Osakonnad · Juhtimine ja controlling Business intelligence tehisintellektiga: aruanded, näitajad ja otsuste alused

Aruanded ja põhinäitajad: kuus ülesannet lühidalt

Need on tüüpilised protsessid, mitte kliendiprojektid. Igal juhul valmistab tehisintellekt ette ning juhtkond või kontrolling kontrollib ja otsustab. Meie artiklites käsitletakse mõnda neist sügavamalt Looge AI‑ga protokolle ja AI kasutusjuhtumid ettevõttes.

1. Kuu- ja tegevusaruanne koos kommentaaridega

Aruanne pärineb samadest allikatest, mis eelmisel kuul, kuid kommentaar tuleb iga kord ümber kirjutada.

• Sissepääs: raamatupidamise, ERP ja CRM hinnangud tähtaja seisuga ning eelmise kuu aruanne.
• AI valmistab ette: Code arvutab põhinäitajad ja kõrvalekalded eelmisest kuust ja plaanist. Seejärel kirjutab tehisintellekt kommentaari, mis loetleb kõige olulisemad muudatused ja viitab iga numbri allikale.
• Kontrollkontrollid: Numbrid ja kommentaarid ja lisad vaid majasiseselt teadaolevale.
• Väljund: aruande projekt koos jooniste, diagrammide ja kommentaaridega.

2. Ühendage mitme süsteemi võtmenäitajad

Müük toimub ERP-s, avatud kirjed raamatupidamises, konveier CRM-is ja ükski number ei vasta teisele.

• Sissepääs: Süsteemide eksport või liidesed.
• AI valmistab ette: brings the data together using common keys, calculates the key figures using code and shows where systems differ from each other and why (key date, accrual, gross or net).
• Kontrollkontrollid: kõrvalekaldeid ja otsustab, millist allikat kohaldatakse.
• Väljund: põhinäitajate ülevaade koos allika ja iga väärtuse võtmekuupäevaga.

3. Jälgige lepingute tähtaegu ja kohustusi

Etteteatamistähtajad, pikendamised ja maksekohustused on lepingutes hajutatud.

• Sissepääs: Lepingud ja kokkulepped failisüsteemist.
• AI valmistab ette: loeb tähtaega, etteteatamistähtaja, pikendamise ja maksekohustused, kannab need tähtaegade loetellu ning tuletab õigeaegselt meelde.
• Juhtkonna kontrollid: enne otsuse tegemist lugege läbi lepingu tekst. AI näitab asukohta.
• Väljund: tähtaegade loend koos meeldetuletuste ja asukohtadega.

4. Koosolekute protokollid ja otsused

Otsused ja ülesanded lähevad kaotsi, kui protokolli kirjutatakse päevi hiljem.

• Sissepääs: koosoleku salvestus või märkmed, kui kõik asjaosalised on sellega nõus.
• AI valmistab ette: kirjutab protokolli otsuste, ülesannete ja vastutajatega ning märgib ära kohad, kus pole kindel.
• Kontrollige osalejaid: protokoll enne saatmist.
• Väljund: protokoll ja ülesannete loetelu koos tähtaegadega.

5. Otsuse mallid

Enne investeeringu tegemist või palkamist peaksid numbrid, alternatiivid ja riskid olema ühel lehel.

• Sissepääs: Pakkumised, arvutused, aruanded ja teie küsimused.
• AI valmistab ette: võrdleb võimalusi dokumentide arvudega, mainib eeldusi ja lahtisi kohti ning märgib ära, mida ta ei suuda põhjendada.
• Juhtkonna kontrollid: ja otsustab. Mall on kokkuvõte, mitte AI soovitus.
• Väljund: otsuse mall viidetega allikatele.

6. Likviidsusprognoos

Kui raha tuleb sisse ja välja, jaguneb see avatud asjade, lepingute ja maksukuupäevade vahel.

• Sissepääs: avatud kaubad, maksetähtajad, lepingud ja maksukuupäevad teie süsteemidest.
• AI valmistab ette: Kood arvutab andmete põhjal eeldatavad sissetulevad ja väljaminevad maksed nädalas. AI kirjeldab arengut ja toob välja kitsaskohad.
• Juhtkonna kontrollid: Eeldused, nagu kliendi maksekäitumine, ja korrigeerib neid.
• Väljund: likviidsusprognoos koos selle taga olevate eeldustega.

Programmid ja allikad: ühendus sellega, mida kasutate

Aruanded põhinevad mitmel süsteemil. Tabelis on loetletud tavalised juhtumid. Selgitame enne pakkumise tegemist, millist võimalust teie süsteem pakub.

Nimed on orienteerumise eesmärgil ega tähenda partnerlust. Kui süsteem ei paku liidest, töötame ekspordi ja impordiga, jälgitava kausta või meiliga.

Ühendus asendamise asemel

Te ei vaja uut aruandlustööriista ja me ei paku seda. AI loeb teie süsteemidest ja kirjutab aruande, mille keegi on seni koostanud.

• Teie lähtesüsteemid jäävad juhtivaks. Seal luuakse numbreid ja neid loeb ainult AI.
• Teie aruandlusvorm jääb alles. Aruanne näeb välja nagu enne ja tuleb varem.
• Üks raport teise järel. Alustame aruandega, näiteks igakuise aruandega, ja käitame seda koos eelneva tööga.
• Kui soovite armatuurlauda, ehitame selle teie andmetele. See ei asenda teie lähtesüsteeme.

Heakskiidud ja jälgitavus

Juhtkond peab saama numbritele toetuda. Seetõttu määrame enne alustamist kindlaks, kuidas iga number luuakse ja kes seda näeb.

• Allikas ja viitekuupäev: Aruande iga number märgib selle allika ja lõppkuupäeva. Kui mõlemad puuduvad, pole numbrit aruandes.
• Arvutamine koodiga: Võtmenäitajad arvutab programm, mitte ei hinda AI. AI kirjeldab, mida numbrid näitavad.
• Nelja silma põhimõte: Eelnõu läheb enne edasiandmist kontrollile või juhtkonnale.
• Load: Teie määrate, kes milliseid numbreid näeb. AI ei näita kunagi inimesele rohkem kui see, mida tal on lubatud lähtesüsteemides näha.
• Kõrvalekalded: Kui süsteemid pakuvad erinevaid väärtusi, märgib tehisintellekt mõlemad ja ei leiuta keskmist.
• Protokoll: Iga mustand salvestatakse koos allikate, kuupäeva ja retsensendiga.

Tabelis on loetletud olulisemad juhiste allikad. Teie ettevõttele kehtivad kohustused sõltuvad juriidilisest vormist, riigist ja põhikirjast.

Seda vastutust ei saa tööriistale üle anda. AI aruanne on tööabi; juhtkond vastutab otsuse eest. Tehisintellekti teenust kasutavate ärinumbrite puhul kehtib GDPR niivõrd, kuivõrd see puudutab üksikisikuid ja teie enda konfidentsiaalsust: leping tellimuse töötlemiseks (artikkel 28) ja töötlemiseks EL-is. See ülevaade on üldine teave, mitte juriidiline nõuanne.

Andmed: põhinäitajad ja määratlused

Aruanne on täpselt nii hea kui numbrite taga olevad määratlused.

• Määratlege selgelt peamised näitajad: Mida tähendab müük, bruto või neto, arve kuupäeva või teeninduskuupäeva järgi? Panime definitsioonid kirja, et iga aruanne tähendaks sama numbrit.
• Tähtajad: Iga väärtus kuulub võtmekuupäevale. AI võrdleb ainult seda, mis kehtib samal kuupäeval.
• Andmete kvaliteet: AI näitab puuduvaid või dubleerivaid broneeringuid lähtesüsteemis, kuid ei paranda neid ise.
• Erinevused süsteemide vahel: Selgitame neid silumise asemel.
• Andmekaitse: Aruanded sisaldavad andmeid klientide, tarnijate ja mõnel juhul ka töötajate kohta. Töötleme seda EL-is asuvates serverites ning määrame koos teiega kindlaks salvestusperioodi ja kustutamise. Rohkem allpool AI ja andmekaitse.

Oma programmid juhtimiseks

Mõned asjad ei puudu aruandlusest, aga teel sinna. Kui standardtooted ei sobi, loome need oma programmidena:

• Armatuurlaud: viis kuni kümme numbrit, mida te oma lähtesüsteemidest tõesti vajate, millest igaühel on allika ja võtmekuupäev.
• Võtmenumbrite rakendus mobiiltelefonidele: müükide, avatud kaupade ja teel olevate tellimuste olek.
• Rakenduse jagamine: Maksed ja lepingud kinnitamiseks koos kõige olulisema teabega lühidalt.

Need programmid täiendavad teie lähtesüsteeme, mitte ei asenda neid. Lisateavet selle kohta allpool Rakenduste arendamine.

Kust alustada

Need kolm küsimust aitavad hindamisel:

1. Kui kaua võtab kuuaruanne broneerimisest haldamiseni aega ja kes selle kirjutab?
2. Millistest süsteemidest numbrid pärinevad ja kas on numbreid, mis kunagi ei ühti?
3. Milline aruanne, tähtaeg või protokoll võtab kõige rohkem aega?

Kui kirjutate meile vastused, ütleme teile, milline protsess tasub kõigepealt ära ja mis peab teiega kaasas olema. Alustame eelneva töö kõrvalt testoperatsiooniga.