos que corresponden a la misma fecha.
• Calidad de los datos: la IA señala los asientos que faltan o están duplicados en el sistema de origen, pero no los corrige por sí sola.
• Diferencias entre sistemas: las explicamos en lugar de ajustarlas para que coincidan.
• Protección de datos: los informes contienen cifras sobre clientes, proveedores y, en ocasiones, empleados. Las tratamos en servidores de la UE y acordamos con usted los plazos de conservación y la eliminación. Más información en IA y protección de datos.

Programas a medida para la dirección

A veces las carencias no están en los informes, sino en los pasos para elaborarlos. Creamos programas a medida para cubrirlas cuando los productos estándar no encajan:

• Cuadro de mando: de cinco a diez cifras que realmente necesita, procedentes de sus sistemas de origen, cada una con su fuente y su fecha de referencia.
• Aplicación móvil de indicadores: el estado de la facturación, las partidas pendientes y los pedidos, esté donde esté.
• Aplicación de aprobaciones: pagos y contratos pendientes de aprobación con los datos esenciales de un vistazo.

Estos programas complementan sus sistemas de origen, no los sustituyen. Más información en Desarrollo de aplicaciones.

Por dónde empezar

Estas tres preguntas ayudan a valorar la situación:

1. ¿Cuánto tarda el informe mensual desde el registro contable hasta que llega a la dirección y quién lo redacta?
2. ¿De qué sistemas proceden las cifras y hay cifras que nunca coinciden?
3. ¿Qué informe, plazo o acta consume más tiempo?

Si nos envía sus respuestas, le diremos qué proceso merece la pena abordar primero y qué debe seguir en sus manos. Empezamos con una prueba en paralelo al trabajo habitual.