Oddělení · Vedení firmy a controlling Business intelligence s AI pro controlling a vedení firmy: reporty, ukazatele a podklady pro rozhodování

Reporty a ukazatele: přehled šesti úkolů

Jde o typické postupy, nikoli o zákaznické projekty. V každém z nich AI připravuje podklady a vedení firmy nebo controlling je kontroluje a rozhoduje. Části z nich se podrobněji věnují naše články Tvorba zápisů s AI a Příklady využití AI ve firmě.

1. Měsíční a manažerský report s komentářem

Report vzniká ze stejných zdrojů jako v předchozím měsíci, komentář je však pokaždé nutné napsat znovu.

• Vstup: přehledy z účetnictví, ERP a CRM k rozhodnému datu a report za předchozí měsíc.
• AI připraví podklady: kód vypočítá ukazatele a odchylky od předchozího měsíce i plánu. AI z nich sepíše komentář uvádějící nejdůležitější změny a u každého číselného údaje uvede zdroj.
• Controlling zkontroluje: číselné údaje a komentář a doplní to, co je známo pouze uvnitř firmy.
• Výstup: návrh reportu s číselnými údaji, grafy a komentářem.

2. Spojení ukazatelů z více systémů

Tržby jsou v ERP, neuhrazené položky v účetnictví, přehled obchodních příležitostí v CRM a žádný číselný údaj nesouhlasí s ostatními.

• Vstup: exporty nebo rozhraní systémů.
• AI připraví podklady: spojí data pomocí společných klíčů, vypočítá ukazatele pomocí kódu a ukáže, kde se systémy liší a proč (rozhodné datum, časové rozlišení, brutto nebo netto).
• Controlling zkontroluje: odchylky a rozhodne, který zdroj je určující.
• Výstup: přehled ukazatelů se zdrojem a rozhodným datem u každé hodnoty.

3. Přehled smluvních lhůt a závazků

Lhůty pro podání výpovědi, prodloužení a platební závazky jsou roztroušeny ve smlouvách.

• Vstup: smlouvy a dohody ze systému pro ukládání dokumentů.
• AI připraví: přečte dobu platnosti, výpovědní lhůtu, podmínky prodloužení a platební závazky, zanese je do přehledu lhůt a včas je připomene.
• Vedení firmy zkontroluje: před každým rozhodnutím znění smlouvy. AI ukáže příslušné místo v dokumentu.
• Výstup: přehled lhůt s připomínkami a odkazy na příslušná místa v dokumentech.

4. Zápisy a usnesení z porad

Usnesení a úkoly se ztrácejí, pokud se zápis sepíše až o několik dní později.

• Vstup: záznam nebo poznámky z porady, pokud s tím všichni zúčastnění souhlasí.
• AI připraví: sepíše zápis s usneseními, úkoly a odpovědnými osobami a označí místa, u kterých si není jistá.
• Účastníci zkontrolují: zápis před odesláním.
• Výstup: zápis a seznam úkolů s termíny.

5. Podklady pro rozhodování

Před investicí nebo přijetím zaměstnance mají být čísla, alternativy a rizika shrnuty na jedné stránce.

• Vstup: nabídky, výpočty, reporty a otázka, kterou potřebujete vyřešit.
• AI připraví: porovná možnosti s využitím čísel z podkladů, uvede předpoklady a nevyřešené otázky a označí to, co nedokáže doložit.
• Vedení firmy zkontroluje: podklady a rozhodne. Jde o shrnutí, nikoli o doporučení AI.
• Výstup: podklad pro rozhodnutí s odkazy na zdroje.

6. Výhled likvidity

Informace o tom, kdy peníze přijdou a odejdou, jsou rozptýlené mezi neuhrazenými položkami, smlouvami a daňovými termíny.

• Vstup: neuhrazené položky, lhůty splatnosti, smlouvy a daňové termíny z Vašich systémů.
• AI připraví: kód vypočítá z dat očekávané příjmy a výdaje po jednotlivých týdnech. AI popíše vývoj a upozorní na nedostatek prostředků.
• Vedení firmy zkontroluje: předpoklady, například o platební morálce zákazníků, a upraví je.
• Výstup: výhled likvidity s předpoklady, ze kterých vychází.

Programy a zdroje: napojení na to, co používáte

Reporty vycházejí z několika systémů. Tabulka uvádí běžné případy. Jakou cestu nabízí Váš systém, vyjasníme před vypracováním nabídky.

Názvy slouží pro orientaci a neznamenají partnerství. Pokud systém nenabízí rozhraní, pracujeme s exportem a importem, sledovanou složkou nebo e-mailem.

Propojení místo nahrazování

Nepotřebujete nový nástroj pro reporting a ani ho nenabízíme. AI čte data z Vašich systémů a sepíše report, pro který dosud někdo shromažďoval podklady ručně.

• Vaše zdrojové systémy zůstávají rozhodující. Čísla vznikají v nich a AI je pouze čte.
• Podoba Vašeho reportu zůstává. Report vypadá stejně jako dosud a dostanete ho dříve.
• Jeden report po druhém. Začneme jedním reportem, například měsíčním, a nejprve jej necháme vznikat souběžně s dosavadním postupem.
• Pokud chcete dashboard, vytvoříme jej nad Vašimi daty. Nenahradí Vaše zdrojové systémy.

Schvalování a dohledatelnost

Vedení firmy musí mít možnost se na čísla spolehnout. Proto před zahájením určíme, jak každé číslo vzniká a kdo k němu má přístup.

• Zdroj a rozhodné datum: každé číslo v reportu uvádí svůj zdroj a rozhodné datum. Pokud obojí chybí, číslo se v reportu neobjeví.
• Výpočty pomocí kódu: ukazatele vypočítává program, AI je neodhaduje. AI popisuje, co čísla ukazují.
• Princip čtyř očí: návrh dostane controlling nebo vedení firmy, než se předá dál.
• Oprávnění: Vy určíte, kdo uvidí která čísla. AI nikomu nikdy neukáže více, než smí vidět ve zdrojových systémech.
• Rozdíly: tam, kde systémy poskytují různé hodnoty, AI uvede obě a nevymýšlí žádný průměr.
• Záznam: Každý koncept se zaznamená spolu se zdroji, časem a kontrolující osobou.

Tabulka uvádí pro orientaci nejdůležitější zdroje. Jaké povinnosti se vztahují na Vaši společnost, závisí na právní formě, zemi a stanovách.

Tuto odpovědnost nelze přenést na nástroj. Report od AI je pracovní pomůcka, za rozhodnutí nadále odpovídá vedení firmy. Pro hospodářské údaje předávané službě AI platí GDPR, pokud se týkají osob, a Vaše vlastní požadavky na důvěrnost: smlouva o zpracování osobních údajů (Art. 28) a zpracování v EU. Tento přehled slouží jako obecná informace a nepředstavuje právní poradenství.

Data: ukazatele a definice

Kvalita reportu závisí na kvalitě definic, ze kterých čísla vycházejí.

• Jednoznačně definovat ukazatele: jak se určují tržby, v hrubé, nebo čisté výši, podle data faktury, nebo podle data plnění? Definice písemně zaznamenáme, aby v každém reportu číslo znamenalo totéž.
• Rozhodná data: každá hodnota se vztahuje k určitému datu. AI porovnává pouze údaje platné ke stejnému rozhodnému datu.
• Kvalita dat: AI ukáže chybějící nebo duplicitní účetní zápisy ve zdrojovém systému, sama je ale neopravuje.
• Rozdíly mezi systémy: vysvětlujeme je, místo abychom je zahlazovali.
• Ochrana osobních údajů: reporty obsahují údaje o zákaznících, dodavatelích a částečně i o zaměstnancích. Zpracováváme je na serverech v EU a dobu uchování i mazání stanovíme společně s Vámi. Více na stránce AI a ochrana osobních údajů.

Vlastní programy pro vedení firmy

Některé mezery nejsou v samotném reportingu, ale v krocích, které k němu vedou. Pokud standardní produkty nevyhovují, vytvoříme pro ně vlastní programy:

• Dashboard: pět až deset čísel, která skutečně potřebujete, z Vašich zdrojových systémů, každé se zdrojem a rozhodným datem.
• Mobilní aplikace s ukazateli: aktuální stav tržeb, neuhrazených položek a zakázek i na cestách.
• Schvalovací aplikace: platby a smlouvy ke schválení s nejdůležitějšími údaji na první pohled.

Tyto programy doplňují Vaše zdrojové systémy, nenahrazují je. Více na stránce Vývoj aplikací.

Kde začít

S posouzením pomohou tyto tři otázky:

1. Jak dlouho trvá příprava měsíčního reportu od zaúčtování po předání vedení firmy a kdo ho píše?
2. Z jakých systémů čísla pocházejí a jsou mezi nimi taková, která se nikdy neshodují?
3. Který report, lhůta nebo zápis zabírá nejvíce času?

Když nám pošlete odpovědi, řekneme Vám, kterým postupem se vyplatí začít a co musí zůstat na Vás. Začneme zkušebním provozem souběžně s dosavadní prací.